柳谷智宣がAdobe Acrobatを使い倒してみた 第56回

電子メールをPDFに変換

Acrobat DCでメールアプリ「Outlook」の連携機能を活用してみる

本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第56回は、Acrobatの標準メールアプリ「Outlook」連携機能を活用する。

メールをPDFに変換してくれる機能で、メールを完全な形で保存

　Acrobat DCをインストールすると、Windows 10の標準メールアプリであるOutlookに2つの機能が搭載される。OutlookからシームレスにAcrobatの機能を利用できるようになるのだ。

　ひとつ目が、メールをPDFに変換してくれる機能。メルマガを出力したいときや、メールを完全な形で保存しておきたいときに利用できる。どうしてもメールサーバー以外にバックアップを残したいので、すべて紙に印刷している企業を見たことがあるが、PDFならコストも保管場所も不要だ。

　Acrobat DCをインストールするとOutlookに「ADOBE PDF」タブが追加される。メールを選択したら、「ADOBE PDF」タブの「選択したメッセージ」→「新規PDFを作成」をクリックする。既存のPDFに追加することも可能だ。標準では、外部コンテンツのダウンロードをブロックしているので、HTMLメールは正常に表示されないことがある。そんな時は、「変換設定を変更」をクリックし、設定を変更しよう。PDFはポートフォリオとして作成されるが、これも設定から普通のPDFファイルを作成するように変更できる。

メールを選択したら、「ADOBE PDF」タブの「選択したメッセージ」→「新規PDFを作成」をクリック

PDFの保存場所とファイル名を確認する

保存できた。しかし、画像が正常に表示されていない

「変換設定を変更」で「外部コンテンツのダウンロードをブロック」のチェックを外す

きちんとメールが保存できた

　OutlookのフォルダごとPDF化することができる。メールをまとめて保存するときには手間が省けるのでありがたい。ポートフォリオにまとまると管理もしやすい。ちなみに、「変換設定を変更」で「PDFポートフォリオとして作成」のチェックを外していると、1つのPDFファイルにすべてのメールが結合されて作成される。

　PDFファイルを作成する際、文書を開いたり編集する際のパスワードを設定することもできる。保存ダイアログが開いたときに、「編集を制限」にチェックを入れてもいいし、設定画面の「セキュリティ」タブでデフォルトとして設定することもできる。

「選択したフォルダー」→「新規PDFを作成」をクリックする

アーカイブするフォルダーを選択する。複数選択することも可能だ

PDFを保存する場所を指定する

フォルダー内のメールをPDFポートフォリオとして作成できた

メールを選択し、「文書を開く」をクリックすると単体のPDFとして表示できる

右クリックからファイルとして抽出することもできる

設定の「セキュリティ」タブで、アクセス権限を設定できる

　メールをPDFにバックアップするという使い方をするなら、とても便利なのが「自動アーカイブ」機能だ。「自動アーカイブを設定」アイコンをクリックし、「自動アーカイブを有効にする」にチェックを入れると、指定したスケジュールで任意のフォルダーをPDFファイルにバックアップしてくれるのだ。ユニークな機能だが、バックアップ作業を自動化できるのはありがたいところ。

「自動アーカイブ」タブで、任意のフォルダーをPDFに変換できる