読み込むデータが50列までという制限を克服

kintoneで51列以上の巨大なエクセルからアプリを作成してみる

2018年03月01日 11時00分更新

文● 柳谷智宣

サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第43回では、51列以上ある巨大なエクセルからアプリを作成してみる。

まず50列分のデータだけでアプリを作成する

　kintoneは、既存のエクセルファイルからアプリを作成できるので、簡単にシステムを移行できるのが便利だ。とはいえ、ファイルサイズやファイル形式など、いろいろな制限がある。その中でも、巨大なエクセルファイルを運用している場合、読み込むデータが50列までという制限は悩みどころだろう。そこで今回は、51列以上あるエクセルファイルからアプリを作成する方法を紹介する。

　まずは、50列分のデータだけでアプリを作成する。カウントを間違えないように、1行目に1から50までの数字を入れて、行ごとコピーし、新規ファイルにペーストして保存しよう。その際、カウント用の行は削除しておこう。続いて、kintoneを開き、作成したファイルからアプリを作成する。50列以内なので、サクッと作成できるはずだ。登録の際、フィールド名を見ながら、フィールドタイプが合っているかどうか確認しよう。

まずは50列分をコピーして、新しいファイルを作成する

作成したファイルから、カウント用の行を削除する

kintoneのアプリ作成画面から「Excel/CSVから作成」をクリックする

「参照」をクリックする

表部分が読み込まれる。ファイルによってはデータ範囲の指定を求められることもある

プレビューが表示された

フィールドのタイプが合っているか確認する

画面下の「作成」をクリックする

「OK」をクリックする

前半のデータを読み込めた！

51行目以降のフォームを作成する

　アプリが作成できたら、「設定」から「フォーム」タブを開く。下にスクロールすると50行目までのフォームが並んでいるので、続けて51行目以降のフォームを作成しよう。今回、100列の表を用意したが、フォームは右クリックメニューから「複製」できるのでそれほど手間はかからない。フォーム名を付け直したら、保存する。

　次に、元のエクセルファイルを読み込む。現在読み込んでいるデータを更新するなら、1列目に「レコード番号」を追加し、連番を振っておこう。

　アプリの「・・・」から「ファイルから読み込み」をクリックしてファイルを指定する。先頭行がフィールド名になっているなら、「はい」にチェックし、プレビューを確認しよう。OKであれば、「一括更新のキー」にチェックを入れて、「読み込む」をクリックすればいい。

　インポートが終了するとスマホアプリやメールに通知が来るのでアプリを開いてみよう。51列を超えるデータがきちんと入っているはずだ。

「設定」の「フォーム」を開く

追加するフォームを配置する。同じ形式なら、メニューから「複製」を連打すると手間が省ける

元データにレコード番号の行を追加する

アプリのメニューから「ファイルから読み込み」をクリックする

プレビューを確認したら「一括更新のキー」にチェックし、「読み込む」をクリックする

しばらく時間がかかるので通知を待つ

読み込み完了。100列までのデータがきちんと読み込まれている

　kintoneには、レコード番号を振り直す機能が搭載されていない。削除したレコードの番号は欠番となり、誤操作でもどんどん番号が増えて行ってしまう。今回も、エラーや想定外の動作で何度もファイルを読み込んだのだが、そのたびにレコード番号が増えてしまいやり直しになった。その際、毎回50個のフィールドを手動で追加するのにとても手間がかかったのだ。簡単に作り直せるアプリなら気にしなくていいのだが、今回のように手間がかかるアプリはテンプレートを保存しておくことをオススメする。

　「kintoneシステム管理」の「アプリテンプレート」を開き、「作成」をクリック。元となるアプリを選択して「次へ」をクリックし、説明などを入力して保存する。あとは、「テンプレートから作成」でアプリを作成するだけでいい。