さわってわかったLINE WORKS 第8回

LINE WORKSのフォルダ機能でファイル共有してみる

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第8回はLINE WORKS上でファイル共有できる「フォルダ」の機能を見ていこう。

フリープランでも5GB利用可能な「フォルダ」機能

　第6回の手順に従ってグループを作成すると、「フォルダ」機能が使えるようになる。フォルダはLINE WORKS上で利用できるストレージで、画像や動画、文書といったファイルをアップロードして保存しておける。もちろん、ファイルはトークルームに直接送信することもできるのだが、資料などの共有資料を整理・保管しておきたいときに活用できる。たとえばマニュアルや引継ぎ用の資料を保存しておけば、トークグループに追加された新人も情報を把握しやすくなる。

　「フォルダ」に保存できる容量は、共有ストレージの容量に含まれる。トークで送信したり、ノートやほかの機能に添付したファイルも合計した容量で、フリープランでは最大5GBまで。ライトプランで100GB＋1ユーザーあたり1GB、ベーシックプランだと1TB＋1ユーザーあたり1GBとなる。他にもクラウドストレージサービスは多々あるが、コミュニケーションアプリの中でファイル管理の作業が完結するというのが便利。ユーザーは操作が楽だし、管理する側も手間が増えずに助かるところだ。

　iOSデバイスからアップロードできるのは画像と動画のみだが、AndroidデバイスやPCからなら、文書ファイルなどもアップロードできる。まずは、画像をアップロードし、共有してみよう。

　グループトークの画面で右にスワイプするか、メニューを開き、「フォルダ」をタップすると、「フォルダ」画面が開く。最初は何も保存されていないので、「＋」をタップし、フォルダを作成しよう。フォルダ名には、プロジェクト名だったり、用途で分類したり、取引先や担当者の名前を付けてもいい。また、大量のファイルをトークルームに直接アップロードすると通知も数多く発生してしまう。そんな時、フォルダを作成して、そのフォルダにまとめてアップロードすると通知をまとめることが可能だ。

グループトークの画面を開き、右にスワイプするか、設定から「フォルダ」をタップする。画面はiPhone 11

「フォルダ」画面が開くので、「＋」をタップし、「新しいフォルダを作成」をタップする

フォルダ名を付ける

　作成したフォルダを開き、「＋」をタップしたら今度は「写真/動画ファイルを選択」をタップ。ライブラリから画像や動画を選択し、「OK」をタップすればアップロードされる。1度にアップロードできるファイルの数に制限はないが、最大サイズは10GBとなっている。

　Office文書やPDFファイルもスマホアプリでプレビューできるので、商談やプレゼンで使いそうなファイルをアップロードしておき、外出先でチェックするということもできる。

フォルダを開き、「＋」をタップし「新しいフォルダを作成」をタップする

写真や動画を選択し、「OK」をタップするとアップロードされる

　iOSデバイスからアップロードできるのは画像と動画のみだが、AndroidデバイスやPCからなら、文書ファイルなどもアップロードできる。

Androidアプリでは「＋」から「ファイルをアップロード」を選べる

PDFファイルをアップロードできた

PCでも「フォルダ」タブの「＋」メニューからファイルをアップロードできる

　同じトークルームのメンバーなら、「フォルダ」タブを開けば、保存されているファイルにアクセスできる。メンバーに対し、特定のフォルダやファイルについてトークで言及したい場合は、「共有」メニューから操作する。

　ファイルの右のマークをタップしてメニューを開いたら、「共有」を選び、「このトークルームにトークで共有」をタップする。すると、リンクが投稿され、メンバーは手軽に「フォルダ」にアクセスできるようになる。

メニューから「共有」→「このトークルームにトークで共有」をタップする

他のユーザーがトークを開いたところ。投稿をタップすると「フォルダ」が開く

画像の場合はファイルをタップするとプレビューが表示される

　　「ノート」にファイルを添付することもできる。「＋」アイコンをタップして「共有」を選んだら、「このトークルームのノートに投稿」をタップする。画像が設定された「ノート」の作成画面が開くので、件名や本文を入力して「保存」をタップすればいい。

　「ノート」と「フォルダ」内のファイルを連携させ、特定のユーザーに紐づくやりとりやファイルをまとめるというテクニックもある。トークだと流れてしまいそうな情報も、探し回ることなく管理できるのが便利だ。

「＋」アイコンをタップして「共有」を選んだら、「このトークルームのノートに投稿」をタップする

ノートの作成画面でカテゴリーを設定したり、件名や本文を入力すれば、添付ファイル付の記録を残せる

　メニューから「トークルームを選択して送信」をタップし、トークルームを選択すると、ファイルそのものを投稿できる。画像であれば、サムネイルが表示されるのでわかりやすい。

「トークルームを選択して送信」→「トークルーム」をタップする

トークルームを選択して「OK」をタップする

写真が投稿された