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Excel達人の新定番テク60 知らないあなたは損してる! ― 第2回

ファイル&シート操作の早技 作業効率アップ!

2008年11月18日 08時00分更新

文● 構成● 尾崎 裕子、アスキードットPC編集部

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マンネリ化した方法でExcelを使っていないでしょうか。実はもっと簡単で手早くできる技があるのです。使わないなんてもったいない。アナタの知らない「新」Excel技大特集! 第2回は、Excelを使い込んでくると、ファイルやシートがどんどん増えてくる。そんな問題を解決して、仕事の効率を上げるための方法を紹介します。必要なファイルをパッと開いたり、複数のシートをうまく操作するテクが満載です。

技-16
ファイルを開かなくても内容が分かる!

 イラストや写真ファイルはそのファイルを開かなくてもフォルダの画像の縮小表示で確認できますが、Excelのファイルも開く前にプレビューで内容を確認することができます。

プレビュー可能な形式で保存 プレビューを表示したいファイルを開き、メニューから[ファイル]→[プロパティ]を選ぶ。[プレビューの図を保存する]にチェックを付け、[OK]をクリック。このあと保存する

 シートに入力した表を確認してから開くことができるので、ファイル探しが楽になります。

 ただし、通常の方法で保存しただけでは、内容を見ることはできません。プレビューを表示したいファイルにはあらかじめ設定が必要です。

ファイルを開く画面でプレビュー可能に プレビューすればファイル選択が楽に
プレビューを見るには、Excelを起動し、メニューバーから[ファイル]→[開く]を選ぶ。右の画面で[表示]ボタンの[▼]→[プレビュー]を選ぶ[ファイルを開く]画面の右側にプレビューの表示欄ができる。設定をしたファイルをクリックして選択するとシートの内容が表示される。なお、この設定をしたファイルは通常のウィンドウ内でも、アイコンをクリックすると左側の「詳細」欄にプレビューが表示される

技-17
「読み取り専用」でファイルを開く

 書き換えてはいけない大切なファイルは、誤って上書き保存してしまうことがないように、「読み取り専用」ファイルとして開くのが安全です。

 読み取り専用ファイルでは、データの修正はできますが、上書き保存はできません。

 保存したい場合は、名前を変えて別ファイルとして保存します。

ファイルを開く画面で読み取り専用として開く タイトルバーに[読み取り専用]と表示
Excelを起動し、メニューバーから[ファイル]→[開く]を選ぶ。開きたいファイルを選択し、[開く]ボタンの[▼]→[読み取り専用として開く]を選ぶファイルが読み取り専用で開く。Excelのタイトルバーにファイル名とともに[読み取り専用]の文字が表示される

 なお、必ず読み取り専用で開くようにファイルの設定を変える、次ページの技19も合わせて覚えておくと便利です。

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