松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 第42回

課長、部長、社長……など、順番に承認を得ていく作業を自動化する方法

Power Automateで複数人の承認（多段階承認）ワークフローを簡単作成しよう

2-1. トリガーの設定

　フォームからの送信を起点とするために、トリガーには「Microsoft Forms」コネクタを利用します。

　検索窓に「Microsoft Forms」と入力してコネクタをクリックし、トリガーとして「新しい応答が送信されるとき」を選択します。これにより、フォーム入力した内容が送信されたタイミングでフローが実行されます。

　なお「Microsoft Forms」コネクタを初めて利用する際は、Microsoft Formsに接続するためのサインにが求められます。先ほど入力フォームを作成したアカウントでサインインします。

トリガーとなるフォームを指定

　トリガーの設定では、どのフォームが送信されたときに起動するかを指定する「フォームID」を設定します。「1. 事前準備」で作成したフォーム（今回は「報告書フォーム」）を選択します。

2-2. アクションの設定：応答の詳細を取得する

　フォームから送信された入力内容を、このワークフロー内の「動的なコンテンツ」として利用するためのアクションを実行します。

　検索窓に「Microsoft Forms」と入力してコネクタをクリックし、アクションから「応答の詳細を取得する」を選択します。

「応答の詳細を取得する」アクションの設定

　このアクションに設定する内容は次のとおりです。

　（1）フォームID：トリガーで選択したフォームと同じものを選択
　（2）応答ID：「新しい応答が送信されるとき」の動的なコンテンツ「応答ID」を入力

2-2. アクションの設定：変数の設定

　今回は最後に送信する通知メールの中に、複数の「承認者名」と「承認した順番」を記載したいと思います。それらの情報を格納するために、2つの変数を準備（初期化）しておきます。

「変数」コネクタを選択

　「組み込み」タブをクリックして「変数」コネクタを選択します。

「変数を初期化する」アクションを選択

　アクション一覧から「変数を初期化する」アクションを選択します。

「変数」アクションの設定

　1つめの変数は、後のステップで複数の承認結果を格納するための配列（アレイ）変数です。次のように設定します。

　（1）名前：「承認結果」と入力
　（2）種類：配列変数なので「アレイ」を選択
　（3）値：「[]」を入力
　（4）アクション名：次に用意するアクションと混同しないように「承認結果」と追記

　続いて、複数の承認者の中で、承認プロセスがどの順番で進行しているかを追跡するための「承認順」を格納する変数を用意します。

変数コネクタの表示

　同じ手順でもう1つ「変数を初期化する」アクションを追加したうえで、次のように設定します。（3）の初期値を入力しないので、値は「0」からスタートします。

　（1）名前：「承認順」と入力
　（2）種類：「整数」を選択
　（3）値：入力なし
　（4）アクション名：前のアクションと混同しないように「承認順」と追記