柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第316回

テレワーク時代のスタンダード！ 無料で始める「Zoom」徹底活用術

ホワイトボードも再現できて、全員で共有可能

　いつもの会議では、ホワイトボードに描きながら説明したり、プロジェクターでパワーポイントのスライドを表示してプレゼンすることがあるだろう。もちろん、Zoomでも可能だ。

　「画面を共有」ボタンをクリックすると共有するウィンドウやアプリを選択する画面が開く。ここで「ホワイトボード」を選択すれば、白い画面が表示され、フリーハンドで図などを描くことができる。ツールバーでツールを切り替えることで、スタンプを押したり、テキストを入力したり、消しゴムで消したりできる。参加者も、リモート制御を要求し、共有者が許可すれば同じように編集できるようになる。

　アプリやデスクトップを選択した場合は、その画面がリアルタイムに共有される。共有者の画面では、共有している領域が緑枠で囲まれる。「共有の停止」をクリックすれば、元のビューに戻る。

「ホワイトボード」に絵を描きながら会議できる

参加者も「オプションを表示」から「リモート制御のリクエスト」から書き込み許可をもらえる

　ビデオ会議では、話の流れでURLやファイルを共有したいことがある。そんな時は「チャット」をクリック。画面右側にグループチャットが表示され、テキストで会話できるようになる。開いてほしいURLや間違えたくない数字、今確認してほしいファイルなどを手軽に共有できる。

　送信先を選択すれば、個人的にメッセージを送ることもできる。たとえば、参加者の1人の背景に写っちゃいけない私物が見えているときなどに、そっと伝えてあげるなんてことが可能だ。

「チャット」では、メッセージやファイルをやり取りできる

個人宛のチャットをやりとりすることも可能。チャットを開いていない場合でもポップアップで知らせてくれる

　開催者がZoomで会議をスタートしてから招待するのではなく、事前にURLを共有しておきたいこともあるだろう。そんな時は、スケジュール機能を利用する。Zoomアプリで「スケジュール」をクリックし、ビデオ会議を予約しよう。

　スケジューリングの画面が開いたら、会議名や開催日時、ビデオ・オーディオの設定などを行なう。選択した「カレンダー」には、予約と同時に予定を入れることも可能。日時に加えて、招待URLが記載されている。OutlookやGoogleカレンダー以外のカレンダーを使っているなら、「他のカレンダー」を選択して、クリップボードにデータをコピーし、登録する。参加者にはこの予定の情報を共有すればいい。

「スケジュール」を作成する

Googleカレンダーに予定が登録されるので、他の人を招待しよう

「他のカレンダー」を選択すれば、コピー用の情報が表示される

無料版でも十分使えるが
長丁場の会議があるなら有料版を！

　無料版だと40分以上の会議のときに、途中で中断する必要がある。少人数の仲間内であれば問題ないが、取引先などとの会議であれば格好悪い。そんな時は、有償のプロプランがオススメ。1ホストあたり、月額2000円で契約できる。参加者1人当たりではなく、1ホストあたりの価格なので、BtoBのサービスとしては格安と言っていいだろう。

　まずは無料のベーシックプランで試用してみて、問題なく会議できそうならプロプランへのアップグレードを検討してみよう。

プロプランなら月額2000円で利用できる

筆者紹介─柳谷智宣

1972年生まれ。ネットブックからワークステーションまで、日々ありとあらゆる新製品を扱っているITライター。パソコンやIT関連の媒体で、特集や連載、単行本を多数手がける。PC歴は四半世紀を超え、デビューはX1C（シャープ）から。メインPCは自作、スマホはiPhone＋Xperia、ノートはSurface Pro3とMacbook Air。著書に「銀座のバーがウイスキーを70円で売れるワケ」（日経BP社）、「Twitter Perfect GuideBook」（ソーテック社）、「Dropbox WORKING」（翔泳社）、「仕事が3倍速くなるケータイ電話秒速スゴ技」(講談社)など。筋金入りのバーホッパーで夜ごとバーをハシゴしている。好きが高じて、「原価BAR」を共同経営。現在、五反田・銀座で営業中。