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柳谷智宣がAdobe Acrobat DCを使い倒してみた第88回

家賃の更新や請負契約をするときに活躍

賃貸契約書の変更点を見逃さない! Acrobat DCの「ファイルを比較」機能

2019年01月30日 11時00分更新

文● 柳谷智宣

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本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第88回は、家賃の更新や請負契約をするときに活躍する「ファイルを比較」機能を使ってみる。

「ファイルを比較」機能で、2つの文書の違いを見やすく抽出

 契約書の文言はきちんとチェックしておかないと、万一の際に後悔する。契約書のレビューは、企業の法務部門だけの仕事というわけでもないのだ。個人でも家賃の契約や業務請負契約書を利用することは多い。そして、日本人は相手を信用し、まぁ大丈夫だろうと思い込んでろくにチェックしない人もいる。しかし、リスクはすぐ身近にあるかもしれない。

 先日、オフィスの更新でしれっと送られてきた契約書に目が潰れそうなトラップが仕掛けられていたので悶絶しそうになった。家賃は上がっていないのだが、退去時に取られる費用が100万円近く黙ってアップされていたのだ。個人の賃貸でもなにがあるかわからない。契約書にはんこを押すときはきちんと確認することをオススメする。

 最近は、PDFファイルでドラフト版がメールで送られてきて、内容を確認してOKなら紙の契約書を送る、というケースが増えている。まだ電子契約が進んでいないのは嘆かわしいことだ。

 契約書はチェックしなければいけないとは言え、送られてくるたびに全チェックするのも負担が大きすぎる。そこでオススメなのが、初回にチェックした文書との差分だけを抽出して確認することだ。Acrobat DCなら「ファイルを比較」機能で、2つの文書の違いを見やすく抽出してくれるのだ。目でチェックするより、短時間でチェックできるので活用したい。

 まずは、「ツール」から「ファイルを比較」を開き、新旧のファイルを選択する。オプションはとりあえずそのままでいいので、「比較」をクリックするとすぐにレポートが表示される。

 レポートには、変更箇所とその内訳が表示される。変更の種類は3種類、置換と挿入と削除だ。それぞれ色分けされており、右上の「表示」から凡例を表示させておくことも可能。なお、このレポートは新旧の文書とは別に新たに作成される。もちろん、保存も可能だ。

「ツール」から「ファイルを比較」を開き、新旧のファイルを選択。「比較」をクリックする
レポートが表示される。このPDFファイルは元のファイルとは別となり、保存も可能

 2つの文書が並んで表示され、変更箇所を比較できるのでわかりやすい。変更箇所にマウスポインタを乗せれば変更内容がポップアップする。「次の変更」をクリックすれば、どんどん変更箇所をジャンプして確認できる。

 「返信」をクリックすれば注釈を残せるし、右クリックメニューから「ステータスを設定」をクリックすれば承認/完了/却下などのステータスを付けられる。部内でレビューする際の報告や、取引先と同意するためのやりとりにも利用できる。

左右に新旧のPDF文書が表示され、該当箇所と行がハイライトされ、変更内容がポップアップする
「次の変更」をクリックすると、次の変更箇所にジャンプする
「表示」メニューから「色凡例を表示」をクリックすると凡例を表示できる
スクロールすると、変更のあった箇所がなるべく横一線に表示されるように、ページ位置を調整してくれるのがありがたい
コメントの「返信」をクリックすると注釈を書き込める。上司や相手とコミュニケーションする際に利用できる
変更箇所を右クリックし、「ステータスを設定」からステータスを変更できる

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