RPA導入のおさえるべきポイント 導入事例とともに紹介

文●ASCII

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 RPA(Robotic Process Automation)*を導入する企業は右肩上がりに増加し、特に大企業においては、本格導入後の効果検証や全社展開まで進んでいます。中小企業でもRPAツールベンダーの無料トライアルなどを実施し、どのような業務にRPAを活用できるかの見きわめ、まずは1部門での導入を進めるなど、業務改善や効率化への意識がますます高まっていると感じます。

 ここではRPA導入の最新動向として、RPAがここまで注目される背景や、RPA導入に対する企業の課題や注意したいケース、成功事例を紹介していきます。

*RPAとは:人がコンピューター上で行なっている定型的な作業を、ロボットで自動化することをいいます。「ソフトウェアロボット」「デジタルレイバー(仮想知的労働者)」とも呼ばれます。AI(人工知能)やIoT(インターネット・オブ・シングズ)と並び、業務を効率化し、DX(デジタルトランスフォーメーション)を推進する手段の一つとして注目されています。

RPAが注目される理由、背景

1.働き方改革

 言葉としてはすっかりおなじみになっている『働き方改革』。日本の「少子高齢化による労働人口の減少」、「長時間労働と過労死問題」、「労働生産性の低さ」などの課題を解決する一つの手段としてRPAは注目を集めました。特に、中小企業を中心に存在する慢性的な人手不足の解消においてRPAは有効です。業務効率を上げたり、ビジネスを発展させていくことを目的に、導入が進んでいます。

2.デジタルトランスフォーメーション(DX)

 2018年に経産省から公表された『DXレポート』も、RPAへの注目を集める要因になっています。また、さまざまなIT系メディアの記事やレポートで取り上げられているように、コロナ禍はDX推進の機運を高めました。しかし、日本は欧米に比較してDX推進は遅れていると言われており、早急な取り組みが求められています。ITの活用、デジタル化がキーとなり、膨大なデータの処理や業務は人手任せでは到底追いつくことができないでしょう。この先のビジネスは、敏捷性や正確性がものをいいます。取得したデータを活用したり、新しいサービスを創造したりする業務の自動化が必要なのです。

RPA導入の現状、企業の課題

 RPAが注目される理由や必要性がわかったところで「どのように導入し、活用を始めたらいいのか」を述べていきます。

 RPA導入は、さまざまな導入事例に掲載されているほど簡単にはいかない現実もあります。しかし、次にピックアップした点をおさえればRPA導入に二の足を踏む必要はありません。

・PRA導入・運用の体制
・RPAツールの選定
・RPA導入の期間
・RPA導入の費用対効果の算出

【PRA導入・運用の体制】RPAは誰がやるの?

 「RPAは誰がやるの?」 という問いに、違和感がある方もいると思います。業務を効率化したい、業務改善したいという“あなた”がRPAツールを使い、業務自動化のシナリオを作り、動かしていく、というのが答えです。ぜひ、業務効率化に着手することを我が事として考えていきましょう。

 このように言うとプログラミングの知識がないのにできるのか、自動化を要望しているのは業務部門であり、会社として対応すべきだから、情報システム部門が担当するのがよい、そもそも、トップダウンでの業務改善指示だから、開発は外注でいいのでは、など様々な意見があるでしょう。ソフトウェアロボットであるRPAを一人の社員と見立て、業務を教え込む(自動化シナリオを開発する)のは、まるで新入社員を迎えOJTをするようだ、という人もいます。立場や思いはそれぞれですが、RPAツールを導入して業務効率を上げるには、プロジェクトの体制が重要です。

 どんな業務でRPAを使うのか、誰がRPAを開発するのか、エラーが起こったときなどの対応や日々の運用はどうするのか、など、体制とルールを整えましょう。業務の棚卸し(=洗い出し。どんな業務をRPAにさせるか、どれだけその業務に時間を割いているのか、RPAに向いているのか)は業務の現場であるRPAユーザー部門が担当し、RPAのシナリオ開発や運用は情報システム部門で一括して行なう、という企業もあります。

