“仕事で使うDropbox”の基本と便利な使い方 ― 人気記事ベストセレクション

　新年度がスタートする4月。仕事や学問のため、新たにDropboxを使い始める人も多いのではないでしょうか。Dropboxは「直感的にすぐ使える」ことが大きな魅力ですが、知っておくとさらに便利になる機能や使い方も多くあります。

　今回は、過去に掲載した記事の中から、「知っておくと役立つ」人気の高い記事をセレクトしてご紹介します。

まずは基本、Dropboxを使ったファイル共有を理解する

　Dropboxは、手元のPCで作成したファイルをクラウドに保存できるクラウドストレージのサービスです。個人で使う場合の主な目的は「ファイルのバックアップ」や「ほかのデバイスとの共有」ですが、組織（企業や学校など）で使う場合には「組織内／外のメンバーとの安全なファイル共有」も重要な目的になります。

　Dropboxのファイル共有でまず気をつけるべきことは「ファイルへのアクセス権限の管理」です。Dropboxに保存したファイルは、その内容に応じて「社内全員にアクセスを許可する」「特定の部署のメンバーだけにアクセスを許可する」「（自分以外の）誰にもアクセスを許可しない」など、さまざまなパターンがあるはずです。

　以下の記事では、Dropboxで共有フォルダを作り、ファイルを共有する（＝アクセス権限を制限する）基本的な方法を紹介しています。

○情報漏えいを防げ！Dropbox Businessの安全なファイルやフォルダの共有方法
　　※注：企業／組織向けDropboxは、個人向けサービスにはない管理機能も備えており「Dropbox Business」とも呼ばれていますが、現在は「Dropbox」の呼称で統一されています。

　Dropboxでは、シンプルな仕組みで、かなり細かなアクセス権限の設定ができるようになっています。セキュリティを高めて情報漏洩を防ぐために、この設定についても始めに正しく理解しておきましょう。

○Dropbox Businessで設定できる「アクセス権」を整理、理解しよう

メールやチャット経由でファイルを共有する（送信する）

　皆さんがファイルを共有したい相手は、社内の特定の人だけではないはずです。ときには社外の取引先に、安全にファイルを渡したいこともあると思います。しかし、ファイルを直接メールに添付して送信することは、現在はセキュリティリスクにつながり推奨されません。

　もちろんこの問題は、Dropboxのクラウドストレージという利点を生かして解決できます。まずは、Dropbox上のフォルダを共有して、そのURLをメールやチャットで送信する、基本的な方法を覚えておきましょう。

○Dropbox Businessで“脱・PPAP”！ 安全にファイルを共有する方法

　ただし上記の共有方法は、相手側もDropboxのアカウントを持っていなければ使えません。もちろんアカウントを登録してもらう（無料アカウントでも可）のが良いのですが、それができない場合には、「Dropbox Transfer」という送信専用ツールが用意されています。

○相手を選ばず大容量データを送れる「Dropbox Transfer」が超絶便利

Micorosoft Officeドキュメントを共有／共同編集する

　Word、Excel、PowerPointといったMicrosoft Officeのドキュメントファイルは、企業では非常によく使われます。他のメンバーとファイルを共有して、内容確認や文面の修正などをお願いする機会も多いのではないでしょうか。

　ただし、受け手側のPCにOfficeがインストールされていないと、そのファイルを開くことができず面倒なことになりがちです。

　そんなときに便利なのがDropboxです。Dropboxに保存されたOfficeファイルであれば、Webブラウザからアクセスすればそのまま閲覧できます。さらには、Microsoft 365のアプリと連携してWeb上で編集も可能です（※Microsoft 365ライセンスが必要）。

○Word、Excel、PowerPointファイルをDropboxでオンライン閲覧／編集する

　また、Dropbox上で共有されているOfficeドキュメントを、複数のメンバーが同時に開いて編集する「共同編集」の機能もあります（※以下はベータ版時点の記事ですが、現在は正式版の機能となっています）。

○Dropboxの共有Officeドキュメントをリアルタイムに共同編集する新機能

そのほか、知っておくと便利なビジネス向けの機能

　そのほかにも、企業向けのDropboxには、チームで仕事を進めるうえで知っておきたい便利な機能がいくつもあります。

　たとえば「チームフォルダ」機能です。先ほど触れた共有フォルダにもよく似ていますが、特に組織の規模が多い場合、管理者が組織全体のDropboxを管理するうえで便利な機能と言えます。

○Dropbox Businessの「チームフォルダ」と「共有フォルダ」はどう違う？

　電子署名の「Dropbox Sign」機能もあります。契約書などの書類ファイルを共有する際に、Dropbox上の簡単な操作だけで、日本の法律的にも有効な電子署名が付与できます。月々の利用件数が少なければ無料でも使えるので、ぜひ覚えておきましょう。

○無料でも使える電子署名「Dropbox Sign」の使い方

　もうひとつ紹介したいのが、Dropboxのクラウドストレージを活用して、手元のPCのドライブ（ストレージ）使用量を節約する機能です。業務PCのドライブ容量が足りなくなる場面はよくありますから、これも知っておくと非常に役立つでしょう。

○ストレージ容量の少ないPCで大容量のDropbox Businessを活用する技

＊　＊　＊

　今回は、特に読んでほしい人気の記事だけをピックアップしましたが、それでも多くなってしまいました。「もっと基本的な使い方から知りたい！」という方は、ぜひ以下の連載をさかのぼってお読みください。

○連載：チームの共同作業がはかどる！ Dropbox Businessを使いこなそう

　Dropboxは、皆さんユーザーの仕事がスムーズに進むように、ひんぱんに機能の追加や強化、改善を続けています。これから出てくる新しい機能についても、ぜひ注目しておいてください。