kintoneの画面からDropboxへのファイル／フォルダの追加やプレビュー、共有といった操作ができる
kintoneとDropbox Businessを連携、新プラグイン「Dropbox for kintone Premium」を知ろう
提供: Dropbox
キャップドゥが2022年3月18日、kintoneと各社SaaSを連携させる新しいkintoneプラグインのお披露目セミナーを開催した。本稿では、kintone／Dropbox連携プラグインのバージョンアップ版となる「Dropbox for kintone Premium」の機能紹介セッションについてレポートする。
同ウェビナーではDropboxのほか、PCAクラウド、楽楽明細などとkintoneを連携させるプラグインをお披露目した
Dropbox Japan パートナー営業本部 パートナーディベロプメント マネージャーの牧野菜穂子氏が登壇
Dropbox Businessは多彩なシステムをつなぐ「共通ストレージ基盤」
Dropboxは現在全世界におよそ7億人のユーザーを持つクラウドストレージサービスで、ビジネス向けのDropbox Businessも約50万社に利用されている。Dropbox Businessの利用拡大をミッションとして、2014年には日本法人が設立された。
日本は世界の中でも重要なマーケットとして、これまでさまざまなな取り組みを行っている。2019年には日本国内でもデータセンターを運用開始しており、日本のユーザーがアップロードするデータは基本的に国内で保管されるようになっている。Dropbox BusinessにはSOHO／小規模なチームから大企業まで幅広いユーザーがいるが、特に200～1000人規模の企業がスイートスポットだという。
Dropbox Businessを導入することで、業務データのバックアップやBCP対策、ペーパーレス化の促進、テレワーク環境の整備、IT部門／情シスの業務効率改善、“PPAP”（パスワード付ZIPファイルのメール添付）からの脱却など、たくさんの企業課題を解決できる。
牧野氏は、Dropbox Businessは「お客さまがご利用中、もしくはご検討中のソフトウェアやハードウェアを横断的に接続／連携できる『共通ストレージ基盤』と位置付けています」と説明する。
データベース型アプリやCRMツールでファイルを扱う場合、個々のITツール側にデータを保管してしまうと、どうしてもそれぞれのデータが分断される“サイロ化”が起きてしまう。このサイロ化を防ぐためには、共通ストレージ基盤としてDropboxを活用すればいい。特に、大容量のデータを扱っていたり、マルチSaaSを利用している企業では便利に使えるという。
他社アプリケーションとの連携で必要になるのがAPIだ。APIは外部との“窓口”の役割を果たし、外部からの要求を受け付け、適切な応答を返す。Dropbox BusinessのAPIを利用すれば、ファイルのアップロード／ダウンロード、プレビュー表示など、Dropbox Businessが持つ機能を外部のアプリ側から操作、利用できるようになる。
キャップドゥのDropbox for kintone Premiumは、このAPIを利用して、kintoneで開発したアプリからDropbox Businessにアクセスできるようにするプラグインだ。
DropboxのAPIを使うことで外部のアプリケーション／サービスと連携できるようになる
操作感もセキュリティも向上した新しいプラグイン
Dropbox for kintone Premiumは、これまで「Dropbox for kintone」として無償公開されていたプラグインのバージョンアップ版となる（旧版の紹介記事はこちら）。今回のバージョンアップによって大幅に機能強化がなされ、有償のプラグインとなった。
このプラグインを利用することで、たとえばkintoneのレコード画面の中にDropbox Businessのフォルダー／ファイルにアクセスできるウィンドウを埋め込み、そこからファイルのアップロードやダウンロード、プレビューなどができる。ブラウザの画面を切り替えることなくDropbox Businessにアクセスできるので、違和感なく“共通ストレージ”を活用できて便利だ。
セミナーでは「Dropbox for kintone Premium」のデモ動画が披露された。まずはその様子を紹介する。
kintoneにプラグインを追加すると、レコード編集画面の下にDropbox Businessの操作欄が追加される。「Upload File」ボタンをクリックするとアップロード画面がポップアップするので、矢印をクリックしてエクスプローラーでファイルを選択する。ドラッグ＆ドロップしてもOK。これで操作欄にファイルが表示される。もちろん、ファイルそのものはkintoneのストレージではなく、Dropboxクラウドに保存されている。
ちなみに、レコード欄の右にはコメントや変更履歴のアイコンがあるが、その下にDropboxのアイコンも追加されている。このアイコンをクリックすると、画面下の操作欄に飛ぶようになっている。多数のフィールドを設定しているアプリでも快適に利用できるのがありがたい。
レコードの下に「Dropbox for kintone Premium」の操作欄が表示される
ポップアップ画面からファイルをアップロードできる
また「Preview」ボタンをクリックするとポップアップが開き、そのファイルのプレビューが表示される。Dropbox Businessは、Officeドキュメント（Word、Excel、PowerPoint）、PDF、テキスト、画像、動画、音声など幅広いファイル形式のプレビューに対応しており、kintoneの画面上でそうしたファイルの中身が確認できて便利だ。なお「Dropboxで表示」ボタンをクリックすると、Dropboxの画面を開いて閲覧することもできる。
ファイル共有もkintoneの画面上から簡単にできる。「Copy Link」ボタンをクリックするだけでファイルのURL（共有リンク）をコピーできる。また「Share Link」をクリックすれば、共有時のパスワードや有効期限を付与した共有リンクを発行できる。
そのほか、フォルダーを新規作成したり（「Create Folder」ボタン）、フォルダー名を変更したり（「Rename」ボタン）することも可能だ。ちなみに、ファイル名を変更することはできない。
Previewボタンをクリックするとファイルのプレビューが開く
「Share Link」でパスワードや有効期限を設定したファイル共有ができる
またパーミッションアプリを利用することで、レコードに紐付けられたDropboxフォルダへのアクセス権限を、kintoneアカウントごとに設定できる。権限は「プレビューのみ」「コピー可能」「編集可能」の3種類から選べる。これでファイルをセキュアに扱うことができる。
パーミッションアプリを利用し、Dropbox Businessへのアクセス権も管理できる
新しいDropbox for kintone Premiumプラグインの、旧版プラグインとの違いは以下の7点だ。
1：画面下の操作欄にジャンプできるDropboxアイコン
2：Dropbox窓内の現在のフォルダ名を赤色で表示
3：Dropbox窓内の表示内容を名前順で並べ替え
4：Dropbox窓内での検索
5：パスワードや有効期限を付けた共有リンクの作成が可能
6：kintoneアカウントごとアクセス権限の設定が可能
7：kintoneにログアプリを追加し操作内容を記録できる
操作感がブラッシュアップされたうえ、セキュアにデータを共有できるようになり、アクセス権も管理できるようになっているのがポイントだ。
Dropbox for kintone Premiumの価格（税別）は、初期費用が5万円、月額利用料金が1万円。年払いの場合は年10万円となる。本格導入前に14日間の無料試用ができるので、kintoneとDropbox Businessを利用しているユーザーはぜひ試してみてほしい。その便利さに驚くこと請け合いだ。
（提供：Dropbox）
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