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規制緩和された国税関係書類の電子保存要件を満たす「e文書オプション」提供開始

キヤノンMJ「Report Shelter」が電帳法スキャナ保存に対応

2016年06月23日 13時00分更新

文● 大塚昭彦/TECH.ASCII.jp

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 キヤノンマーケティングジャパン(キヤノンMJ)は6月23日、イメージファイリングシステム「Report Shelter 6」において、スキャン画像へのタイムスタンプ付与など電子帳簿保存法(電帳法)のシステム要件に対応する「e文書オプション」を発表した。大量の国税関係書類を、紙ではなく電子データで保管できるようにする。

電子帳簿保存法(電帳法)の概要。7年間の保管が義務づけられている国税関係書類について、紙ではなく電子データでの保存をOKにする

 Report Shelterは、伝票や契約書、証憑といった企業内のさまざまな紙文書のスキャン画像に対し、テキストの検索項目(インデックス)などを付与して登録、保管、検索するソフトウェア。他社製を含む幅広い複合機やドキュメントスキャナと連携して画像を取り込めるほか、インデックスに基づく文書検索、文書のグループ化、ユーザーごとの閲覧制限などの機能を提供している。

Report Shelterの構成。これまでは、たとえば保険会社や金融機関の申込書類の保管などに活用されてきた

 今回のe文書オプションは、Report Shelterを使って、たとえば領収書や請求書といった国税関係書類の電子保管を可能にするもの。国税関係書類の紙原本が不要になる電帳法のスキャナ保存制度は、昨年と今年(予定)に2度の規制緩和がなされており、書類保管コストの削減や業務効率化につながることから、幅広い企業における利用拡大が期待されている。

電帳法は1998年に施行されたものの、具体的な要件が厳しく利用が進まなかった。今回の規制緩和によって大幅に簡素化され、利用拡大が期待される

 電帳法のスキャナ保存においては、スキャンされた画像データの「真正性」と「可視性」を担保するための要件が定められている。今回のe文書オプションは、それを満たすためのもの。具体的には、スキャン実行時に適切な画像解像度や色を自動設定する(キヤノン製スキャナのみ)ほか、取り込まれた画像へのタイムスタンプ付与、入力担当者の記録などを行う。また、記録済みのデータ内容が変更された場合の履歴管理機能、必要事項の入力漏れ検索機能なども備える。

 また、保管する証憑画像には個別のURLが割り当てられており、外部の財務会計システム上の記録とひも付けることが可能。グループ会社のスーパーストリームが提供するERP「SuperStream-NX」、オービックビジネスコンサルタントの「勘定奉行」については、標準で連携に対応している。

 なお、同オプションの提供においては他社とも連携している。タイムスタンプ付与サービスはアマノビジネスソリューションズの「e-timing」を採用しているが、同オプション利用者には特別料金体系(年間定額制)が用意されている。また、電帳法の要件対応や申請のサポートに関しては、キヤノンMJの専門部門に加えて、提携するSKJ総合税理士事務所がコンサルティングを提供できる。

Report Shelter e文書オプションにおけるエコシステム

 ReportShelter 6+e文書オプションの価格(税別)は、300万円から。なおタイムスタンプ付与サービスは別途使用料が必要。7月1日から販売する。

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