テンプレートで今すぐできる！　ファイルメーカー仕事術 第3回

「お祝い」や「お歳暮」を記録できる住所録を作成！

本連載ではビジネスに今すぐ活かせるテンプレートがたくさん詰まった「ファイルメーカー」を使って、業務を効率化するテクニックを紹介します。第1回『「ToDoリスト」で山積みの仕事をスッキリ片付ける！』、第2回『社内文書をサッと探せる縮小画像付きデータベースを作る』も併せてご覧ください。

完成図：「お祝い」や「お歳暮」の受領とお返しを記録できる住所録

ポイント1
新しいタブを追加

タブを作成して、新しいフィールドをここにまとめる。

ポイント2
クリックで選択できる

入力の手間を省けるラジオボタンを作成する。

　「ギフト記録」という新しいタブを追加。お歳暮受領の「有・無」とお返しの「未・済」は、ラジオボタンセット形式にするとクリックで選択を切り替えられるので、入力の手間が少なくできる。

　ファイルメーカー付属のテンプレート、「住所録」は、使いやすく、汎用的な住所録データベースです。このまま使い始めることができますが、少し工夫すれば自分の用途に合わせた住所録にできます。今回は、お歳暮の受領やお返しについて整理する機能を、この住所録に追加してみました。

　ファイルメーカーのデータベースに機能を付け足すには、必要なフィールド（入力欄）を追加したり、レイアウトを追加、編集したりするのが基本です。

　しかし既存のデータベースにただフィールドを増やしただけでは、一画面に増える項目が増え、レイアウトが大変です。使う人にとっても、どこに何を入力するかわからなくなります。そこで、タブを増やしてそこへフィールドを追加します。

　また入力をラクにするために、お歳暮の「受領」や「お返し」など二者択一のものは、ラジオボタンをクリックするだけで選択できるようにしておきます。このような機能追加を手早く行なえるのが、ファイルメーカーの魅力です。

今回使用するテンプレート：住所録

　ファイルメーカー付属の「住所録」テンプレート。会社の住所や電話番号以外にも「関連連絡先」に自宅の住所を入力できるなど、使い勝手がよい。今回はこれをもとに「ギフト記録」を作る。

　本格的なデータベースを手軽に作れる。今回紹介した内容を試せる無料評価版をファイルメーカーのサイトより入手可能。製品のダウンロード購入もできるようになった。

　価格：3万9900円。対応OS：Windows 7／Vista／XP、Mac OS X 10.4.11以上（Snow Leopard対応）。

　（次ページでは各ポイントを詳しく紹介します）