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柳谷智宣のkintoneマスターへの道第77回

飲食店のアンケートを取ってkintoneに自動的に登録する方法

2019年03月06日 09時00分更新

文● 柳谷智宣

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サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。 本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第77回では、飲食店のアンケートを取ってkintoneに自動的に登録してみる。

Microsoft Formsとkintoneを連携

 ビジネスで業務を改善していくには、お客さまの声が重要。そのため、アンケートを集めているところもあるだろう。アンケート用紙に書いてもらう手もあるが、やはりクラウドツールを利用して効率的に収集したいところ。さらに、その結果を自動的にkintoneに蓄積し、分類できるようになれば言うことなし。そこで、今回は飲食店のアンケートを取ってkintoneに自動的に登録する方法を紹介しよう。

 Office 365ユーザーであれば、Microsoft Formsというツールを使い、追加料金なしにウェブでアンケートを集客できる。集計結果は、Microsoft Formsの「回答」タブで確認できるが、この情報をkintoneに登録するために、Microsoft Flowというツールを利用する。kintoneと連携するには、プレミアムコネクタが使える「Flow プラン1」(月額5ドル)以上の契約が必要だ。まずは、使えるかどうか試したい、という場合は「PowerApps コミュニティ プラン」にサインアップすれば無料で試すことができる。

 Microsoft Formsでアンケートを作ったら、kintoneでその回答を保存するアプリを作成しておこう。設問の分だけ、文字列フィールドを用意するだけでOK。

まずは、Microsoft Formsでアンケートを作成。だれでも回答できる共有URLを発行する
アンケートページのURLにアクセスして、回答してもらう

 Microsoft FlowのウェブサイトでMicrosoft Formsのコネクタを検索。動作の起点となる「トリガー」に「新しい応答が送信されるとき」を指定する。次に、トリガーが起動したら、アクションとして「応答の詳細を取得する」を追加する。これで、アンケートの内容を利用できるようになる。

Microsoft Flowのウェブサイトで、「Microsoft Forms」のコネクタを検索する
トリガーとして「新しい応答が送信されるとき」をクリックする
「応答の詳細を取得する」を追加する

 続いて、kintoneのアクションを追加する。「kintone」と入力して検索し、「アプリにレコードを追加」をクリック。「アプリID」を入力すれば、フィールドが表示される。アプリIDとは、kintoneアプリのURL「https://yanagiya.cybozu.com/k/208/」の最後にある数字のこと。

 あとは、フィールドをクリックし、右側に表示される「動的なコンテンツ」から問題を選択していけばいい。今回はなぜか、設問番号がばらばらの順番になっていたが、対応する問題を選ぶだけでOK。完了したら、「保存」をクリックする。

kintoneのコネクタを追加する
アプリIDを入力し、フィールドに対応する回答をクリックする
すべて設定したら「保存」をクリックする

 これで準備完了。QRコードやメルマガなどからURLを開いてもらい、アンケートに回答してもらおう。Microsoft Formsから送信されると、即kintoneにもデータが登録される。結果を見るためにMicrosoft Formsを開く必要がないのだ。

お客さまがアンケートを記入する
自動的に、kintoneアプリに結果が入力される
まったく手間をかけずにデータ管理と集計が可能になった

 アンケートを作るところから、Microsoft Flowの設定、kintoneアプリの作成まで含めても、作業時間は30分もかからない。それで、自由な項目のアンケート作成からクラウドデータベースへの記録、集計分析までが可能になる。Microsoft Flow プラン1でも、月間実行回数4500回、チェック間隔は3分と中小規模飲食店であれば余裕でまかなえそう。それでいて料金が月額5ドル/ユーザーなので安い。

 Microsoft Flowには200種類以上のコネクタが用意されており、様々なクラウドサービスとkintoneをつなぐことができる。kintoneのトリガーコネクタも、従来はレコードの登録だけだったのだが、2018年11月には編集や削除、コメント書き込みなども選べるようになっている。上手く組み合わせれば、JavaScriptなしでいろいろなことを実現できるので、まずはいじってみることをオススメする。

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