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選んだあなたが間違いです!!

2007年07月13日 09時00分更新

横山 慎一郎/株式会社アイティーブースト ソリューション事業部

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ショップにあったシステム導入していますか?

 どんなシステムであれ、店長自身やスタッフの業務がラクになるようにという目的で、決して安くはないシステムを思い切って導入したにも関わらず、結局現場のスタッフが使いこなすことが出来ず、効果を得られないまま短期間で解約してしまうというケースはネットショップでは多いようです。

 導入にあたって店長はきっと、便利な機能が盛りだくさんで、様々な運用が出来るシステムを探しに探されたことでしょう。
 それなのにシステムがうまく有効活用されなかったり、もしくは短期間で解約・・・などという結果になってしまう原因はいったい何があるのでしょうか。
 それは、決して使いこなせなかったスタッフが悪いわけではありませんので、スタッフを怒らないで下さいね(笑)。

 さて、よくある原因として挙げられるのは、店長がシステムの導入にあたって、価格の安さや機能の豊富さといった部分ばかりに目が行き、スタッフにとって使いやすく、ショップの業務運営にあったシステムを選択していない、ということです。

 日々、たくさんの業務で忙殺される中で、いちいち店長がスタッフにシステムの使い方をレクチャーしたり、分厚いマニュアルが手放せないようなシステムでは、どんなに機能が豊富でもスタッフ全員でそのシステムを有効に活用することは難しいでしょう。

 たとえば、お客様からの問い合わせメール対応といった迅速さと質(内容)が求められ、かつ日々必ず発生するような業務に対して、いかに機能が豊富なシステムを導入したとしても、肝心の操作が難しくてスタッフが馴染めないという状態では、機能させることは難しいものです。
 かといって、今まで通り何のシステムもない状態では、メールの対応漏れや重複対応が起きてしまい、もはやマンパワーの対応では限界に来てい……

 こんなときどうすればよいでしょうか?

 はい、実は簡単!なことです。

 “メール対応”にフォーカスしてご紹介すると、高機能で様々な運用ができ、しかしOutlookやBecky!といった誰にでも馴染みのある一般のメールソフトと同じような感覚で使えるシステムであれば、それほどシステムに明るくないスタッフでも簡単に使えるようなるでしょう。

 メールでの顧客対応や管理を効率化できるようなシステム自体は世の中にたくさん存在します。しかし、画面構成が複雑で、システムなどに明るくなければとても使いこなせないようなツールも多いようです。

 先にも述べましたが、店長もスタッフも日々たくさんの業務がある中で、操作が難しいシステムをじっくり腰を据えてマニュアルを読みながら、徐々に慣れていくなどという時間はおそらく取れないでしょう。
 ですから、仮にお客様へのメール対応を効率化するためにシステムを入れようとなったならば、機能面ももちろん大切ですが、それと同様に自分だけでなく、アルバイトなどのスタッフでもすぐに使いこなせるくらい簡単かどうか、スタッフのスキルレベルにしっかり当てはめて考えてみるということがシステム選択の視点として非常に重要です。

 メール対応システムでは、実際に対応漏れや重複対応を防げたり、過去のメール対応履歴を簡単に閲覧できるといった、ネットショップにとって必要不可欠な便利機能が満載で、たとえシステムにそれほど明るくない方でも感覚的に使いこなせるようなものがあります。

 ぜひ「入れてよかった!!」とショップのスタッフも含めてみなさんが心から思え、長く付き合っていけるようなシステムと出会って頂きたいですね。

著者プロフィール

名前 横山 慎一郎 maildealer[アットマーク]itboost.co.jp
※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。
会社 株式会社アイティーブースト
サイト http://www.maildealer.jp/

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