業務を変えるkintoneユーザー事例 第196回

着実に根付きつつある内製化　他部門への普及もゆっくりと

広島県の農林水産局がアプリを内製化　現場ならではのアイデアを形に

　広島県の農林水産局では、3年前にサイボウズのkintoneを導入。外部ベンダーの支援を受けながら、内製化に取り組んでおり、現場ならではの業務アプリが次々と生まれている。アプリ導入前の課題やkintoneで解決できたことなどを農林水産局の方々に聞いた。

まずは食品表示業務のデジタル化からスモールスタート

　広島県の農林水産局は、農業、水産、畜産、林業までの振興や支援を行なう部局で、県内の農林水産事業所、農業技術指導所、農業技術大学校、一部のダム管理事務所での職員まで含む。6000人規模の県庁にありながら、800人規模の陣容を誇る大型部局となる。この農林水産局の中で、kintoneの利用がスモールスタートしたのは農業技術課。2020年、最初に手を付けたのは、農業技術課の食品表示の業務だった。

　食品表示は、スーパーや産直市など食品関連の事業者に正しい食品表示を指導する業務で、事業者や指導を委託している市町から来た相談に対して、農業技術課が関係機関と相談しながら回答する必要があった。しかし、従来は電話やFAXの相談内容と回答をWordファイルに記入し、ファイルサーバーに保存していたため、検索や再利用が難しかったという。農業技術課 食品表示担当の藤岡優香氏は、「各年で保存していたので、検索するのがかなり手間でした。紙だと保存年限があるので、過去のモノを調べられないという課題がありました」と振り返る。

広島県 農林水産局 農業技術課 食品表示担当 主任 藤岡優香氏

　この課題に対して、前任者はkintoneでのアプリ化を開始。現在、市町から相談はkintoneプラグインであるFormBridge（トヨクモ）を用いたフォームに入力してもらうようにし、直接問い合わせが来た場合のみ、相談を入力するだけになった。受付の通知が来ると、食品表示担当はkintoneアプリ上で回答を作成、トヨクモのPrintCreatorを用いてPDFで出力し、保存しているという。

　kintoneに情報を登録することで、全文検索が可能になり、回答作成に役立つようになった。「今まではあくまでファイル名だけでしたが、中身まで検索かけられるようになったので、かなり便利になりました」（藤岡氏）。また、FormBridgeで入力してもらうため、電話の内容を転記する必要がなくなり、テレワーク時でも確認できるようになったという。

　スモールスタートでの成功を受け、農業技術課のkintone導入はいよいよ本格化した。前任者とともにkintone導入をリードした農業技術課 参事の佐々木 義和氏は、「当時の局長にkintoneについて説明したら、褒められるのではなく、『こんなにいいものあるんだったら、早く局内全局で使えるようにしなさい』と、怒られました（笑）」と振り返る。

広島県 農林水産局 農業技術課 参事 佐々木 義和氏

アプリ作成の研修には管理者も必須で参加

　こうして始まった農林水産局でのkintone導入。まずはkintoneの動画研修を行ない、業務改善につながりそうだと考える人の中から希望者を募り、kintoneのアプリ開発を支援することとなった。開発に際しては、外部ベンダーの伴走型支援を受け、局内に利用を広めることとなった。

　2021年11月に始めたのは、局の方針として、本庁職員、地方機関の職員のみならず、管理職まで対象にしたEラーニングによるkintoneの研修。DXのマインドセットを醸成するだけでなく、kintoneを用いたスキルセットの習得も必要で、管理職も例外なしで、両方に参加しなければならない。佐々木氏は、「管理職にもアプリを作ってもらいました。マネジメント層が必要な業務だと理解してくれないと、一時的なアプリ開発作業による業務を許容してもらえず、kintoneの活用に配慮してもらえないからです」と語る。

　管理職として研修を受けた農業技術課 課長の柴山勝利氏。実際に作ったり、使ったりする立場ではないが、研修自体は他の職員と動画を見ながら同じくアプリの作成まで行なったという。「上司が理解しないと、進まないと思っていたので、管理職も巻き込むやり方はいいと思いました。やってみたら、意外と簡単でしたよ」と柴山氏は振り返る。

広島県 農業技術課 課長の柴山勝利氏

　2022年は運用面の課題を解決するため、kintoneの先進事例を持つ神戸市やJALなどのユーザーを視察した。事例を参考にしながら、kintone利用上のルールや、アプリ・アカウントの管理など、システム全体の運用に関わる各種規定をDX推進チームと連携して作り上げた。「テストスペースから本運用に移るというフローは神戸市さん、アプリのネーミングルールはJALさんの運用をお手本にしています」と佐々木氏は語る。こうした事例やアイデアの共有は、kintoneならではと言える。

　昨年度は、kintoneの研修から開発相談、アプリ開発までをひととおりシステム化した。ユーザーは初級研修、プラグイン研修を受講し、希望者にはアカウントを配布。作成できるものは作成を実施し、難しいものは農業技術課に相談を持ち込み、kintoneの利用が適切だと判断されたら、外部ベンダーのSEと対面やWebでの相談を受けられる。「場合によっては業務の見直しまで行なって、デジタル化を進めています」とのこと。また、アプリの開発はkintoneで進捗管理を行なっており、相談件数などもkintoneのグラフですぐに確認できるという。