一方で、業務改善をしたいRPAユーザー部門がRPAツールベンダーのサポートを受けながら自身でRPAシナリオの開発をし、運用もこなしていくという企業も増えてきました。RPAの活用・運用・管理についての理解や教育が充実していれば、以前言われていたような『野良ロボ*』のように担当者や稼働が不明のRPAシナリオが存在することはありませんから、RPA導入の効果も把握しやすいはずです。

 こうして、RPAツールの活用・運用のスキルが自社に定着すれば、業務改善や効率化の意識はますます高まっていくのです。

*野良ロボ:異動や退社などなんらかの事情で管理者不在になったRPAロボットのことで、闇ロボットやブラックロボットともいわれています。情報システム部門やRPA推進部門がその存在や動作を把握・管理していないRPAロボットです。

管理者不在の野良ロボは、更新や修正もされず、当初設定されてた動作を行なって業務効率を下げる可能性があり、システムに負荷をかけます。最悪の場合は、トラブルやシステムダウンの原因になりえます。

関連記事:野良ロボットを生み出さないためのRPA運用とは?

【RPAツールの選定】選定のポイントとは

 自社の業態や業務内容、規模や今後の展開など様々な要素から、導入するRPAをどれにするかはとても悩ましい判断です。この2-3年でRPAツールは相当数に増え、「だれでも簡単に業務を自動化できる」ということをアピールしている印象があります。

 RPAツールの無料トライアルが用意されているところも多いですが、たいていは2週間から1か月程度の期間ですから、RPAツールの使い勝手を見極めるぐらいで終わってしまいます。トライアルの期間に、ベンダーが提示したサンプルなど、簡単な自動化シナリオを操作してみて「意外とできるもんだね」という感覚でRPA導入を決めるのは、導入してから苦労することになります。

 できれば、実際に自動化したい業務をあらかじめ選定しておき、業務の棚卸しを済ませたうえで無料トライアルをしましょう。こうすることによって「RPAを導入したけれど、自動化したかった業務がRPAツールの機能上、できなかった」ということは避けられます。

 RPAツールのスペックの点では、昨今大きな違いは見受けられません。無料トライアルの期間を含め、サポートが充実しているRPAベンダーを選択するのがおすすめです。RPAツールは使いこなしてこそ、導入の効果が最大限に引き出せます。

 とはいえ、RPA導入の稟議書等にRPAツールの比較について記載するのであれば、下記のような表を作り、導入検討しているRPAツールを横並びにしてみましょう。

項目 費用 操作性 教育 拡張性 安定動作性 エラー処理 情報の取得性 EXCEL対応
項目詳細 イニシャルコストとランニングコストの比較 ロボット作成時の操作性 担当者の教育体制 RPAシステム
の拡張性
ロボット動作の安定性 ロボットが停止したときの
対応
ロボット作成のQ&Aの取得性 Excelの対応性
優位 台数の増加や今後の使用環境への対応度が向上する ロボット作成が早くなる 展開する場合に担当者の負担が低減できる 台数の増加や今後の使用環境への対応度が向上する 処理に対するエラーの発生頻度が低下する ロボットが停止した時の対応が早く行なえる ロボット作成時に不明点があった場合、第三者の情報が入手できる 業務にExcelを多用しているため対応性が必要
RPA-A ○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点
RPA-B
 
○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点
RPA-C ○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点 ○点

表:RPA比較検討

【RPA導入の期間】導入がゴールではない

 RPA導入・活用の体制を整え、RPAツールの選定もでき、無料トライアルを決めたところで、いよいよどのようなスケジュールでRPA導入・活用を進めていくかのスケジュールを立てます。RPAツールベンダーには、ツールの使い方をレクチャーするだけでなく、どのようにRPAを運用していけばよいのか、社内の業務改善や効率化への士気が高まるよう、プロジェクトの支援をするサービスもあります。

