表示形式をマスターしてExcel仕事をスムーズに！ 第1回

Excelの不思議!?　数の見かけを変える表示形式

基本編――イライラを根本から解決！
値はそのまま見た目だけ変える「表示形式」

　ここからは、計算できる状態のまま、数値の見かけ（表示）を自在に変える方法について考えていきます。

　Excelでの値の見かけを変えるには、「表示形式」という機能を使います。表示形式は着せ替え人形の服のようなものです。着せ替え人形は服を替えることで、同じ人形をいろいろに変身させられます。しかし、変わっているのはうわべだけで、人形そのものは変わりません。

表示形式は見かけだけ変える

値と表示形式、表示結果の関係

　表示形式を使うと、「円」や「個」などの単位や、プラス記号、3桁区切りのカンマなどが付けられる。「10000」を「10千円」とするように数字の一部を隠すこともできる。表示はどんな表示形式を設定するかで変わる。

　Excelも表示形式を替えることで、「10000」という値を「10000円」や「+10000」など、いろいろな形に変えて表示できます。しかし変わっているのは見かけだけで「10000」という値そのものは変わりません。計算にも使えます。

　たとえば左の表の「500円」も、「円」という単位は付いていますが、これは表示形式で見せているもの。セルの中身は「500」です。だから来場者数と掛け算して、収入を求められるのです。セルに、ただ「500円」と手入力したら文字になってしまい、計算できません。

値はそのままだから「円」が付いても計算できる

中身は数字なので計算に利用できる

　この表は、来場者数にC4セルの「500」を掛けて、収入の見込みを計算している。表示形式を設定してもセルの中の値は変わらず、数値のままなので、計算に利用することができる。

　表示形式の設定方法は次ページの3通りですが、ひとつ注意点があります。いったん表示形式を設定すると、値を削除しても、表示形式の設定はセルに残るのです。

　たとえば、A1セルに「10000」と入力してあって、そのセルには「円を付ける」という表示形式が設定されているとします。A1セルを選択して、［Delete］キーで値を削除すると、セルは空っぽになります。しかし、表示形式は残っているため、あとで別の値を入力すると、その値にも円が付くのです。これは表示形式が、罫線やセルの塗りつぶし色などと同じく、セルに記憶されているからです。設定も「セルの書式設定」画面で行ないます。

　表示形式は、数値にプラスやマイナスなどの記号を表示したいのか、金額表示にしたいのか、それとも日付の表示にしたいのかなどによって、選ぶ個所や使う記号が異なります。そのためこの連載では、「数値」と「日付・時刻」に分けて、それぞれの設定例を紹介します。

　また、数値以外に、文字にも表示形式を設定することができます。文字に表示形式を設定するのは、計算するためではなく、主に文字の入力を楽にするためです。

　最後に「TEXT関数」の使い方も紹介します。TEXT関数もデータの表示を変えるためのもので、表示形式と同じ記号を使います。ただ、大きく異なるところもあるのです。違いや使い分けについて覚えておきましょう。

知ッ得――セルの表示形式を消したいときには？

　セルを選択して［Delete］キーを押しただけだと、値は削除されるが、表示形式は残ってしまう。

　データだけでなく表示形式も消したいときはセルを選択し、メニューバーから［編集］→［クリア］→［すべて］を選ぶ。