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テンプレートで今すぐできる! ファイルメーカー仕事術 ― 第4回

仕事の進捗状況を瞬時に把握するデータベースを作る

2010年03月24日 09時00分更新

文● 小山香織

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本連載ではビジネスに今すぐ活かせるテンプレートがたくさん詰まった「ファイルメーカー」を使って、業務を効率化するテクニックを紹介します。以下の連載バックナンバーも併せてご覧ください。

完成図:業務の進捗状況を管理するデータベース

業務の進捗状況を管理するデータベース

レポート形式で一覧表示できる!

 自分の業務に合わせてフィールド名などを変え、さらに進捗管理用の「レポート」という種類のレイアウトを新たに作成した。「レポート」レイアウトには、必要なフィールドだけを配置すると使いやすくなる。


 今回は、業務の進捗状況を管理するデータベースを作成します。もとにするのはファイルメーカーに付属するテンプレート「問題追跡」です。

 このテンプレートは、チームで製品開発をするときに使いますが、自分の業務に合わせて少し手を入れるだけで、開発部門だけでなく、社員全員で使える便利なデータベースとなります。

 今回のカスタマイズのポイントは「レポート」というレイアウトの作成です。一般的なデータベースソフトは、入力用のレイアウトですべてのフィールドをカードのように表示します。しかしこのままでは、すべてのデータを見渡すのに、1枚ずつのカードをめくる必要があります。

 ファイルメーカーの「レポート」というレイアウトを使えば、登録されたデータを表にして見渡せるようになります。これならどこに問題があるかをすぐに把握できます。

 ひとつのデータベースの中にいくつものレイアウトを作って、データを柔軟に、また多様に活用できるのが、ファイルメーカーの大きな魅力のひとつです。


今回使用するテンプレート:問題追跡

使用するテンプレート

 今回使用する「問題追跡」テンプレート。ソフトウェアなどの開発業務を想定し、課題の蓄積と現状の把握を目的としている。


FileMaker Pro 10

 本格的なデータベースを手軽に作れる。今回紹介した内容を試せる無料評価版をファイルメーカーのサイトより入手可能。製品のダウンロード購入もできるようになった。

 価格:3万9900円。対応OS:Windows 7/Vista/XP、Mac OS X 10.4.11以上(Snow Leopard対応)。


 (次ページでは各ポイントを詳しく紹介します)

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