テンプレートで今すぐできる！　ファイルメーカー仕事術 第4回

仕事の進捗状況を瞬時に把握するデータベースを作る

本連載ではビジネスに今すぐ活かせるテンプレートがたくさん詰まった「ファイルメーカー」を使って、業務を効率化するテクニックを紹介します。以下の連載バックナンバーも併せてご覧ください。

• 第1回『「ToDoリスト」で山積みの仕事をスッキリ片付ける！』
• 第2回『社内文書をサッと探せる縮小画像付きデータベースを作る』
• 第3回『「お祝い」や「お歳暮」を記録できる住所録を作成！』

完成図：業務の進捗状況を管理するデータベース

レポート形式で一覧表示できる！

　自分の業務に合わせてフィールド名などを変え、さらに進捗管理用の「レポート」という種類のレイアウトを新たに作成した。「レポート」レイアウトには、必要なフィールドだけを配置すると使いやすくなる。

　今回は、業務の進捗状況を管理するデータベースを作成します。もとにするのはファイルメーカーに付属するテンプレート「問題追跡」です。

　このテンプレートは、チームで製品開発をするときに使いますが、自分の業務に合わせて少し手を入れるだけで、開発部門だけでなく、社員全員で使える便利なデータベースとなります。

　今回のカスタマイズのポイントは「レポート」というレイアウトの作成です。一般的なデータベースソフトは、入力用のレイアウトですべてのフィールドをカードのように表示します。しかしこのままでは、すべてのデータを見渡すのに、1枚ずつのカードをめくる必要があります。

　ファイルメーカーの「レポート」というレイアウトを使えば、登録されたデータを表にして見渡せるようになります。これならどこに問題があるかをすぐに把握できます。

　ひとつのデータベースの中にいくつものレイアウトを作って、データを柔軟に、また多様に活用できるのが、ファイルメーカーの大きな魅力のひとつです。

今回使用するテンプレート：問題追跡

　今回使用する「問題追跡」テンプレート。ソフトウェアなどの開発業務を想定し、課題の蓄積と現状の把握を目的としている。

　本格的なデータベースを手軽に作れる。今回紹介した内容を試せる無料評価版をファイルメーカーのサイトより入手可能。製品のダウンロード購入もできるようになった。

　価格：3万9900円。対応OS：Windows 7／Vista／XP、Mac OS X 10.4.11以上（Snow Leopard対応）。

　（次ページでは各ポイントを詳しく紹介します）