ASCII.jpと読者で作る！ビジネスメールのデファクト・ルール！2013年度版 第4回

それは証跡なのか、惰性なのか、止め時がわからない……

メールの「引用履歴」は、善か悪か？

返信を使う時に話題の内容を確認する

　結局のところ、引用のマイナス面は、見た目うざさが一番気になると言うことがわかった。長ったらしいメールを見るのが嫌と言うことだ。そういう意味では、耐えかねた方が、消してしまえば良いだけの話となるわけだが、それ以外にも注意すべき点がある。

　それは、同じ人にメールをする場合でも、話題が変わったのであれば、引用はやめるべきと言うことだ。違う仕事やプロジェクトの話であれば、前の仕事やプロジェクトの話をする必要はないので、引用する利点もないのだ。

　新規でメールを作る必要はないが、返信を使った場合でも、サブジェクトは新規に書きなおし、Reを残さない。本文もすべて消して、新たに挨拶から書きなおして使用する。このとき、シグネチャーまで消してしまう可能性があるので注意しよう。

　もちろん、このコーナーでお馴染みの「相手先による」と言うのも忘れずに。特にCcなどでひとつの案件に対して多くの人にメールする場合、それぞれに返答を変える必要がある場合など、引用が邪魔してしまうこともある。

　そのCcに関しても場合によっては大やけどをしてしまうこともある。最初から最後まで、メールをCcで送っているのであれば、問題はないが、最後の結果だけをCcにして送る場合に、見せてはいけない途中経過を見せてしまうというリスクが発生する。特に社内だけでメールを回していた場合は、社外秘の内容も全文引用しても問題ないが、外部や取引先などに全文引用のCcで送ってしまうと、機密が漏洩しかねないのだ。

　引用のうまい使い方のひとつとして、全文を使うのではなく、質問事項のみを残し、その都度回答すると言う方法もある。すでに実践している人も多いメール作法のひとつだが、どの項目に対しての回答かわかりやすくなる。

話題が変わったら、メールもリセット。サブジェクトを新しくし、引用もやめる。

引用の直後に回答をすれば、どのことについて返答しているのかがわかりやすい。