町内会・自治会にLINE WORKSの電子回覧板をお勧めする3つの理由

2023年10月02日 09時00分更新

文● 柳谷智宣　編集●MOVIEW 清水

提供: ワークスモバイルジャパン

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第121回は、町内会や自治会の活動にLINE WORKSを活用する3つのメリットについて紹介する。

　町内会や自治会で活動する際、紙の回覧板を回す手間が負担になっているケースは多い。紙資料を作成して印刷し、仕分けをした後、各家庭に配布するのは手間や時間がかかる。ただでさえ、町内会・自治会の役員は人手不足なのに、非効率な作業が負担になっているなら、なおさら若い世代は手を上げなくなってしまう。

　とはいえ、ペーパーレス化と言っても、高齢者も多い一般家庭だとデジタルツールの導入に及び腰になりかねない。そこでお勧めしたいのがLINE WORKSだ。

1つ目の理由：LINE WORKSで時短とペーパーレス化が実現

　LINE WORKSが町内会・自治会にお勧めな1つ目の理由は、デジタル化することで時短とペーパーレス化が実現すること。例えば、回覧板を作成する時、わざわざWordやPowerPointで見栄えのいい資料を作る必要はない。LINE WORKSの掲示板機能を活用して、必要な情報を投稿し、共有するだけでいい。

　テキストだけでなく、画像やPDFなどのファイルを添付することもできるので、必要に応じた回覧板を作ることができる。紙の印刷が不必要になるので、ペーパーレス化とコスト削減にも役立つ。

掲示板の投稿画面。テキストに色を付けたり画像を添付したりできる

　配布する手間が省け、迅速かつタイムリーに情報を共有できるのも大きい。例えば、悪天候によるイベントの中止連絡や地震・台風などの災害情報もリアルタイムで配信できるようになる。

スマホで掲示板を開いたところ

　またLINE WORKSの掲示板なら過去の投稿が残っており、いつでもどこでも見返せる。1年前にはどんな回覧板を回したのか、前回の投稿を参考にしたいとか、先月回ってきた回覧板の内容を忘れた、と言ったときにもすぐに確認できる。

2つ目の理由：LINE WORKSならITに詳しくなくても使えるので浸透しやすい

　2つ目の理由は、住人のITの知識レベルがばらばらな町内会・自治会でもLINE WORKSなら浸透しやすい点があげられる。もちろん、スマホの操作がわからないという人なら、最初はアプリのインストールやログインの方法を教えてあげる必要はある。

　LINE WORKSは既読機能があり、誰が見たのか、誰が見ていないのかもわかる。

既読管理画面から、未読の人に再通知できる

　未読の人たちに対して、手軽に再通知することもできるので、投稿を見てない人が情報を追えず、置いてけぼりになることが防げる。

　いつまでたっても既読にならない人は、もしかするとLINE WORKSの見方がわからないのかもしれない。もし未読が続くようであれば、担当者が電話などで直接フォローする方法もある。

　また、本当にITが苦手な人が多い場合は、まずは「トーク」で回覧板の内容を案内する手もある。最近は、年配の方でも子供や孫などとコミュニケーションするためにLINEを使っているケースは多い。「トーク」なら個人用LINEと同じような画面なので、迷わず使えるだろう。

　例えば、「○○町内会連絡網」といったトークルームを作り、共有したい情報を投稿すればいい。トークにも掲示板と同様に既読機能があり、誰が読んだかわかるので、年配の方の見守りにも役立つだろう。

最初は「トーク」で情報共有や緊急連絡をするのもあり

3つ目の理由：非営利団体なら1000人まで無料で使える特別プランが提供されている

　3つ目の理由は、町内会や自治会など非営利団体を対象とした、無料の非営利団体向け特別プランがある点。なんとフリープランでは通常最大30人までのところ、最大1000人まで無料で利用できるのだ。ストレージ容量もフリープランでは5GBのところ、10倍の50GBを利用できる。非営利団体向け特別プランは、利用開始から非営利団体としての適用申請まで手続きが決まっているので、サイトに書かれている情報をしっかりと読んで手順どおりに進めるようにしよう。

　まずは、LINE WORKSがどれくらい簡単でどれくらい便利に使えるのか、役員や班長だけの少人数で連絡網としてトークを試してみることをお勧めする。