さわってわかったLINE WORKS 第113回

会社へのメールをLINE WORKSで受信して見落とさない方法

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第113回は、会社へのメールをLINE WORKSで受信して見落とさない方法について紹介する。

　社内のコミュニケーションはLINE WORKSでも、ホームページからの問い合わせはメールというケースも多いことだろう。しかし、担当が自分からチェックする仕組みだと、対応が遅れることがある。時々しか問い合わせが来ないなら、抜け漏れもあるかもしれない。しかし、自社商材に対する質問だったり、体験版の申込などの連絡をスルーすると大きな機会損失になってしまう。そこでお勧めなのが、連携サービスを使って重要なメールはLINE WORKSでも受け取れるようにしておくことだ。

　「Mail2Link」（ハウスウェル）はメールを受信したら、数秒でLINE WORKSやLINE等に転送するサービスだ。いつも見ているLINE WORKSに通知があれば、すぐに対応できる。アプリディレクトリを通じて利用できるのは、LINE WORKSのスタンダードプランとアドバンストプランとなっている。

　問い合わせだけでなく、ECショップの購入通知をリアルタイムに受け取って商品をすぐに発送したり、LINE WORKSでつながっていない会社からの連絡を見逃さないようにするなど、「Mail2Link」の活用シーンは広い。

　まずは、LINE WORKS管理者画面から「アプリ」をクリック。アプリ連携一覧から「Mail2Link」をクリックし、「LINE WORKSに追加」をクリックして追加しよう。もし、一覧に「Mail2Link」が表示されない場合は、ハウスウェル社に相談してみよう。

LINE WORKS管理者画面から「アプリ」を開き、「Mail2Link」をクリック

「LINE WORKSに追加」をクリック

利用規約にチェックし、「同意」をクリックする

　「Mail2Link」とのトークルームが作成され、マニュアルやアカウント情報、転送アドレスなどが表示される。まずは、メールを受け取りたいグループを作成し、Botを追加しよう。「…」メニューから「Bot招待」をクリックし、「Mail2Link」を選べばいい。

　すると、転送用のメールアドレスが生成され、そのグループに投稿される。以降、このメールアドレス宛に送信されたメールが、グループに表示されるようになる。

　ホームページの問い合わせフォームに入力された内容の送信先を変更したり、それが無理ならメールの転送を設定する。準備が完了したら、テストメールを送信してみよう。

「Mail2Link」を連携できた。「Mail2Link」へログインするアカウント情報も記載されている

「…」メニューから「Bot招待」をクリックする。同じLINE WORKS環境のユーザーなら誰でも招待できる

「Mail2Link」にチェックし、「OK」をクリックする

グループ専用のメールアドレスが生成された

　テストメールを送信したところ、数秒でLINE WORKSのグループにもメールの件名と本文、メールアドレスが表示された。これなら、見逃すことはないだろう。対応できる人が、「私が対応します」のようにトークを送って、処理すれば抜け漏れもないし、二重対応の心配もない。

　特に難しい操作もなく、あっけなく連携ができてしまったが、メールをLINE WORKSで受け取れるのはやはり便利だ。

　また、LINE WORKSに対応ボタンを設置し、選択肢をタップ/クリックするだけで、誰が対応したかわかるようにすることも可能だ。管理画面にログインし、「Mail2Link」の設定画面で「高度な設定」を開くと、「送信テンプレート」を選択できる。ここで、「ボタン配置」を選択し、「対応します」ボタンを設置すればいい。管理者が対応漏れを防ぐために、「対応した？」ボタンを追加しておいてもいいだろう。

　設定後、「保存する」をクリックすると、それ以降に届いたトークにはボタンが表示され、対応できる人がタップするだけで、業務が進められるようになる。

作成したLINE WORKSの設定画面で、ボタンを配置する

メールが届いたら、対応する人がタップするだけで仕事が進められる

　しかし、ホームページの問い合わせフォームだと、ダイレクトメールや迷惑メールが送られてくることもある。そんなメールまでLINE WORKSに送っていては仕事が滞ってしまう。

　そんな時は、こちらも「Mail2Link」とのトークルームに届いているアカウント情報から、管理画面にログインし、「Mail2Link」の設定画面にアクセス。ダッシュボードが開き、送信数などを確認できる。

　転送設定からメールを絞り込みたい項目で開き、転送条件を設定しよう。今回は、メールの件名に「問い合わせ」という文字列が含まれていることを条件とした。本文や送信元、送信先などを条件にすることも可能なので、本当にLINE WORKSで受け取りたいメールだけが送信されるようにしておこう。

「Mail2Link」の管理画面から転送設定をクリック

転送条件を設定する

試しに、ダミーメールを送信

LINE WORKSには送信されず、件名に「問い合わせ」が含まれるメールだけが送られるようにできた

　利用開始月は100通まで無料で利用できるのだが、16日以降に追加した場合、その月に加えてその翌月も100通まで無料で利用できるのでお得だ。それ以降、本格的に利用したい場合、利用料金は100通につき月額5000円（税別）から利用可能だ。

　メールの本文をリアルタイムにLINE WORKSで見られるのは、業務効率改善に効く。業務で迅速性が求められるメールが届くことがあるのなら、一度試してみることをお勧めする。

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