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テンプレートで今すぐできる! ファイルメーカー仕事術 ― 第1回

「ToDoリスト」で山積みの仕事をスッキリ片付ける!

2009年10月26日 09時00分更新

文● 小山香織

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本連載ではビジネスに今すぐ活かせるテンプレートがたくさん詰まった「ファイルメーカー」を使って、業務を効率化するテクニックを紹介します。

今回使用するテンプレート:ToDoリスト

ToDoリスト完成図
  • ポイント1
    新しいボタンを追加
  • 登録した全タスクを表示するボタンを追加する
  • ポイント2
    カテゴリーを変更
  • テンプレートでは「休暇」「エクササイズ」といったカテゴリーになっているので、「出張」「調査」など仕事に絞り込んだものに変更する。

 今回使用するテンプレートは「ToDoリスト」。仕事の「カテゴリ」や「優先順位」は選択肢から選ぶだけ。「期限」はカレンダーからクリックして入力できるなど、操作の手間が少なくて使いやすい。一覧表示や印刷用のレイアウトもあらかじめ作られているから手間もかからない。

 やるべき仕事を書き出してリスト化する「ToDoリスト」は、たくさんの仕事を抱えているビジネスマンには必須のツールです。

 ToDoリストで成果を上げるには、細かなこともそのつど入力することが重要。それだけに、入力に手間がかかったり、複雑な仕組みのものだと面倒で長続きしません。

 ファイルメーカーを使えば、よく入力するキーワードはリストから選べるようにするなど、入力の手間を減らせます。しかも、難しい知識は必要ありません。付属の「ToDo」テンプレートをもとにすれば、入力する項目名やカテゴリーを変える程度のちょっとした手直しで、自分の仕事のスタイルに合うToDoリストが作れます。

 また、手帳に書いたメモとは異なり、カテゴリー別に見たり、締め切りの順に並べ替えたり、用途に応じて瞬時に見やすく表示することもできます。過去の仕事の記録も残るので、必要なときにサッと見つけて読み返すことができるのも、ファイルメーカーだからこそ。ToDoリストを使いこなして、たくさんの仕事をスッキリ片付けてしまいましょう!


ここで紹介したToDoリストを作成するには何が必要?


FileMaker Pro 10

 本格的なデータベースを手軽に作れるソフト。最新バージョンではレポート画面でデータを変更できる「ダイナミックレポート」など仕事に役立つ機能を追加。価格:3万9900円。対応OS:Windows XP/Vista、Mac OS X 10.4.11以上(Snow Leopard対応)。


初期設定

 テンプレートを使うにはファイルメーカーのサイトから試用版をダウンロードし起動する。最初に表示されるメニューで[Starter Solutionを~]を選択して、[ToDoリスト]をクリックする。


(次ページでは各ポイントを詳しく紹介します)

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