 まさに、ユーザックシステム『Autoジョブ名人』のオプションで提供しているRPA導入支援サービス『カスタマーサクセスプラン』はこれにあたります。

 一般的に、自動化させたい業務やその規模にもよりますが、RPAを導入し、安定稼働するまで平均しておよそ半年~8ヵ月と言われています。

 業務改善の効果を早期に出すことを目的に開発された『カスタマーサクセスプラン』は、3ヶ月のうちにRPA導入の効果を実感できるところまでを支援します。

 自動化したい業務の棚卸しから支援するので、無料トライアルの期間から業務効率化に向けてスタートを切れます。

 自動化したい業務がRPAでできるのかどうかの検証(PoC)を並行して行ない、スピーディーにプロジェクトを進めることができます。

1. 業務改善プロジェクトの体制づくり
2. 自動化したい業務の棚卸し、選定
3. RPAツールの比較、検討
4. RPAツールのトライアル、業務に使えるかどうかの検証(PoC)
5. RPAツールの契約
6. 導入プロジェクトキックオフ
7. 棚卸しリストに基づき、RPAシナリオを開発
8. テスト稼働を経て、本稼働
9. RPA導入効果の検証
10. 他の業務や部門へのRPA横展開

【RPA導入の費用対効果の算出】効果測定は業務改善のモチベーション

 RPAは導入効果が測りやすいツールです。業務の棚卸しにおいて、とある業務に「5時間、3人で行ない、1ヵ月のうち20日間実施している」という場合、RPAツールによって「30分で20日間、RPAが稼働」となれば、その効果は歴然です。

 また、こうした定量的効果だけでなく、「ミスが減った」「時間に追われていた仕事がRPAになり、ストレスを感じなくなった」などの定性的効果が表れるのも、RPAツールの特長です。

1.定量的効果

 人が行なっていたルーチンワークを自動化することで、労働時間を短縮。業務内容によっては、残業代も削減できます。RPAの導入により削減できた人件費が定量的効果にあたります。

 定量的効果の具体的な値は、以下の計算式で求めることができます。

 削減できた人件費(年)=1件の処理にかかる時間(単位:時間)×1年で処理できた件数×担当者の時給

 処理担当者が複数いる場合は、処理にかかる時間や時給は全担当者の平均値から出します。ポイントは、現在その業務にはどの程度の時間が必要なのか、RPAの導入によってどの程度業務時間を削減できるのかを正確に予測・計測することです。

 削減できた人件費から、RPAのライセンスや保守運用にかかる費用を差し引くことで、定量的効果による費用対効果を測定できます。

2.定性的効果

 定性的効果は、次のようなものが該当します。

・業務の自動化による人的ミスの削減や業務品質の向上

 RPAで業務を自動化することで、人的ミスを回避できます。ミスが発生した場合に必要になる、ミスに関する調査や再処理の工数、残業代なども減るでしょう。さらに、ミスによる損害の発生や、売上機会の損失も防げます。

 また、業務を自動化することで、対応のムラがなくなり、同じ案件には同じ対応や処理で返すことが可能です。業務品質の向上から顧客満足度の向上にもつながります。

・業務の自動化と配置転換による人材不足の解消

 RPAで業務を自動化することで、単純作業やルーチンワークを行なう従業員を減らし、人手が不足している部門に配置できます。新たに人材を採用することなく、社内の配置転換だけで人材不足を解消することが可能です。

 RPAは残業代も休日手当も不要で、不眠不休で働くことができます。離職や異動がないため、人材採用費や教育費が無駄になることもありません。したがって、RPAによって置き換えられた業務は、従業員の欠勤や離職により業務が滞る心配がありません。

