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テンプレートで今すぐできる! ファイルメーカー仕事術 ― 第2回

社内文書をサッと探せる縮小画像付きデータベースを作る

2009年11月24日 09時00分更新

文● 小山香織

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本連載ではビジネスに今すぐ活かせるテンプレートがたくさん詰まった「ファイルメーカー」を使って、業務を効率化するテクニックを紹介します。第1回『「ToDoリスト」で山積みの仕事をスッキリ片付ける!』も併せてご覧ください。

完成図:縮小画像付きデータベース

縮小画像付きデータベース完成図
  • ポイント1
    縮小画像を表示
  • 登録したファイルの縮小画像で中身を確認できる。
  • ポイント2
    項目名を自由に変更
  • 「出演者」「監督」となっている項目を、社内向けに「作成部署」「作成者」へと変更できる。

 基本設計はテンプレートのままフィールド名などを少し調整するだけで定型文書データベースになる。定型文書のファイルを登録しておくと文書が見つけやすく、必要なときにすぐここから取り出せて便利。


 経費精算や発注依頼書など、業務ではさまざまな定型文書を使います。ファイルメーカーを使えば、たくさんの定型文書から必要なものをいつでもストレスなくサッと取り出せるようにできます。

 ファイルメーカーには、使いやすいテンプレート集の「スターターソリューション」があります。今回はこのなかにある、「フィルムビデオ管理」という趣味向けのテンプレートをもとに、定型文書を管理できるデータベースを作成しました。

 このテンプレートは、定型文書でよく使われるワード、エクセル、PDF文書の縮小画像を表示できるようになっています。通常は画像を掲載するための枠ですが、エクセルやワードの文書を登録すれば、ファイルを開かなくても中身のイメージが見られるので、探している文書かどうかをすぐに判別できます。

 業務向けに使い勝手をさらによくすることもできます。たとえばヘルプの表示。定型文書の取り出し方などを書いておくことで、初めてこのデータベースを使う人でも迷うことがありません。

 業務にぴったりの社内文書データベースを作成して、定型文書を探す時間を短縮しましょう!

今回使用するテンプレート:フィルムビデオ管理

使用するテンプレート

 今回使用する「フィルムビデオ管理」テンプレート。タイトルや出演者といったテキスト情報に加え、作品のジャケット写真などを入れられるようになっている。


FileMaker Pro 10

 本格的なデータベースを手軽に作れるソフト。最新バージョンではレポート画面でデータを変更できる「ダイナミックレポート」など仕事に役立つ機能を追加。価格:3万9900円。対応OS:Windows Vista/XP、Mac OS X 10.4.11以上(Snow Leopard対応)。


 (次ページでは各ポイントを詳しく紹介します)

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