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机上から紙を一掃!電子文書化マニアックス第1回

紙を減らしてスッキリしよう

オフィス&家庭で役立つ!! 今日から始めるスキャナー活用術

2011年08月29日 10時00分更新

文● 広田稔(@kawauso3

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個人用スキャナーを使った文書管理術を身につけよう!

 スキャナーを使った紙の電子化は、さまざまなメリットをもたらしてくれる。ほとんど読まないけど残しておきたい書類をスキャンしておけば、棚や机の周りをすっきり整理できるし、デジタル化してOCR(文字認識)を実行しておけば、あとからキーワード検索して探すことも可能だ。

 そんな便利さにあこがれて、スキャナーを導入したという人も多いはず。しかし、普通にスキャンして、HDDで整理しているだけでは、100%スキャナーの性能を生かしているとは言いがたい。そこで今回は付属ソフトやクラウドサービスをからめたスキャナーの活用方法を伝授していこう! これからスキャナーを買おうと思ってる人だけでなく、すでに持っている人もぜひ注目してほしい。


クラウドと紙をつなぐ それがスキャナー!

 ここ数年、IT業界で大きく注目を集めているもののひとつに、クラウドサービスがある。オンラインメモの「Evernote」、統合オフィスサービスの「Googleドキュメント」、オンラインストレージの「Dropbox」など、定番と呼ばれるサービスがいくつも生まれてきた。

 インターネット上にデータを保存しておき、パソコンやスマートフォンなど、さまざまな端末からデータを引き出して使える。ネット上にデータがあるので、端末を乗り換えたり、なくしたりしても移行が簡単。そんなメリットを感じて、自分の環境に導入してみた人も多いだろう。

 一方で、いくらデジタルのサービスが充実してきたとはいえ、世の中に出回る情報のほとんどは紙で提供されている。仕事では会議の資料や契約書など、家庭なら手紙やレシートといった具合に、日常生活のあらゆる場所で紙を見かけない日はない。

 そんな紙とクラウドサービスをつなぐ、窓口になってくれるのがスキャナーだ。

 スキャナーにもいくつかタイプがあるが、複数枚の紙をまとめて取り込むなら「ドキュメントスキャナー」が最適。ほかには、透明の原稿台に対象を置いて下から光を当てる「フラットベッドスキャナー」や、紙送り機構を備えず、極限まで本体を軽くした「ハンディースキャナー」といったタイプもある。

ドキュメントスキャナー

最近、「紙のアナデジ」目的で流行しているのがコレ。スキャン速度が速い据え置き型や、小型で場所をとらないポータブルタイプなどがある。基本的にパソコンにつなげて使う

フラットベッドスキャナー

写真のデジタル化目的などで古くから使われてきたタイプ。複合機のスキャナーもフラットベッドだが、中にはドキュメントスキャナーのように紙を連続スキャンできる自動紙送り機構(ADF)付きのモデルもある

ハンディスキャナー

極限の小ささと軽さを目指したタイプ。カバンに常時入れておくのには最適。紙送り機構がないので、スキャナーを手で動かして対象をスキャンすることになる

 これらのスキャナーに付属ソフトを組み合わせることで、単に画像として保存するだけでなく、より細かなニーズに応えられる。例えば、PDFやOffice書類に変換、OCRでデータ化、クラウドサービスに転送といった機能だ。次ページより、ビジネスでの活用方法を見ていこう。

意外と見逃しがちなスキャナーのお役立ちソフト。これを機にインストールしてみよう!

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