業務を変えるkintoneユーザー事例 第191回

システム部門だけではここまで広がることは難しかった

灰になったkintone　神戸製鋼所の「花咲かじいさん」から学べること

「kintone hive osaka 2023」の最後を飾る6組目は、神戸製鋼所 IT企画部の今井健太氏と、建設技術部の田淵裕子氏の2人が登壇し、同社の業務部門のアナログ仕事をkintoneで改革した課程を説明した。

神戸製鋼所 IT企画部 今井健太氏

神戸製鋼所 建設技術部 田淵裕子氏

紙とExcelのアナログ仕事が山と積み上がる

　神戸製鋼所は1905年創業で120年以上の歴史を持つ鉄鋼メーカー。グループ会社を含めて約4万人の従業員が働く。鉄鋼、アルミなどの素材系、機械系、電力系の3事業を柱としている。さまざまな製品を製造するが、本社部門は各事業部門を支える役割を担う。

　今井氏が所属するIT企画部は、その名の通り全社のITを統括し、ITを使った業務改善を推進する。また田淵氏が所属する建設技術部は、業務部門で建築士や土木の専門家が集まる部署で。全国の事業所で工場の新築や保全の際、業務が円滑に進むように現場をサポートする。部署は1つだが、メンバーは全国の工場に散っており、働く場所はバラバラである。田淵氏は庶務として、工事の情報をとりまとめる仕事をしている。

　同社の規模であれば、全社共通のシステムが稼働していて、その上で仕事が進んでいくイメージを持つかもしれない。しかし、実態は必ずしもそうではないと今井氏は言う。

「全社共通の業務については、システム化が進んでいるが、部門固有の業務については、まだまだアナログな仕事のスタイルが多く残っている」

　社内の申請や、部門をまたいだ情報共有は、メール、電話、紙で行っていることが目立っていた。そしてその情報を管理するために、Excelファイルが次々と作られていて、管理不能に陥っていた。IT企画部としては、この状況をなんとか改善していきたいと思っていたが、リソースが足りず、すべての要望に応えていくことができなかった。

　アナログ業務の最たる例が、建設技術部だったと田淵氏は振り返る。「工事の進展に応じてExcel、紙が増えていく。私は、そのファイルの山から必要な情報を抜き出して、管理用のExcelにコピペを繰り返していた。私だけでなく、工事の担当者も、必要な情報を人に聞かないと見つけられない状態で、せっかく得たノウハウも埋もれていた」

　このようなアナログ管理を改善するため、同社ではkintoneを導入して改善を進めた。今回はその過程を「花咲かじいさん」の昔話になぞらえ、kintoneを花咲かじいさんに登場する犬の「シロ」と呼んで物語を進行した。

「花咲かじいさん」の昔話になぞらえたプレゼン

高まったkintoneへの期待。しかし厳しい現実に直面

　IT企画部では、シロ（kintone）を内製のツールとして注目していた。プログラミング経験がなくてもアプリを作ることができるため、現場で活用できるではないかと考え、今井氏は田淵氏にkintoneを紹介。田淵氏はkintoneの内容を知り、これなら自分にも使えるのではないかと思った。

　2人とも、kintoneの簡単さなら、きっと現場に受け入れられ、アナログの世界から脱却できると期待を膨らませた。IT企画部は建設技術部にライセンスを渡し、現場発のアプリをどんどん作ってもらった。平行してIT企画部でもアプリを作り、現場に配布して一気にkintoneを広めようと目論んだ。田淵氏も、建設技術部内に散在していた紙やExcelを一元化し、コピペ作業から解放されると期待しながらアプリの開発に励んだ。

　だが、2人の思いとは裏腹に、現場の反応は思いの外悪く、開発したkintoneアプリは定着しなかった。

「ライセンスを渡して、ぜひ使ってほしいと頼んでも『ありがとう、あとで使ってみます！』で、その後音沙汰なしだったり、『アプリを使ってみたけれど、元のやり方のほうが慣れていて…』と言われてしまった」（今井氏）

　田淵氏も、現場事務所でアプリに対して酷評されていた。「今のやり方で問題ない」「情報は人に聞けばいい」「楽になるのは庶務の君だけ」など、ひどいことを言われた。「部内でうまく合意を取れず、導入が進まなかった」（田淵氏）

　現場を熟知した業務部門が自らの手でアプリを作れば、うまくいくと目論んでいたのに、なぜ使ってもらえないのか。2人は大きな壁に直面した。

開発したアプリが定着せず、大きな壁に直面する