日本翻訳センターがDropboxとDropbox Signを採用。契約関係業務を効率化

2023年05月29日 17時45分更新

文●ASCII

　Dropbox Japanは5月29日、日本翻訳センターが「Dropbox」およびクラウド電子署名サービス「Dropbox Sign（当時 HelloSign）」を導入したことを発表した。

　外国語翻訳専門企業の先駆けとして、1962年に創業した日本翻訳センターは、多言語の翻訳・通訳サービスを提供している。同社は多くのフリーランス翻訳者と業務委託契約を結んでいるが、契約関連業務の作業フローに課題を抱えていた。

　同社は従来、応募書類は暗号化したZIPファイルで送付してもらい、時間差でパスワードを受け取る「PPAP」で行なっていたが、人数が多いと作業負荷が高まり、情報セキュリティーの点でも好ましくない状況だった。さらに契約書は、送付・捺印・返送をすべて紙の書類の郵送で行なっていたため、作業負荷に加えて印紙代、切手代などのコストも問題になっていた。また、契約関連書類は翻訳者ごとにファイリングしてキャビネットに保管していたが、煩雑化により書類の管理にも課題を抱えていたという。

　同社では、社内業務で扱う書類やコンテンツをまとめてオンプレミスのファイルサーバーに保管しているが、機器の運用管理からの解放を目的の一つとして、クラウドストレージサービスを検討していた。その過程で、Dropboxと法的拘束力のある電子契約を手軽に実現できるクラウド電子署名ソリューション Dropbox Signが連携できることが同社のニーズにマッチした。

　まず利用開始したのは、契約プロセスを含む翻訳者とのやり取りだ。両サービスの導入後、応募者からの書類の受け取りにはファイルリクエストを利用。新たに契約した翻訳者については、応募書類、トライアル結果、登録書類や契約書ファイルなど、あらゆる書類をDropbox上の個々人のフォルダに集約して管理している。同社高畠氏によると、これで管理工数を4分の1程度まで減らすことができ、かつ、在宅勤務時のアクセスも可能になったという。

　契約作業もDropboxとDropbox Signで完結している。捺印作業が不要となり、書類の郵送や不備の修正にかかる時間が圧縮できた結果、契約締結までの期間が以前の半分ほどに短縮できた。さらに、印紙代や郵送代、切手代、紙代や紙ファイルの保管スペース等、大幅なコスト削減も実現できたという。同社の導入効果をまとめると以下の通り。

・業務効率化
　契約前のやりとり、契約時の書類郵送と受け取り、紙の書類の保管などの作業が電子化によって効率化された。書類捺印のための出社も不要になり、リモートワークを含めた柔軟な働き方が実現できている。多くの専門翻訳者と契約する必要があった急な大口案件にも、問題なく対応できているという。

・ペーパーレス化
　紙での契約関連書類の保管スペースを気にしなくて済むようになったほか、データとして集約管理することで情報の検索性や視認性が向上。

・情報共有の加速
　社員がオフィス内外どこにいても、契約内容をはじめとする翻訳者の情報にアクセスできる。

　同社は今後、オンプレミスのファイルサーバーにある書類・コンテンツも順次Dropboxに移行していく予定だという。

　本事例の詳細は、Dropboxの公式サイトにて公開している。
https://experience.dropbox.com/ja-jp/customer-stories/jtc-case-study

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