 業務内容によっては、客先対応の多い通常勤務時間は従業員が対応し、業務時間外のルーチンワークをRPAで置き換えることができるでしょう。業種によってはフロント業務を効率化し、営業やマーケティングに人材を割くことで、売上増加につながることもあります。

・セキュリティーの向上

 RPAは、人間よりも高いセキュリティーを維持できます。意図的な情報漏えいや、うっかりミスによる情報漏えいにつながることはありません。ただし、導入当初の設定や社内のセキュリティ対策はしっかりしておく必要があります。

3.費用対効果を大きくするために、RPAはとことん活用する

 RPAの費用対効果(ROI)は、RPAの導入により削減できた費用から、RPAの導入費用や保守運用の費用を差し引くことによる数値として得ることができます。費用対効果の算出に用いることができるのは、定量的効果だけです。

 定量的効果は、RPAで自動化する業務ごとに得ることができます。手作業による操作をRPAロボットの動作に置き換えるので、置き換える部分を増やすことで、導入効果は上がっていくでしょう。

 RPAで業務自動化をした件数が多ければ多いほど、多くの人件費を削減して費用対効果を大きくすることができます。

意外に多い、中小企業「RPA導入の失敗」

 大企業においては、RPA導入のフェーズはいったん落ち着き、全社展開など活用・運用の注力へと進んでいますが、中小企業は導入検討の段階で、なかなか先に進められなかったり、導入できたとしても、シナリオ開発が思ったようにいかずプロジェクトが頓挫してしまうようです。その主な理由として5つ挙げます。これらが解決できれば、RPA導入に躊躇することはありません。

・ロボットの開発スキルを持つ人材の不足
・業務の棚卸しなどの事前準備に手間がかかる
・導入効果算出の難しさ
・ツール選定の難しさ
・RPAに対する社内の理解が得られない

ロボットの開発スキルを持つ人材の不足

 中小企業では大企業と違い、部門・部署の数が少なく従業員数も少ないため、RPA導入に際しても人材の不足は否めないところです。そもそも業務の人手が足りないためにRPAを活用しようという経緯があるのに、皮肉な話です。そのような中でのRPAツールの導入、シナリオ開発スキルの習得はハードルが高くなります。

業務の棚卸しなどの事前準備に手間がかかる

 業務の棚卸しにおいても、これまでの属人的なやり方で業務を回してきていると、その業務のどこに非効率なところがあるかがわかりづらい場合もあります。自動化したい業務を、RPAのシナリオに合わせて分解し、標準化する手間がかかってしまいます。

 この上記2つの課題については、RPAツールベンダーのサポートを受けたり、外部コンサルタントなどの知見を借りると進めやすくなります。

導入効果算出の難しさ

 前段で費用対効果について述べましたが、中小企業でのRPA導入における効果算出もなかなか難しいところがあります。大企業のRPA導入事例では「年間数千時間の削減」というような魅力的な効果が見られますが、中小企業では自動化する業務にかかる人員がもともと少なく、規模がそこまで大きくない場合が多いものです。費用対効果を高めるには、細かくても多数の業務をRPAに担当させ、効果を積み上げていくことになります。

ツール選定の難しさ

 巷にあふれるRPA関連情報の取捨選択と、どのRPAが自社の業務にフィットするのかの見きわめの点で挙げる企業が多いです。

 確実に言えることは、RPAは導入前のサービスよりも、導入後のサポートが万全なものを選択するべきです。RPAを使いこなして、自社の業務が自動化できるかが最も重要だからです。導入事例を多く掲載していたり、ユーザーコミュニティやユーザー向けセミナーを多く開催しているかどうかも選択の決め手に入れましょう。RPAツールのスペックは、昨今、大きな差はありません。その中で、選択の決め手は価格や有名なツールだからという点ではなく、きちんと業務効率が上がり、成果が出せるRPAツールなのかどうかです。

