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パワポで極める「ビジネス極意」 第10回

「5枚プレゼン」の実際――書籍出版やスムーズな会議進行

2009年05月11日 09時00分更新

文● 竹島愼一郎

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『企画を通す会議進行録』――
企画をスムーズに通すための会議進行のシナリオ

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STORY

企画を通す会議進行録

企画を通す会議進行録

 会議中に初めて案件を見て、議論に移るということほど非効率的なことはありません。また根回しをしてすでに決まっている案件について人がわざわざ集まる必要もありません。

 これは会議の案件を明確にし、「いつまでに何を行なうべきか」を的確に遂行するためのツールです。


なぜそれを企画するのか?
――PAV

Purpose(目的)

  1. 会議を行なううえで、最低限どのようなことを遂行すべきかをこの会議進行録によって明確にする
  2. これを提示された側は、「誰が」「いつまでに」「何を」「どうすべきか」に絞って決定を下し、提示した側はそれにしたがって明確な行動をとる

Aim(目標)

  1. 長時間にわたる会議、ポイントが明確でない会議、終着点がはっきりしていない会議などを排除して、建設的な意見の交換を短時間で行ないたい
  2. 議題を明確にして、何と何をどうしてほしいのかを列挙して、短時間で決裁までもっていきたい

Value(バリュー)

  1. 貴重な時間を使って行なう会議を、生産的なものにすることができる
  2. 企画の提案の場合、それでいけるかどうかを事前に手ごたえをつかんでから会議に臨むことができる
  3. 会議の方法論が確立することで、人心の統一を図ることができる

どのようにそれを表現するか?
――P(プロット) 90:10 I(アイデア)

 効率的な会議をするには、議論したい内容を概要として述べ、時間内に処理したい項目を列挙し、データとそれに関するコメント、企画内容と簡単な説明、そして最後に決定したことについて「誰が」「いつまでに」「どうするか」(プロット)を記載する、という手順をとる。

 次ページで見る企画書例はそれをツールにしたものだが、デザインを施すことによってポイントがより明確に目に映るよう配慮した。

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