デジタル書類をクラウド連携してもっと便利に使おう！
机上の書類のデジタル化がひと段落したら、さらなる使い勝手の向上に挑戦だ。
ScanSnapの新モデルでは、「クラウド連携」機能がより強化された。利用できるクラウドサービスは「Evernote」「SugarSync」「Googleドキュメント」「Salesforce Chatter」「Salesforce CRM」など。
これらのクラウドサービスを利用し、データ化した書類をクラウド上に保存しておけば、外出先でもノートPCやタブレット、スマートフォンを使って利用することが可能となる。
ScanSnapのクラウド連携を使いこなせば、デジタル書類の使い勝手が一歩進むこと請け合いだ
今回は一例として、EvernoteとSugarSyncを利用したクラウド連携の操作をしてみよう。連携するにはまず、それらの専用クライアントアプリをインストールする必要がある。あらかじめセットアップしておこう。もちろん、それぞれのサービスのアカウントも必要。いずれも無料で利用できるからすぐにアカウントを取得しよう。
それぞれのクライアントアプリをセットアップすると、ScanSnap Organizerの「オフィス機能」にクラウドサービスのメニューが追加されているのが見えるはずだ。あとは、クラウド上に保存したい書類をメニューにドラッグ＆ドロップすればいい。非常にカンタンだ。
また「クイックメニュー」を使ってクラウド上に保存することもできる。あらかじめ設定しておけば書類を読み取ると自動で「クイックメニュー」が表示され、希望する動作を選択するだけなので初心者でも使いやすい。
Evernoteとの連携
「ScanSnap Organizer」でクラウドに保存する書類を「Evernoteに保存」にドラッグ＆ドロップ
Evernoteに書類がアップされる。クライアントアプリが起動するのでそこから確認することもできる
SugarSyncとの連携
今度は「クイックメニュー」からの連携方法を紹介。まず、スキャン後に表示される「クイックメニュー」から「SugarSyncに保存」を選択しよう
「SugarSyncに保存」画面が表示されるので、ここでファイル名を指定したり、保存先フォルダを指定したりした後、「保存」をクリック。デフォルトでは、SugarSyncの「マジックブリーフケース」に書類が保存される
ここで解説した例のように「ScanSnap Organizer」や、「クイックメニュー」によって書類をクラウドにアップする方法のほかに、読み取り設定で「Scan」ボタンに割り当てる機能を変更するだけで、ボタンを押下して書類を読み込むたびにクラウド上にデータが自動保存されるという方法もある。この機能もとても便利だ。一度使うとやみつきになる。
通知領域の「ScanSnap Manager」アイコンをクリックしてクラウドサービスを割り当てる。ここでは「ドキュメントをEvernoteに保存」を選択。あとは「Scan」ボタンを押すだけだ
このように、ScanSnap Organizerを利用することで、読み取ったデータのOCR化からデータの整理・活用までが、カンタンな操作で実現できる。初心者でも、すでに愛用している人も、一歩踏み込んだデータ管理をScanSnap Organizerで実践してみてはいかがだろうか。
コラム：メンテナンスも大掃除のうち！
ここまで「デジタル大掃除」「デジタル断捨離」と言い続けてきたが、それらを快適なまま完遂するには、「ScanSnap S1500」のメンテナンスも必要というもの。年末の大掃除前といわず、定期的にメンテナンスすることを心がけたい。
ScanSnapには、消耗品と清掃用品がセットになったメンテナンスキット「ScanAid」が用意されている。
メンテナンスキットは、消耗品としてパッドユニット×2、ピックローラユニット×1。清掃用品としてクリーナF1×1本、クリーニングペーパー×1パック、クリーニングクロス×1パック、綿棒×2パックがセットになっている
紙送りのパッドやローラーといった、使用しているうちに劣化する可動部の交換パーツと、原稿を読み取るスキャナの光学パーツ部分を掃除するための、クリーナ、クリーニングペーパー、クリーニングクロス、綿棒などの掃除キットが同梱されている。もちろんメンテマニュアルも完備しているから誰でもメンテナンスが可能だ。
このメンテナンスキットを使えば、より長く、読み取りミスも少ないままでScanSnapを使い続けられるというもの。転ばぬ先の杖と思い、メンテナンスを怠ることないよう心がけたい。
