柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第334回

今年ブレイクの予感!? ありとあらゆる情報を一元管理するサービス「Notion」がイチオシのワケ

データベースの管理も可能
サブスクも管理しておこう

　「Notion」はテキスト情報を保存するだけではなく、データベースも扱える。Excelのような「Table」やカンバン方式のような「Board」、「Gallery」などが用意されている。

　「Board」ではタスクをカンバン方式のようにカードで管理できる。タスクを登録し、未着手/進行中/終了などのステータスを進めていくのだ。ドラッグ＆ドロップでタスクを右に動かしていくだけなので、操作は簡単。やることをとにかく一番左に書き込み、全部右側に動かしていくゲームをしていると考えればいい。いつの間にか、漏れなく遅れずタスクを処理できることだろう。

　サンプルページの「Reading List」は「Gallery」、前出の「アイディア帳」は「Table」を利用している。「Table」はExcelのようにセルでデータを管理できる。テキストや数字だけでなく、日付や選択肢なども設定できるので様々な情報を扱える。

　忘れがちなサブスクリプション契約を一元管理しておけば、不要になったら直ぐに解約して無駄な出費を抑えられるだろう。新しく「Table」ページを作り、タイトルと価格、タグ、更新予定日などを設定すればいい。詳細が必要なら「Text」、リンクを付けておくなら「URL」の列を追加する。「Select」で活用度を評価したり、「Checkbox」で次の解約フラグを立てておく、といった使い方もアリだ。

　ちなみに、カレンダー（Calendar）も用意されているが、さすがにGoogleカレンダーなどの方が比べものにならないくらい機能が充実しているので、今のところは移行できそうにない。

「Board」でカンバン方式のタスク管理を行なっているところ

タスクをマウスのドラッグ＆ドロップで移行して状況を変更できるのが便利

「Table」では様々な情報を扱える列を自由に追加できる

タイトルと価格、タグ、更新予定日などを設定したサブスクリプションのリスト

　画像等のファイルをアップロードできるほか、YouTubeビデオや音声、ブックマーク、Twitter、Googleマップなど500以上のアプリを埋め込むこともできる。

　いざというときに見つからない免許関係の書類や、契約書などを画像としてアップロードしておけば、時間を無駄にせずに済む。ただし、画像をOCR処理する機能は用意されていないので、タイトルやキャプションにテキストを付けておこう。

　リストアップはお手の物だが、そこにGoogleマップを埋め込んでおけばさらに使いやすいデータベースになる。

　ギャラリービューでウェブサイトのブックマークを管理するのも簡単だ。とは言え、いちいちコピー＆ペーストで登録するのは面倒だ。そこで活躍するのがChrome拡張機能の「Notion Web Clipper」だ。ツールバーのアイコンをクリックして、保存先のページを選ぶだけで登録できる。使い勝手もよく、あとで読むサービスを解約できそうだ。

時々必要になる書類はスキャンしてNotionに置いておく

GoogleマップのURLなどを埋め込める

「Notion Web Clipper」で気軽にブックマークできる

Notionでブックマークを管理できる

　ブラウザーで動作するが、WindowsとMac用のデスクトップアプリや、スマホアプリも公開されているので、マルチプラットフォームで情報を管理できるのはありがたい。

　文章だけでなく、表やギャラリー、リスト、カレンダー、タスクボードといった様々なスタイルで情報を管理でき、多数のウェブサービスを埋め込むことができる。画像はもちろんPDFやオフィス文書などもアップロード可能。無料プランだと5MBまでとほとんど余裕がないが、有料プランであれば無制限にアップロードできる。

　筆者の場合は、TODO管理やアイディアメモ、個人情報、エンタメコンテンツの感想、ブックマークなどをNotionで管理している。日記や旅行プラン、ライフログ、小説やブログの執筆にも使えるだろう。情報が集約され、利用するツールが減るということも大きなメリット。今年、「Notion」が日本語化されるという話もあり、大ブレイク前夜の「Notion」。まずは無料プランから触ってみることをオススメする。

「Settings & Members」を開き、「Personal Pro」の「Upgrade」をクリックして、有料プランを契約できる。筆者は月4ドルのPersonal Proプランを利用中

■関連サイト

• Notion

筆者紹介─柳谷智宣

1972年生まれ。スマホやPCから様々なガジェットやネットサービスを扱っているIT・ビジネスライター。パソコンやIT関連の媒体で、特集や連載、単行本を多数手がける。PC歴は1983年発売のX1C（シャープ）から。著書に「銀座のバーがウイスキーを70円で売れるワケ」（日経BP社）、「Twitter Perfect GuideBook」（ソーテック社）、「Dropbox WORKING」（翔泳社）など。筋金入りのバーホッパーで夜ごとバーをハシゴしている。好きが高じて、「原価BAR」を共同経営。現在、三田本店で営業中。