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スパムメールにかける労力とコストを軽減する方法

2007年08月15日 09時00分更新

文●横山 慎一郎/株式会社アイティーブースト ソリューション事業部

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スパムメールの削除作業はスタッフの本来の仕事ではありません

 今、多くのショップが抱える問題として、スパムメールがあげられるのではないでしょうか。お問い合わせ専用のアドレスは、ウェブサイトで公開している場合が多く悪質なメールが送られてくる可能性が高いものです。そのため、ショップのスタッフはスパムメールを削除するといういたちごっこに日々悪戦苦闘しています。

 そのような状況を解消するためにみなさんの中では、毎月お金を支払ってスパム対策用のフィルターソフトを導入されるというところもあるでしょう。

 しかし、スパムフィルターを導入して「スパムメールが目に見えて減った!」という結果になる事は少ないようです。逆に「高いフィルターを導入しても一向にスパムメールが減らなくて困っている。」とよく声をよく聞きます。

 みなさんのショップではいかがでしょうか。

 あるショップの店長さんによると、毎朝スパムメールを削除するために、スタッフ1人あたり30分の時間を費やしているそうです。そのショップでは5人のスタッフがメール対応をそれぞれのPCで行っているため、それぞれが同じスパムメールの削除作業を行うことになっているそうです。手作業でメールの内容を判断してスパムの削除をしても、人が行う作業なので完璧ではありません。膨大なメールからスパムメールを削除し、その中から必要なお客様のメールを探し出すことになるので、もちろんミスがあり余計な労力と時間がつぎ込まれているそうです。
 そこで、優秀なフィルタソフトを入れてもお客様からのメールを間違ってスパムメールと判定してしまうこともあるようで、結果、お客様からのクレームに繋がってしまうこともあったそうです。

 このような問題は解決できないのでしょうか?

 スパムメールを見ることなく、朝気持ちよく業務がスタートできるような環境は、どのショップの店長さんも願っていることでしょう。スパムメールが完全に削除できないにしても、削除する作業をなるべく楽にしたい!というのはみなさんの切なる願いだと思います。

 実は、スパムメールはコストをかけず効率的に対処できます。複数のスタッフがそれぞれスパムメールを削除する無駄をなくすために、スタッフ全員でメールを共有するウェブメールを利用する、というのがみなさんへの提案です。

 メール共有機能をもったウェブメールを使うことによって、複数のスタッフがそれぞれスパムメールを削除するといったような手間をなくできます。例えば毎朝複数のスタッフがそれぞれスパムメールを削除していた作業が、ウェブメールで共有することによって、1人がスパムメールを削除すれば他のスタッフは同じスパムメールを見る事なく業務に入ることができます。また、誤ってスパムメールとして判定されてしまったお客様のメールも、スタッフ1人が担当して確認すればよいのです。

 世の中には、グループウェアのようにメール共有ができ、スパムフィルターも利用ができるツールがあります。

 ウェブメールを利用する事によって、ショップのアキレス腱となっているスパムメールに振り回されることなく、本来注力しなければならないショップ運営に専念できるのではないでしょうか。

著者プロフィール

名前 横山 慎一郎 maildealer[アットマーク]itboost.co.jp
※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。
会社 株式会社アイティーブースト
サイト http://www.maildealer.jp/

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