アクションを作成したら、「問い合わせ管理」アプリを開く
アクションを作成したら、「問い合わせ管理」アプリのレコードを開いてみよう。上部に「顧客リストに登録」というボタンが表示されているはずだ。このボタンをクリックすると、「顧客リスト」アプリのレコード登録画面が開く。その際、アクションで指定したフィールドが入力済みになっているので、そのほかの必要なフィールドを入力して「保存」をクリックすれば登録できる。
もちろん、問い合わせ管理から顧客リストへ登録するだけでなく、いろいろと活用できる。たとえば、案件管理アプリに案件を登録する際、取引先を手入力したりルックアップしてもいいのだが、アクション機能を使えば、顧客リストからワンクリックで案件登録画面を開けるようになる。
1アクションで複数のフィールドをコピーすることも可能だ。アクションを設定する際、フィールドの関連付けの横にある緑色の+アイコンをクリックすると項目を追加できる。たとえば、会社名だけでなく担当者の名前や自社の対応した人、電話番号なども一度にコピーできるのだ。もちろん、両方のアプリに同じ情報を入力するフィールドが必要になる。
初期設定では、アクションを利用できるのは自分だけになっている。もし、ほかのユーザーも利用できるようにするなら、アクションの設定の「アクションの利用者」で追加しておこう。ただし、アクションを利用するには、コピー元のフィールドの閲覧権限と、コピー先のアプリへのレコードの追加権限、フィールドの編集権限が必要になるので注意すること。
いくつかアプリアクションの動作が制限されるケースがあるのでまとめて紹介しておく。まず、テーブルに含まれるフィールドの値やアプリコードはコピーできない。ゲストスペース内のアプリでもアプリアクションは利用できるのだが、コピー先のアプリもゲストスペース内に限られてしまう。
また、スマホからモバイル版にアクセスしている場合も動作しない。その場合は、ブラウザーからkintoneを開き、PC版に切り替えればアプリアクションを利用できるようになる。
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