松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 第42回

課長、部長、社長……など、順番に承認を得ていく作業を自動化する方法

Power Automateで複数人の承認（多段階承認）ワークフローを簡単作成しよう

　こんにちは、Microsoft MVP（Business Applications）の松本典子です。

　本連載の第13回記事「Power Automateの『承認』コネクタで承認ワークフローを簡単作成しよう」では、休日申請のワークフローをサンプルとして、途中に承認者（上司）の承認処理を含むワークフローが簡単に作成できることをご紹介しました。

　上記のサンプルは「承認者が1人だけ」のワークフローですが、現実には承認者が複数いて、段階的に承認を得る必要があるワークフローも多くあります。たとえば「経費申請は、まず直属の課長の承認を得たうえで、経理部長の承認も得る必要がある」といったケースは、皆さんの身の回りにも多くあるでしょう。

　複数の承認者による承認を段階的に得ることを「多段階承認」と呼びますが、Power Automateの「承認」コネクタでは、最近、この多段階承認を簡単に実現する機能が追加されました。

多段階承認の結果を知らせるメール

　そこで今回は「承認」コネクタを使い、Microsoft Formsから送信した「報告書」に対して多段階承認を行い、その結果をまとめて申請者にメール送信するワークフローを作ってみたいと思います。

1. 事前準備

　まずは「Microsoft Forms」で報告書の入力フォームを作成します。報告書が送信されたら、Power Automateがそれをトリガーとして多段階承認のワークフローを実行する仕組みです。

「Microsoft Forms」で作成した報告書フォーム

　フォームの項目は次のように設定しました。ワークフローの最後のステップで申請者に承認結果をメール送信するため、（4）でメールアドレスも入力してもらいます。

　（1）提出日
　（2）名前
　（3）部署名
　（4）メールアドレス
　（5）報告内容

　なお、本記事ではフォームの詳しい作成方法については省きます。以下のマイクロソフトの公式サポートページを参考にしてください。

　○Microsoft Formsを使用してフォームを作成する（マイクロソフト公式サポートページ）

2. 今回作成するワークフロー

今回作成するワークフローの全体図

　今回、Power Automateで作成するワークフローはこのような形になります。

　Microsoft Formsのフォームから報告書が送信されると、フローのトリガーが起動します。複数の承認者による承認結果を「承認」コネクタを使って追跡し、全員の承認が終わったら、最後にその結果をまとめて申請者にメール通知します。

　なお、今回はクラシックデザイナーの画面で説明していますが、フローはモダンデザイナーでも同じように作成できます。