業務を変えるkintoneユーザー事例 第175回

鍵は社内の情報共有と絶え間ないPDCA

ペーパーレス化だけじゃない　東北特殊鋼でkintoneが現場に根付くまで

　2023年4月13日に開催された「kintone hive sendai 2023」では、6社によるkintone事例が披露された。後半の最初に登壇したのは、東北特殊鋼の木田司氏と桜井利江氏の二人。kintoneによる安全関連書類のペーパーレス化を実現するまでの改善の過程と、社内での情報共有を実現したkintone喫茶について説明した。

社内に相談できる場所がない！　そんな悩みを解決するkintone喫茶

　東北特殊鋼は宮城県の村田町にある製造業で、名前の通り自動車、半導体製造装置、医療機器などに用いられる特殊鋼を製造している。今回登壇した入社1年の木田氏は材料開発チーム、先輩の桜井氏は鋼材製造チームに所属している。

　東北特殊鋼には「改善の文化」があり、従業員の考えた改善施策を社長の前で発表し合う会が定期的に行なわれているという。しかし、慣れ親しんだ紙とExcelからはどうしても抜け出せないでいた。「まさに私たちの前に立ちはだかる大きな山だった」と木田氏は振り返る。

東北特殊鋼 材料開発チーム 木田司氏

　見かねた社長から出たのは、「この山にkintoneで挑もう」という一言。鶴の一声で現場のやる気にも火が付いたが、長らく最後までやりきることができなかった。この原因の1つが情報共有の場所がなかったことだ。「困ったときに誰にも相談できなかったので、孤独感があった」と木田氏は振り返る。

　この課題を解決すべく作られたのが社内サークル「kintone喫茶」だ。開発、生産、ITなどの有志によって作られたkintone喫茶では、誰でも気軽にkintoneのことを相談できる。

　木田氏と桜井氏もこのkintone喫茶の先輩・後輩同士。木田氏が桜井先輩にどうしてkintone喫茶に入ったのかを聞くと、「自分の改善に行き詰まっており、そんな状況を打破できればと思い、参加しました」という答えが返ってきた。これに対して木田氏は、「やっぱり先輩は素晴らしいですよね。私は正直、目立ちたいというだけで入りました（笑）」とコメントする。

東北特殊鋼社内で作られたkintone喫茶

　kintone喫茶の活動はアクティブ。勉強会をやったり、質問受け付けアプリを作ったり、社内hiveと呼ばれる事例発表会も実施した。こうした地道な活動のおかげで、kintoneユーザーは徐々に増え、こうしたユーザーには「好きです　キントーン」のステッカーを配っているという。

提出することが目的化していた安全関連書類をどうする？

　そして、ついにやりきった事例が現れた。これが鋼材製造チームの桜井先輩の事例だ。

　桜井氏の所属する鋼材製造チームは、重量1トン前後の材料を大型設備や熱処理炉、クレーンを使って加工している。このチームでの長年の課題は、残存する手書き文化だ。「とにかく起票する書類の数が多いのです。設備保全書類に関しては、ただですら種類が多いのに、これが機械の台数分あります。安全関係書類も作業ごとに記載するため、膨大な枚数となっていました」と桜井氏は振り返る。

　書類の全容は誰も把握できず、オフィスの端で書類の山と化している。写真を見た木田氏もこれには「ヤバいっすね。これは」と絶句。放置されている書類は当然ながら分析や水平展開されることもなく、いつの間にか提出することが目的となっていた。もちろん、書類作成の工数が大きいことは当然ながら本業である生産自体にも影響が出ていた。

書類の山と木田氏

　改善を担当していた桜井氏が手詰まりに陥っていたとき、ちょうど「kintoneでやってみない？」という社長が社内を回っている場面に出くわした。桜井氏は「アプリが作れる」という言葉に魅力を感じて、kintoneにチャレンジすることにしたという。とはいえ、ペーパーレス化しても使われなかったら今まで通り。そのため、「必ず使う物をアプリ化して、使わざるを得なくしてしまえばいい」と考えた。ここで行き着いたのが、製造業共通の合い言葉「安全はすべてに優先される」だ。

　東北特殊鋼のように大型設備や熱処理炉が稼働する工場は、機械の挟まれや感電、やけど、転倒など、さまざまな危険がある。そのため、これら危険の芽を事前に摘んでおくことが非常に重要になる。ここで必要になるのが、いわゆる安全帳票だ。今回は、安全帳票のうち、もっとも現場の担当者に身近なヒヤリハットカードをアプリ化することにしたという。