電子帳簿保存法の本格運用が始まった。
納税に関係する帳簿や書類を、電子データで保存することを義務付ける制度だ。
2024年1月1日から、データを保存する制度の本格運用が始まったが、具体的な中身はなかなか細かく、複雑だ。
企業の経営者や担当者だけでなく、フリーランスとして働く人や、副業を持っている人など制度の対象となる人は幅広い。
制度の対象者となる人たちには、けっこうな負担の増加になりそうだ。しかし、追徴課税などの不利益を受けないように、制度の骨格を理解し、備えておく必要がある。
いまさらながら、可能な限りわかりやすい説明を試みたい。
3つの柱
電子帳簿の保存制度には、3つの柱がある。
1.電子取引データの保存
2.帳簿・書類データの保存
3.スキャナを使った書類データの保存
これら3つの柱にはそれぞれ、細かい要件や緩和措置などが設けられている。
以下で、詳細を説明したい。
電子取引データの保存
まず、電子取引データの保存だ。
仕事で取引をする際には、取引先とさまざまな書類をやり取りする。例としては、次のような書類が挙げられる。
●注文書
●契約書
●送り状
●領収書
●見積書
●請求書
たとえば、フリーランスの人や副業で仕事をする人は、まず企業と契約書を交わすことが多いだろう。
そのうえで、個別の仕事について発注書が企業から送られてくる。
仕事が完了したら、企業に対して請求書を送る。
すると、企業から、請求書に記載された銀行口座などに報酬が支払われる。
多くの場合、メールやメールに添付されたPDFファイルなどが、新しい制度で保存の対象となる「電子取引データ」に当たるだろう。
考えてみると、企業間の取引も、おおむね上記のような流れで進んでいくはずだ。
一連の取引でやり取りした書類については、データでPCなどに保存しておくことが義務付けられる。
超面倒な「検索要件」
データを保存する際には、「検索要件」がやっかいだ。
税務署から求められたときに、速やかに対応できるようにExcelやSpreadsheetなどで一覧表をつくって、検索ができるようにしておく対応が求められる。
表をつくるのが面倒な方は、規則性のあるファイル名をつける方法でも対応が可能だ。
たとえば2024年1月4日に海山商事宛てに10万円の請求書をPDFファイルとして電子メールに添付して送ったとしよう。
この場合、「2024年1月請求書」というフォルダをつくる。
そのうえで、「20240104_海山商事_100000.pdf」など、日付、取引先、金額で検索可能なファイル名をつけて保存しておく。
具体的な作業の流れを文章にしてみると、極めて面倒な作業であることがわかる。
面倒な人は、家計ソフトなどのウェブサービスと契約する選択肢もあるが、直接の売上にはつながらないコストは増える。
ただし、ここから先が重要だ。2課税年度前の売上が5000万円以下の場合、税務署にダウンロードを求められた時に対応できるようにしておけば足りる。
帳簿・書類データの保存
帳簿・書類データの保存は、どちらかというと利便性が少しは向上しそうな内容だ。
会計ソフトで作成している帳簿や決算関係の書類を、電子データで保存できるようになる。
これまで、多くの企業はこうした書類は、先に紹介した取引関連の書類をプリントアウトし、ファイルにとじて保存していた。
こうした手間を省き、税務署の職員が調査に来たときに、ダウンロードできれば問題ない。
スキャナを使った書類データの保存
スキャナを使った書類データの保存では、紙でやり取りした書類をデータで保存できるようになった。
たとえば、紙の契約書を交わした場合であっても、契約書をスキャンして保存できる。
取引先から届いた紙の請求書や、支払の際に受け取った領収書も、データ化して保存しておけばいい。
ただし、カラーのデータで保存することが必須となる。
スキャナでの保存については、国税庁がはっきりと「スマホでもOK」と明言している。
税務調査の効率は向上するが……
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