仕事に差がつく！阿久津良和「Microsoft 365のスゴ技」 第4回

新Outlook.comからメールの送信タイミングを選んでオンオフの切り分ける

　本連載は、マイクロソフトのソリューション「Microsoft 365」に含まれるSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション（以下、アプリ)「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はOutlook.comの新機能に注目する。

メールの送信タイミングは自分で選ぶ

　コロナ禍で以前よりも重要性を増したコミュニケーションツール。Microsoftの[公式ブログ]によれば、2020年4月時点で10人中の7人近くが3時間以上のリモート残業を経験し、業務時間外のコラボレーション（IMやWeb会議、メールなど）は30％も増加したという。それだけに業務とプライベートの時間を明確に切り分けることが必要だ。「この時間帯はメールを見ない・返事を書かない」と自身が決めても、ついつい気になってプライベート時間を楽しめなくなってしまう方に注目してほしいのが、Office 365のOutlook.com（Outlook on the web）に加わったメールの送信スケジュール機能である。

　受信メールへ早急な対応が不要な場合、本機能を使って翌日の始業時間に送信すれば、連絡してきた相手も「●●は夜半に連絡しても意味がない」と思い、プライベート時間をゆっくりと過ごせるだろう。ちなみにスマートフォンの夜間通知抑止機能も併用することをお薦めする。

Outlook.comのメール作成ページに並ぶ「送信」ボタンに赤罫線（けいせん）で囲んだ矢印ボタン

ドロップダウンリストから「後で送信」を選ぶと「日時を設定」がポップアップで開く。あとは送信日と送信時刻を選んで「送信」ボタンをクリックする

　もしくは「メールの返信も明日。でも、自分に通知してほしい」という方はスヌーズ（再通知）機能を使ってほしい。こちらは2019年7月に実装を行なっているため新機能でないが、よい機会なので合わせて紹介しよう。

メールを右クリックすると現れるコンテキストメニューから「再通知」を選択し、任意のタイミングを選択する。なお、「日付を選択」を選ぶと前述したスケジュールと同じ設定が可能だ

指定時刻になると対象となるメールが未読状態になる。なお、スヌーズ指定したメールはフォルダーの「スケジュール済み」に分類される

　こちらの[公式ブログ]によれば、Microsoftはメールの再通知などをMyAnalytics経由で行う機能を追加しているが、使用するにはMicrosoft 365 E5などに付与するMyAnalytics（Full）ライセンスが必要なため、筆者は確認していない。

メールの内容からMicrosoft To-Doのタスクを作成

　本連載をご覧の読者諸氏であれば、日々のスケジュール管理にMicrosoft To-Doを使っている方も少なくないと思うが、最新のOutlook.comでは、Microsoft To-Doとの連携機能を強化している。以前からメールをタスク化する機能は備えていたものの、メールの件名が明確でない場合、タスク名も不明確になってしまう。その場合は以下の方法でタスクを作成すればよい。

作成するタスクの内容を選択し、チェックボタンを選択する

作成したタスクはMicrosoft To-Doの同名リストに追加される

「予定表」の「今日の予定」ボタンをクリックし、タスクをカレンダーにドラッグ＆ドロップすることで作業時間を確保できる

　最新のOutlook.comでは、この他にもコロナ禍を受けて、すべての会議にオンライン会議を追加する機能（「設定」の「予定表」→「イベントと出席依頼」→「すべての会議にオンライン会議を追加」をオン）や、MicrosoftアカウントやGoogleアカウントなど個人用アカウントの予定表を追加する機能（「予定表」の「予定表の追加」から「個人用予定表を追加」を選択。追加できるアカウントは1つのみ）も加わっている。多くのMicrosoft 365ユーザーが快適なテレワーク環境を享受するため、Outlook.comの新機能を使いこなしてほしい。

■関連サイト

• Microsoft 365
• Get more control of your day with Microsoft 365 \- Microsoft 365 Blog