RPAに対する社内の理解が得られない

 この課題は最も注意して進めたい点です。

 業務改善、業務効率化と声高に説いたところで、日々業務に取り組んでいる従業員としては、腑に落ちないものがあったり、自分の業務がRPAに奪われる、などと思うこともあるでしょう。特に、ITに対して食わず嫌いな従業員ならばなおさらです。

 RPAの導入は、仕事を奪うものではなく、質を高めるものであるということを丁寧に説明する必要があります。これは業務担当者レベルだけでなく、上層部についても同じことが言えます。

 コストや手間をかけてまでRPAを導入すべきものなのか?という疑問に対し、ある業務の自動化をデモンストレーションし、その様子が目に見えた時「すばらしい、ぜひ導入を進めるべきだ」と納得したという事例もあります。

 中小企業がRPA導入に失敗しないために、RPA人材の教育や事前準備の負担はユーザックシステムの『カスタマーサクセスプラン』でカバーすることができます。導入前からの業務棚卸支援と、導入後の自動化シナリオ作成の支援、シナリオ開発のスキル定着、さらにはRPAを使いこなして自動化できる業務を積み上げていき、費用対効果の最大化が見込めます。社内へのRPAに対する理解についても、目に見える成果が短期間で出せれば納得感もあり、業務改善や効率化に対する士気が上がります。

RPA導入事例に学ぶ、業務改善プロジェクト

 業種や業務、規模により業務自動化プロジェクトも多種多様です。ここでは3つのケースについて紹介します。いかにしてプロジェクトを進めていったのか、自動化が実現できた理由をチェックしていきましょう。

■■フードリンク株式会社 「情報システム部門によるRPA導入・開発・運用術」

RPA導入の経緯
 WebEDIによる受注データダウンロード業務の効率化
 業務におけるミスをなくす

RPA導入・活用の体制
 RPAユーザー部門が自動化したい業務を洗い出す
 情報システム部門が洗い出しを見て、適切なRPAシナリオやExcelマクロなどで自動化を進める
 情報システム部門はRPA開発・運用ルールを決め、ロボットのメンテナンスや品質を担保する

プロジェクトのポイント
「ロボットの開発や管理などについてのルールを作っておくとよいと思います。ルールを決めずに導入してしまうと、例えば5年後にロボットを見た時にどのような業務をロボット化しているか分からないといったことになりかねません」
RPAのシナリオ開発は情報システム部門で行なうと決めれば、統制が取りやすいと思います。複雑な業務をロボット化したり、ロボットを安定稼働させることを考えると、ユーザー部門で開発するのはハードルが高いこともあります」

導入事例全文はこちら≫https://www.usknet.com/jirei/foodrink/

■■株式会社丸善 「他社RPAからAutoジョブ名人へリプレース、RPAの稼働安定性」

RPA導入の経緯
 定型業務を自動化して人を減らすのではなく、カスタマーサービスを充実させたい

RPA導入・活用の体制
 
カスタマーサービス部(システム部、管理部兼任)

プロジェクトのポイント
 以前導入していた国内でもメジャーなRPA製品は、PC操作ができる程度のスキルで扱え、オンラインのユーザーフォーラムも充実していたと言います。しかし、実際に運用を始めると、途中で止まることがあり、「処理が止まると、人がボタンを押しに行なっていました。自動化するつもりだったのに、人手がかかってなんだかなあ」と不満でした。多くのRPA製品では、一連の操作をまとめた部品をつなぎ合わせて自動化を指示するフロー型での開発が一般的ですが、Autoジョブ名人は、操作対象のボタンや画面をタグ単位で指定して、操作を登録していくため、動作が安定するのです。

導入事例全文はこちら≫https://www.usknet.com/jirei/maruzeng/

■■旭シンクロテック株式会社 「DX推進のきっかけはRPA」

RPA導入の経緯 
 DX推進のきっかけとして、業務の効率化・自動化でRPAを導入

RPA導入・活用の体制
 管理部(DX推進担当)

