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ASCII.jpオススメ! これが次世代の断捨離だ

年末のデジタル大掃除は「ScanSnap」で決まり!

2011年12月05日 11時00分更新

文● 二瓶 朗

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「ScanSnap S1500」を使ってみよう

 まずは基本の使い方をみてみよう。「ScanSnap S1500」のセットアップが完了したら、ADFにデータ化したい紙書類をセットする。

 「ScanSnap S1500」はスキャンする際、パソコン側の操作が要らないのが特徴の1つだ。スキャンを開始するには、紙書類をセットしたあとで、本体の「Scan」ボタンを押下するだけでいい。パソコン側で「ScanSnap Manager」が自動的に起動し、紙文書のデータ化が実行される。

 なお、書類を読み取る際の設定は、通知領域にあるScanSnap Managerのアイコンを右クリックし「スキャンボタンの設定」を選択する。これで、書類を読み取る際の解像度やカラーモードの設定内容の変更ができる。

読み取り中のScanSnap Managerの画面

あらかじめ「継続読み取りを有効」にしておくと、いったん読み取りが終わっても、継続して読み取るかどうか聞かれる。さらに紙書類を追加するなら原稿を追加セットして「継続読み取り」をクリックしよう

書類を読み取る際の解像度やカラーモードの設定などは、この「ScanSnapの設定」画面から。この設定画面はScanSnap Organizerのメニューからも表示できる

「ScanSnapの設定」画面の「読み取りモード」タブで「オプション」をクリックすれば、書類の向きや傾き補正など、より詳細に読み取り設定を指定できる

「Scan」ボタンに割り当てる読み取り設定は、通知領域の「ScanSnap Manager」アイコンをクリックして選択できる

検索のカナメ「OCR」作業はScanSnap Organizerにお任せ

 では次に、読み取った後のデータ整理について解説したい。ここからは筆者オススメの「ScanSnap Organizer」を軸にした使い方を紹介する。

 デジタル断捨離を進めていくなかで、いざ特定のデータが必要になったとき、そのデータがOCR化されていればテキスト検索で素早く目的のデータにたどり着ける。ScanSnap Organizerはデータの整理のみならず、データのOCR化も担うソフトウェアなのだ。

 あらかじめ前述の「ScanSnapの設定画面」で「クイックメニューを使用する」のチェックを外し、「アプリ選択」で「ScanSnap Organizer」を選択しておくと、スキャン後に自動でScanSnap Organizerが立ち上がる。デフォルトでは、読み取ったファイルの保存前にOCRを実行するかどうか尋ねられるので、OCR実行を選択しておけば、パソコンがアイドル状態のときに後からOCR処理が実行される。

 そのため、複数の書類を次から次にスキャンしても、OCR処理のためにScanSnap Manager/Organizerの動作が遅くなるようなことはない。

ScanSnap Organizerの画面。スキャンが完了してデータが保存されると、ここにサムネイルが表示される

デフォルトでは、読み取り完了後、ファイルの保存前にOCRを実行するかどうか尋ねられる

OCRについての詳細設定画面。書類を選択して即時OCRを実行することもできる

 また、ScanSnap Organizerにはデータ化した書類のサムネイルが表示される。ここから各書類をダブルクリックすると、「ScanSnap Organizer ビューア」で文書の内容を確認できる。不要ページの削除といったPDFファイルの編集もここから可能だ。

 さらに、ScanSnap Organizerで「キャビネット」を作成すれば、サムネイル表示されている文書をそのキャビネットごとに分類して管理することもできる。また、各書類に「キーワード」を追加することで、書類データがどんどん溜まっていったとしても、検索すれば目的の書類を見つけられるというわけだ。

 便利なOCR処理機能だけに目を奪われがちだが、このScanSnap Organizer自身も、かなり使い勝手のいい書類データの管理ツールなのである。

書類のサムネイルをダブルクリックすると、ビューアで拡大表示される。ここで不要なページを削除したり、ページを回転したりトリミングしたりといった編集も可能

ビューアで「キーワードの設定」を行なうと、指定した範囲の文字を読み取って、その書類の「キーワード」として指定できる

 基本的には、このようにScanSnap ManagerとScanSnap Organizerの連携操作を繰り返すことで次々に紙書類をデータ化できる。

楽2ライブラリとの連携で一歩先のデータ活用

 では次に、ScanSnap Organizerに取り込んだデータの活用法を見ていこう。

 ScanSnap Organizerでは、データ化した文書を「楽2ライブラリ」で管理したり、後述するクラウドサービスやスマホとの連携も可能だ。それらの操作は、ScanSnap Organizerの「オフィス機能」の各メニューに書類をドラッグして実行する。そこで書類ファイルを変換したり、管理したりといった操作ができるのだ。

 ここからは楽2ライブラリへの連携を詳しく解説したい。楽2ライブラリとは、読み取ったデータを視覚的に管理するソフトウェアだ。インターフェースはさながらオフィスの書類棚(キャビネット)のようなデザインで、読み取ったデータを綴じたバインダごとにキャビネットに収納していく。

 デフォルトでは楽2ライブラリのマニュアルを収めたバインダが納められており、試しにこのバインダを開いてみると、本物のバインダに保存された書類を手でパラパラめくるような感じで、データ化された楽2ライブラリのマニュアルを閲覧できる。この感覚はクセになる。

バインダを収納している仮想的な「棚」だと思えばいい

バインダを開いてみると、こんな感じで文書が綴じられている

 具体的な操作方法としては、ScaSnap Organizerのサムネイル表示から書類を選択して「楽2ライブラリに保存」にドラッグ&ドロップしてみよう。すると、「楽2ライブラリ(作業デスク)」が表示されるが、この「作業デスク」では、実際の机の上で作業するように書類データをまとめたり、分けたりできる。

楽2ライブラリの「作業デスク」画面。データ化した書類をここで整理する

 あとは作業デスクの書類を、バインダに直接ドラッグ&ドロップするだけ。そうすればその書類をバインダに綴じたことになり、保存後ももちろん、バインダ内でページを入れ換えたりインデックスを作成したりとさまざまな編集作業も可能だ。

 また、キャビネットにバインダを追加して、そこにデータ化した書類をジャンルごとに綴じれば視覚的にも効率よく管理できる。

バインダは自由に追加でき、背表紙のタイトルや色なども指定できる。普通の書類バインダ以外にも、名刺用、ハガキ用、写真用のバインダを作成できる。スキャンした画像を背表紙に貼り込むことすらできる

バインダに綴じた書類はインデックスを付けたりマーカーでラインを引いたりと、本物の書類のように整理・管理できる

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