福岡の総合建築業であるテシマ工業は、年間約8000件のリフォームや大規模修繕を手がける。紙だらけの業務からの脱却を目指し、元請けからの紹介でLINE WORKSを導入。今では取引先を巻き込んだペーパーレス化を推進している。保全部での導入をリードしたテシマ工業 保全部 主任 金子 尚治氏に話を聞いた。
テシマ工業 保全部 主任 金子 尚治氏
異業種からの転職で感じた紙だらけの違和感
テシマ工業の保全部はUR都市機構の保全業務を担当している。UR都市機構の管理を手がける日本総合住生活が元請けとなる場合と、一部自社でも元請けとなる賃貸物件の改修やリニューアルは保全部が手がける。施工会社と連携し、空家工事や清掃、リフォームなどを行なっている。この保全部と取引先を結ぶツールとしてLINE WORKSが導入されたのは、約2年前のことだ。
LINE WORKSの導入を進めた金子氏は、4年前に運送会社からテシマ工業に転職してきた。そこで驚いたのは、紙ベースの仕事が多かったこと。「FAXを多用しますし、なんでもプリントアウトします。建設業界自体、やはり設計書や指示書といったものを扱うので、まだまだ紙が根強かった」と振り返る。前職の運送会社は全国展開しており、ペーパーレス化、デジタル化も進んでいたため、紙だらけの環境には違和感があったという。「紛失するリスクもあるし、管理が苦手という自覚があるので、紙ベースで仕事を進めるのは本当に怖かった」と金子氏は語る。
紙に依存することで、業務が煩雑になっていることを感じた金子氏は、地場企業ならではの組織の風通しを活かし、経営陣にDXを働きかけた。また、課題解決のヒントを見つけようとセミナーにも参加して、なにをすべきかを考え、保全部の主任になった1年前にペーパーレスから進めることにしたという。
紹介は元請けから 工事写真のやりとりがスピーディに
金子氏が最初に手を付けたのは、工事写真のペーパーレス化だ。保全部が手がける工事やリフォームなどは、施工時の図面を元に行なうのだが、いざ現場で作業が始まってみると図面と違うという話がかなりの頻度だった。「たとえば、壁紙やタイルの剥がれ、コンクリのひび割れなど、劣化の状況によって、補修の度合いが変わります。劣化しているタイルの周りにコーキングがある場合、タイルを直したら、コーキングも補修しなければならない。ドミノ倒しのように補修箇所が増えるので、報告と相談が必須なんです」と金子氏は具体例を語る。
これに対して今までは、施工会社の職人がデジカメで現場写真を何枚も撮影し、異なる部分や寸法などを書き入れた書類をPCで作成。元請けや管理会社に方針を確認すべく、定期便で相互に連絡をとっていた。これらをすべて紙でやっていたため、確認がとれるまで最短でも3日はかかっていたという。
このやりとりをペーパーレス化するツールとして導入されたのはLINE WORKSだ。実は当初はLINEを使っており、すでにLINE WORKSを導入済みだった元請けの日本総合住生活とつないでいたが、その後テシマ工業もLINE WORKSを導入したという経緯だ。「まずはフリープランを2週間くらい使ってみて、保全部のメンバー10人くらいに使ってもらうことにしました。全員が使いこなすまでに2ヶ月ほどかかりましたが、実業務で活用してからは早かったですね」とのことで、トータル3ヶ月目からは十分な効果を得られたという。
この結果、職人が現地で撮った写真をトークで直接テシマ工業や元請けに送り、判断を仰ぐことができるようになった。現在では保全部の担当者はもちろん、元請けの担当者もLINE WORKSのアカウントを持っているので、職人は写真を撮って、説明とともにLINEからLINE WORKSのグループに投稿すればいいだけだ。「劣化の具合は写真で送ればすぐに担当者も判断できます。補修の度合いをそのまま伝えられるのが、一番のメリットでした」と金子氏は語る。LINE WORKSを使うことで、デジカメからの写真の取り出しや書類作成、紙によるやりとりがなくなったため、確認はほぼ即日に短縮されたという。
職人の手を止めないで、報告や相談ができる
当初、苦労したのは職人が利用するLINEとの接続だ。「ビジネスチャットだから当然なのですが、こちらが承認しないとLINEとつながらない。みんなは友達の友達とつながるとか、電話番号でつながるみたいなLINEの仕様に慣れていたので、はじめはそこがピンと来なかったようです」と金子は語る。とはいえ、一度つながってしまえば、問題なくやりとりができている。現在は、保全部内で業務ごとにグループを作って日々の情報共有を行っているという。
利用に際しては、「余計な会話をしない」「発注書や取引書などの重要な書類はやりとりしない」というルールを設けた。「LINEとつながるのはメリットだけど、情報漏えいのリスクでもあるという点は利用者にお伝えしている」（金子氏）とのこと。
導入からすでに2年が経ったが、「職人さんからも、事務員さんからも、便利になったと言われました」（金子氏）とのことで、現場の声も上々だ。
テシマ工業での利用例
今まで職人は、朝現場に出向く前に会社に集合し、スマホの現場写真を見せながらテシマ工業の担当者に確認するのが日常的だったという。しかし、LINE WORKSであれば、現場から写真を使って相談することができる。「今までは電話以外のツールがなかったが、LINE WORKSなら職人さんも手を止めないで、報告や相談を送れる。担当者も手が空いたときに対応できるのはありがたいです」と金子氏は語る。
また、職人からの問い合わせに対応する事務員も、音声と専門用語による口頭説明だった電話に比べ、LINE WORKSの投稿を見ることで、現場の状況をより深く理解できるようになったという。トーク以外にはアンケートを日程調整に用いており、現場で活発に利用しているとのことだ。今後はアンケートやスケジュールなども活用していきたいとのこと。「下請けさんのFAXもどんどんなくしていきたい」とのことで、取引先を巻き込んだLINE WORKSのペーパーレス化は今後も続く。
