さよなら普通のメールソフト
「え～、じゃあ、どうすればいいの？」という声が聞こえてきそうですが、なにもメールでお客様に対応することをやめましょうと言いたいわけではありません。問題を言い換えれば、そもそも個人同士のコミュニケーションツールとして開発されている一般のメールソフト（OutlookやBecky!）とメーリングリストなどを使い、なんとか無理矢理メールを共有して、お客様対応をしようというところが問題なのです。
ところが、問題を抱えている多くの担当者が、「このような運用をしているのは、メールを共有したいからだ。」と仰います。確かに、この方法でもメール共有はできているかもしれません。しかし、どのメールにいつ誰がどのように対応したかを管理することがメールの数が増えるにつれて困難になり、返信が遅れるばかりか、対応の漏れや重複が発生することさえあるというのが実態です。
ムダを省き、効率的な情報共有を実現するためには、お客様から受信するメールとその返信メールを一元的に管理し、共有する以外に方法はありません。OutlookやBecky!を使っていては、メールをうまく共有することは決してできないのです。これまで多くの人たちが智恵を絞ってOutlookやBecky!を使ってメールを共有する方法を模索してきましたが、完全に問題を解消できるアイディアに出会ったことがありません。
最も簡単にメール共有を実現する方法は、市販の専用システムを利用することです。「メール共有」や「メール管理」といったキーワードで検索してみると、様々な製品を見つけることができます。これらのシステムのなかには導入が非常に簡単で、業務のムダを大幅に削減してくれるものがあります。このようなシステムを利用して、今あなたが抱えている様々なムダを省けば、対応の遅れが発生することはなくなり、顧客の流出に歯止めをかけることができるのではないでしょうか。
著者プロフィール
| 名前 | 横山 慎一郎 | maildealer［アットマーク］itboost.co.jp |
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| 会社 | 株式会社アイティーブースト | |
| サイト | http://www.maildealer.jp/ | |
