フリーランスのための「はじめての確定申告」対策会議 第4回

アプリも使う？　領収書の整頓や経費計上を効率化する基礎知識

領収書の保存方法を知りたい

四日市　私はとにかく全部のレシートを空の靴箱に入れて取ってあるんです。

カリーさん　なんで靴箱なの？(笑)　俺も全部の領収書やレシートをまとめてごちゃ混ぜにしてるけど。

ハッチ　ボクは最初、税理士の人に「領収書やレシートはノートに貼っておきましょう」って言われて、しばらくはきちんと貼っていたんですが、だんだんめんどくさくなってきて、いまは月ごとにジップロックに入れてあります。あとで貼ろうと思ってるんだけど、ずっとその状態が続いたまま。

カリーさん　ホチキスで止めるって人もいるよね。電気代とかガス代とか項目ごとの領収書にキチッと分けて。

腰　結局、どうするのがいちばんいいんですか？

宮原　保存方法にとくに決まりはないので、自由でいいんですよ。後で確認するときに大変だからなるべく整理されているほうがいいね、ということ。ノートに貼るまでしなくても、月ごとに分けて日付順に並んでいるくらいがいいでしょう。

四日市　領収書はいつまで取っておかないといけないんですか？

宮原　領収書や預金通帳などの取引に関連する書類は法律で7年間の保存義務があります。

四日市　7年間も！

カリーさん　俺が確定申告を始めたのがそれくらい前だけど、まだ部屋のどこかには最初の分が残ってるはずだよ。

四日市　カリーさんはようやく7年前の領収書を捨てることができるんですね……。

領収書の整理／保存のポイント

　領収書の保存方法に決まりはないが、法律では7年間の保存義務がある。ある程度は整理しておかないとまずい。月ごとにまとめておくのがいいだろう。

交通費の計算はSuicaでもいいですか

ハッチ　取材で電車に乗ることが多いんですが、どこに行くのにもSuicaを使っています。Suicaにチャージした分をそのまま交通費の経費としてもいいですか？

宮原　Suicaが出たての頃は電車に乗るだけしか使えなかったから、それでも良かったんだけど、いまはSuicaを使っていろいろなものが買えてしまうので、チャージした分＝旅費交通費というわけにはいかないよね。

カリーさん　やっぱりダメなのか。

ハッチ　じゃあSuicaでは交通費しか使わないと決めているならいいですか？

宮原　ホントはSuicaの利用履歴を確認して、仕事で使った分だけ経費計上するのがいいんですけど、めんどくさいですよね。仕事用とプライベート用でSuicaを2枚用意して、仕事用の方は仕事の交通費支払いだけにする、とかですかね。

カリーさん　e-Taxのときに必要な「ICカードリーダー／ライター」を使えばSuicaのカード履歴を読み取れるんじゃないか。それで交通費だけ吐き出せたりしないかな。

腰　AndroidでもNFC（近距離無線通信）を使って、SuicaやPASMOを読み取れるアプリがありますよ。記事用に試したことがあるんですけど、履歴は最大20件しか表示されないので、こまめにチェックする必要があると思います。あと、電車賃は乗車駅と降車駅がちゃんと表示されましたけど、コンビニで買い物した分は金額しか表示されないので、何に使ったお金かは分かりませんでした。

カリーさん　それだけでもけっこういいじゃん。電車賃は少額だし、忘れてしまいがちなんで履歴が確認できるのは助かるよ。

ソニー製の「PaSoRi」というICカードリーダー／ライター用のPCソフト「SFCard Viewer」を使えば、SuicaやPASMOの履歴を確認できる

Android用のアプリ「Suica Reader」を使えば、スマホでもSuicaやPASMOの履歴を確認できる。カード履歴をCSVでエクスポートもできるが、こちらは有料サービスだ