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PFUのニューモデル「S1300i」は待望のAndroid&Dropbox対応

紙文書はモバイル&クラウドで神整理! ScanSnapフル活用術

2012年06月05日 11時00分更新

文● 二瓶 朗 撮影●篠原孝志(パシャ) イラスト●shigezoh

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PFU「ScanSnap S1300i」をフル活用して“デジタル整理術”を極めよう!

夏までに「デジタル整理術」を習得しよう!

 連休も過ぎて夏も間近となった。新年度にも慣れた頃だろうが、今度は仕事や私生活で紙文書が溜まってきてはいないだろうか。ビジネス文書に企画資料、領収書・レシートなどがオフィスの机や自宅に積み重なり、整頓しあぐねているのでは?

 紙文書は減らさなければいつか一杯になるもの。かといって大事な紙文書を捨ててしまってはイザというときに困る場合もある。ならば思い切って「デジタル整理術」を始めることを提案したい。

 デジタル整理術とは? 要は紙文書をスキャンしてデジタルデータ化すること。文書データは、年々安価になっているHDDなどストレージに保存すればいい。クラウドストレージ系サービスを利用するという手もある。

 なにより、データ化しておけば原本である紙文書を捨ててしまっても大丈夫。これまで紙文書で埋まっていた物理的なスペースをまっさらにして確保できるのだ。

 でも、紙のスキャンって結構面倒でしょう? ──などと思う人には、PFUから発売されたばかりの「ScanSnap S1300i」をオススメしたい。

PFU「ScanSnap S1300i」。価格は、直販サイトのPFUダイレクトにて2万7800円、デジタル文書管理ソフトとのセットモデルは3万2800円

 まずは、「オフィスでたまに見かけるけど使い方までは……」といった人のために、ScanSnapの基礎知識を軽く説明しよう。

 PFUの「ScanSnap」とは、紙文書をスキャンしてデジタルデータ化する、いわゆる「ドキュメントスキャナ」だ。2001年発売の初代機「fi-4110EOX」以来、年を経るごとに性能が向上し、製品ラインナップも増加。2009年には全世界累計販売台数が100万台を突破するなど、パーソナル向けドキュメントスキャナとしては定番製品となっている。

紙文書を両面スキャン可能。即、PDFにしてデジタル活用できる。この利便性がScanSnapのメリットだ

 ScanSnapはその操作が超カンタンであることも人気のポイント。パソコンとUSBでケーブル接続し、読み取りたい紙文書をセットしたら、ScanSnap本体の読み取りボタンを押す。これだけで紙の両面を一度に読み取って、即PDFデータ化して保存できる。

 また、データ化と同時にOCRを実行することで文書内検索も可能になるので、必要なときにすぐ活用できる。

 さらに、専用アプリを使えばスキャンデータをスマートフォンなど、パソコン以外のモバイル機器に転送して持ち運ぶこともできる。近年、SugarSyncやDropboxなどのクラウドサービスにアップロードする機能も搭載され、その利便性に拍車がかかった。

 ここで紹介する「ScanSnap S1300i」は、ScanSnapシリーズのエントリーモデルである「ScanSnap S1300」の後継機となる新製品。

 AC電源でもUSBバスパワーでも動作するフレキシブルさと、本体のコンパクトさが大きな特徴だ。そしてもちろん、スキャン速度の向上やAndroid対応など、より使いやすくなっている。それではさっそく、「ScanSnap S1300i」を使った「デジタル整理術」の真髄を紹介していこう!

整理はスキャンから! 「デジタル整理術」の基本

 日々増えるビジネス文書、名刺、大量の資料……。家に帰っても、レシートや領収書、学生の方ならは講義ノートや資料が山積みだろう。仕事場でも自宅でも紙文書は増える一方だ。しかも、どれを捨てればいいか判断しにくいから始末が悪い。そこで、ASCII.jpがおすすめする整理術を伝授しよう!

 この整理術の最終目的は、必要なデジタル文書をいつでも検索で呼び出せる環境作りだ。まずはとにかく溜まった紙文書を片っ端からスキャンして一旦デジタル化しよう。そして間髪要れずスキャンした紙文書は捨てる! 物理的な質量が減るだけで、机周りはだいぶ整理が進んだように感じられるはず。そしてスキャンの際には、後日検索できるようOCRの実行を忘れないように。

ビジネス文書からコンビニのレシートまで、日々溜まる紙文書。しかし捨ててから後悔しても遅い。ここは1つ、ScanSnapでデジタル化してしまおう

 その後は、目的やジャンルごとに大まかに分別する。分別しにくい紙文書は「その他」フォルダーにでも放り込んでおけばいい。この整理術はこまめなスキャンが肝心なので、S1300i のスキャン速度向上はありがたい。また、S1300i の各機能が実に役立つのだ。続いては、紙文書をデータ化するにあたっての具体的な手順を解説しよう。

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