柳谷智宣がAdobe Acrobatを使い倒してみた 第145回

体験版の7日間でマーケティング職に試してもらいたいAcrobat活用テク

　本連載は、Adobe Acrobatを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第145回は、7日間という無料体験期間でマーケティング職にぜひ試してもらいたい活用テクを伝授する。サンプルファイルもダウンロードできる。

サンプルファイルと7日間の無料体験でAcrobatの便利さを実感しよう

　Acrobat有償版の無料体験期間は7日間。きちんと使い倒すには短いので、せっかくダウンロードしたものの、便利さを体感できずに体験期間が終わってしまったというユーザーも多いのではないだろうか？　そこで連載では数回に渡って、無料体験期間で試すべきAcrobatの活用テクを披露する。

　記事内で使ったサンプルファイルはダウンロードできるようになっているので、実際に同じ操作をしてみて欲しい。手を動かしてみると、記事を読むよりも格段に便利さを体感できるからだ。もちろん、手持ちのファイルを使ってもOKだ。

　今回はマーケティング職に向けた活用テクを3つ紹介する。まずは利用するサンプルファイルをダウンロードしてほしい。

⇒サンプルをダウンロードする

　Zipフォルダ内の3つのPDFファイルを確認できただろうか？

　ちなみにAcrobatを持っていないユーザーは、まずはAdobeのサイトを開き、「無料で始める」をタップして体験版をダウンロードしてもらいたい。

「無料で始める」をクリックし、メールアドレスを入力して無料体験版をダウンロードしよう

複数人での文書レビューをスマートに行なう

　マーケティングでは、さまざまな文書をレビューする。外注先や取引先とやりとりするパンフレットやカタログ、ウェブサイトデザインなどのレビューはとても重要な業務だ。しかし、レビューに使うツールによって業務効率は大きく左右される。

　たとえば、昔ながらのメールに添付してやり取りしている場合、関係者全員にメールを送り、返送の進捗を管理したり催促したりして、集ったコメントを担当者が自分ですべて反映させなければならない。もし、上司が集約したコメントをチェックしたいと言うなら、もう一度やりとりが発生する。その際に、ファイルのバージョンが混乱したり、紛失したりするリスクもある。

　そして、メールのやり取りだと時間がかかり、最終的にチェックする人の作業時間が短くなり、まともにレビューできないままOKを出してしまうこともある。結果的に、社内レビューをしたはずなのに、ひどい品質の成果物を取引先に出してしまう、ということも多々ある。

　そこでお勧めなのが、Acrobat。複数人で手軽に共有レビューを行ない、コメントを集約できるので手間がかからない。まずは、サンプルファイル（Welcome_PDF_ascii_before.pdf）を読み込み、「コメントを依頼」をクリック。レビューして欲しい相手のメールアドレスを入力する。テストであれば、自分のメールアドレスを指定してもOK。アドレス帳から選択してもいいし、今回は「[e-mail]」というメールアドレスも編集部で用意したので、こちらに送ってもらってOKだ。

　メッセージを入力して、「注釈を許可」がオンになっていることを確認し、「送信」をクリックすればレビュー依頼が送信される。締め切りがある場合は「期限を指定」をクリックして、日付を選択する。

「コメントを依頼」をクリック

レビューして欲しい相手を入力する

締め切りを設定する

　依頼メールが来たら「開く」をクリックすると、ウェブページ内でPDFファイルが表示される。Adobe IDを持っているならログインしよう。Adobe IDを持っていない人は名前を入力してゲストとしてレビューすることもできる。レビュアーは注釈を入れるだけでなく、打ち消し線や下線を引いたり、フリーハンドで書き込むことが可能だ。

　レビュワーが注釈などを入れると自動的に共有され、依頼した人のPDFにも自動的に同期される。このシームレスにレビューしてもらえる快適さは味わったら戻れなくなるほどだ。

レビュー依頼のメールが届く

Adobe IDでログインするか名前を入れてゲストログインする

レビューして注釈を入れる

すべてのレビュワーの注釈が自動的に共有される

修正前後のファイルでどこが変更されたかチェックする

　レビューの意見を元にパンフレットやカタログなど修正したPDFファイルが上がってきた時にもチェックが必要だ。しかし、修正箇所が多いとどこをチェックして良いのか、どう変わったのかを把握するのは手間がかかる。

　そんな時は、ツールメニューから「ファイルを比較」を開き、比較したいPDFファイル2つ（サンプルのWelcome_PDF_ascii_before.pdfとWelcome_PDF_ascii_after.pdf）を選択。「比較」をクリックすれば、あっという間に修正前後のどこが変更されたのかを分析してくれるのだ。変更数だけでなく、どこがどう変更されたのかがわかるレポートファイル（サンプルのCompare_Welcome_PDF_ascii.pdf）も作成されるのが便利だ。

ツールメニューから「ファイルを比較」を開く

比較したいファイルを選択し、「比較」をクリックする

レポートファイルが生成された

ページごとの変更点がわかるようになっている

複数のPDFファイルをまとめて1つのファイルにする

　複数のPDFファイルをまとめたいことがあるだろう。たとえば、今回であればレビュー前と修正後、そして比較レポートのファイルを作業報告のために1つにしておきたいといった場合だ。そんな時は、エクスプローラーで3つのファイルを選択し、右クリックメニューから「ファイルをAcrobatで結合」を選択すればいい。ちなみに、Windows 11の場合は右クリックすると、まず簡易メニューが出るので、「その他のオプションを表示」をクリックするとすべての項目が現れるようになっている。

　「ファイルを結合」画面が開いたら、ドラッグ＆ドロップでファイルの順番を入れ替えたり、他のファイルを追加したりできる。問題なければ「結合」をクリックすると、3つのファイルをまとめたPDFファイルが表示される。「バインダー」というファイル名になっているので、任意のファイル名で保存すれば完了だ。

複数ファイルを選択して右クリックメニューから「ファイルをAcrobatで結合」をクリックする

ファイルの順番を入れ替えたり、他のファイルを追加したら「結合」をクリック

3つのファイルが1つにまとまった

　マーケティングでファイルをやり取りすることが多いなら、Acrobatで業務効率をアップできる。一度試してみてはいかがだろうか。

■関連サイト

• Acrobat
• サンプルファイルのダウンロード（マーケティング編）