テンプレートで今すぐできる！　ファイルメーカー仕事術 第5回

テンプレートを活用して、請求書を手間なく作成！

本連載ではビジネスに今すぐ活かせるテンプレートがたくさん詰まった「ファイルメーカー」を使って、業務を効率化するテクニックを紹介します。以下の連載バックナンバーも併せてご覧ください。

• 第1回『「ToDoリスト」で山積みの仕事をスッキリ片付ける！』
• 第2回『社内文書をサッと探せる縮小画像付きデータベースを作る』
• 第3回『「お祝い」や「お歳暮」を記録できる住所録を作成！』
• 第4回『仕事の進捗状況を瞬時に把握するデータベースを作る』

今回のテーマ：スターターソリューション

ポイント1
テンプレートを選択すれば、すぐに使い始められる

多数のテンプレートが登録されている

　FileMaker Pro 11には「スターターソリューション」と呼ばれる多数のテンプレートが付属しています。目的に合ったものを選んで、すぐに使い始められます。

ポイント2
顧客名簿や在庫管理ができる「請求書」テンプレート

登録した顧客や商品の情報を選ぶだけで、請求書が作成される

　FileMaker Pro 11で新たに追加されたスターターソリューションの「請求書」は、請求業務に必要な顧客や商品在庫の管理機能が備わっています。少ない手順で請求書も印刷可能です。

　4月7日、ファイルメーカープロの新バージョンが発売開始となりました。表計算ソフトのように手早くグラフを作成したり、レポート用のレイアウトを作らなくても表形式のまま簡単なデータ集計ができる「クイックレポート」など、多くの魅力的な新機能が加わっています。

　ファイルメーカーの魅力のひとつとして以前から定評があるのが、「住所録」や「備品台帳」など実務にすぐに活かせるテンプレート集「スターターソリューション」です。付属のテンプレートは、入力欄の配置や印刷画面が使いやすく、美しくレイアウトされています。パソコンに不慣れなスタッフに入力業務を任せても迷いなく使える、と好評なのは、このためです。

　テンプレートは、業務内容に合わせて入力欄の位置や項目名を変更可能です。データベースの設計やレイアウトデザインを学ぶお手本としても活用できます。

　今回は、新バージョンで追加されたテンプレート「請求書」を紹介します。顧客名簿や商品の情報を登録しておけば、受注時に請求書をわずかな入力で作成できます。顧客ごとに購入履歴を残せるので、今後の営業活動にも大いに役立つことでしょう。

仕事に活かせるデータベースソフト「FileMaker Pro 11」

　高度なデータベースを作成する上級ユーザーはもちろん、初心者でも手軽に使えるソフト。ファイルメーカーのサイトより製品版および、無料評価版のダウンロードが可能。

　価格：3万9900円。対応OS：Windows 7／Vista／XP、Mac OS X 10.5.7／10.6。

　（次ページでは各ポイントを詳しく紹介します）