プロジェクトのポイント
 旭シンクロテック様の業務は紙を扱うものが非常に多く、従業員もITに関する知識を少しずつ身につけていっている状態でした。このような状況の中でいかにしてDXを推進するか、業務を効率化するかを考えた際、RPAのデモロボットを作って実際に動いている様子を見てもらうことを思いついたと言います。
 「DX化を進めていきましょう」と言ってもピンとこない人が多いでしょうが、普段自分が行なっている業務が自動化される様子を見れば、多くの人が協力してくれるのではないかと考えたのです。
 DX推進にあたり、秘訣は2点あると振り返ります。
「実績につながるものを作ってそれを見てもらう」
こんなことができます、あんなことができますと言葉で言うだけではなく、「自動化できたら最高だなぁ!」と感じる業務をピックアップしてサンプルを作り、より具体的に説明して納得してもらえるような成果を出す必要があります。
「人間関係」
 丁寧なコミュニケーションで相手の意図やスキルを判断し、モチベーションをアップさせる
ように心がけています。こちらが一方的にやらせるのではなく、協力しながら一緒にやっていきましょうと働きかけることで、相手の反応は変わってきます。即効性はなく、地道な努力が必要にはなりますが、根気強く続けることで信頼を得ることができると考えています。

導入事例全文はこちら≫https://www.usknet.com/jirei/synchrotech/

安定稼働と充実サポートのRPA、Autoジョブ名人 関連コンテンツ

RPA導入の課題を解決するサービス カスタマーサクセスプラン

「RPAを導入したが業務改善プロジェクトをどう進めていいか不安」
「シナリオ開発が意外と難しく、思った通りに作れなかった」
「問い合わせをしても対応が遅く、予定通りに開発が進められない」

 他社RPAツールを利用した後、Autoジョブ名人に移行されたお客様の声から生まれた「カスタマーサクセスプラン」。

 業務改善プロジェクトを成功させるにはどうしたらよいかを考え、お客様と一緒にプロジェクトを進めていくプランを作成、提供しております。

 カスタマーサクセスプランは、専属のプランナーが作成する「お客様専用の業務改善成功の青写真」。本気の業務改善を二人三脚でサポートいたします。

詳細はこちら≫https://www.usknet.com/services/autojob/customer-success-plan/

RPAのトライアルから差がつく業務改善プロジェクト

「RPAを導入したが使いこなせなかった」
「RPA導入から安定稼働するまで時間がかかり、業務改善プロジェクトが頓挫した」

 などということがなくなるよう、ユーザックシステムはRPAツールベンダーとしてRPAを導入・活用して業務改善を成功させるには何が必要かを考えました。

 なぜ、Autoジョブ名人をトライアルし、導入に進んだ企業は業務改善プロジェクトがうまく進むのか?

 詳細はこちら≫https://www.usknet.com/key-to-success/rpa_csp

DXにつながるRPAの短期導入とは <取材記事>

記事内容

・RPAによる業務自動化プロジェクトの成否は、導入後3カ月間にかかっている
・Autoジョブ名人とカスタマーサクセスプランでRPAの短期導入が可能に
・RPAによる業務自動化プロジェクトを成功させることが、本来の意味でのDX推進につながる

記事はこちら≫https://www.usknet.com/key-to-success/rpa_csp/part1/

Autoジョブ名人が業務改善を成功に導く理由 <取材記事>

記事内容

・「開発に時間がかかる」「ロボットの安定性が低い」ことが原因で社内にRPAが定着しない
・Autoジョブ名人であれば、安定性の高いロボットを短期間で開発することが可能
・RPAによる業務改善プロジェクトを成功させることが、企業としての優位性確保につながる

記事はこちら≫https://www.usknet.com/key-to-success/rpa_csp/part2/

RPAの導入事例やユーザーアンケートなど情報満載のRPA専門誌

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