貸出の記録もできる社内の備品データベース

2009年07月24日 09時00分更新

文● 編集部　ツール制作●有賀啓之

ポイント1
入力の手間が掛からない

備品管理画面

　パッケージに書かれているバーコードの数字（JANコード）を探す。箱の裏面や底面に表示されていることが多い。このJANコードをもとに、ネット書店「アマゾン」のサイトをファイルメーカーが検索。製品名、メーカーなどの情報が自動で入力される（アマゾンの仕様が変わると、JANコードによる自動入力の機能が使えなくなる可能性があります）。

ポイント2
貸出記録が一目瞭然

備品の貸出履歴が残る

　備品の使用者の履歴が自動的に記録される。備品の貸出頻度を調べて、買い替えや買い足しするときの参考にもできる。

社員管理画面

　社員管理画面にあらかじめ社員名や部署名を登録しておく。すると、上の備品管理画面でリストから選ぶだけで入力できるようになる。

ポイント3
備品を探しやすい

備品のメモ帳

　付属品をメモ欄に書いておくことで紛失を防ぐこともできる。ここに入力した内容が下の一覧画面にも表示される。

備品一覧画面

　一覧画面では、備品の管理者や使用者が見渡せる。カテゴリや名称で並べができるほか、「検索」欄でフリーワード検索もできる。

「ちょい得」ツールはファイルメーカーで制作しています

「FileMaker Pro 10」本格的なデータベースを手軽に作れるソフト。レポート画面でデータを変更できる「ダイナミックレポート」機能などが追加された（価格：3万9900円　対応OS：Windows XP／Vista、Mac OS X 10.4.11以上）

ダウンロードはこちらから
　　 bihin_db.zip

●「ちょい得」ツールは無料で使えます
練習用ファイル「bihin_db.zip」は「FileMaker Pro 10」がインストールされているパソコンで開けます。上記リンクからダウンロードしたあと解凍してください。そこに含まれる「P122bihin_db.fp7」をダブルクリックすると、ファイルメーカーが立ち上がり、操作ができるようになります。このファイルはデータ入力ができるだけでなく、ファイルメーカーの画面右上にある［レイアウトの編集］ボタンからレイアウトの変更ができるようになっています。

●無料で使える評価版もあります
ファイルメーカーのWebサイトから「FileMaker Pro 10」と同じ機能を30日間試せる「評価版」をダウンロードして使うことができます。今回のツールが使える他レイアウト変更などができますが、評価版で入力したデータは、30日経過後は製品版の「FileMaker Pro 10」を使わないと開けません。

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