kintoneユーザーがスケジュール管理や社内ポータル運用を考えるとき、なにを選ぶべきだろうか？ 2011年からkintoneを使っているジョイゾーが選んだのはサイボウズのGaroonだ。なぜジョイゾーはGaroonを選んだのか、Garoonとkintoneを組み合わせたいわゆる「ガルキン連携」のメリットとは何か。同社の四宮靖隆氏、山本かおり氏に話を聞いてみた。
kintone SIerのジョイゾーがサイボウズGaroonを導入した訳
ジョイゾーはkintoneのSIを専業で手がけるSIer。39万円という定額SIサービスである「システム39」や各種kintoneプラグインの販売を手がけており、kintoneユーザーとしての”目利き力”も高い。そんなジョイゾーはスケジューラーや社内ポータルとしてサイボウズのGaroonを導入している。
もともとジョイゾーはkintoneを使いながら、スケジュール管理はGoogleカレンダーでやっていた。当時はメンバーも4～5名だったので問題なかったが、メンバーが増え、チームが複数できると、Googleカレンダーだと予定管理が難しくなってきた。そこで、ビジネスパートナーでもあるサイボウズのグループウェアを試すことにした。
サイボウズはサイボウズ Office、Garoon、kintoneという3つのグループウェアがあるが、最初に試したのはサイボウズ Officeだ。ジョイゾーの社長でもあり、情シス担当でもある四宮氏は「スケジューラーを使いたかったというのが、一番大きかったんです。その点、サイボウズ OfficeやGaroonで、もっとも使われるのもスケジュール機能。kintoneでもプラグイン入れればスケジュール管理できないことないですが、あくまでできないこともないレベル」と指摘する。日別や週別の予定管理、施設予約との連携などの機能を考えても、洗練されているサイボウズ OfficeやGaroonの方がよいという判断だ。
ジョイゾー 代表取締役社長 四宮靖隆氏
最終的にはジョイゾーはサイボウズ Officeではなく、Garoonを導入した。社員が10人程度だった2018年のことだ。Garoonというと大企業向けのイメージがあるが、ジョイゾーの会社規模からすると、サイボウズ Officeのほうがよいのではないだろうか？ これに対して四宮氏は、「あくまで持論ですが、クラウド版が出た段階で大規模向けGaroon、中小企業向けのサイボウズ Officeというコンセプトの違いはなくなったと思います。もともと機能が違うので、自社にあったものを選べばいい。10人でGaroonでも全然よくて、その鍵がkintoneとの連携です」と語る。
「kintoneと連携するなら、サイボウズ OfficeよりGaroon」というジョイゾーの選択。「kintone SIerとして基幹システムにはkintoneを使っていますが、会計はfreee、タスク管理はBacklogなどを使っています。餅は餅屋ということで、スケジュール管理はGaroonに任せるつもりなので、投資としてもkintoneとかぶっている感覚はないです」と四宮氏は語る。もちろん、kintoneとの連携機能やAPIを備えるGaroonを使いこなして、kintoneのSIビジネスに役立てようという心持ちもあったという。
連携の決め手はやはりポータル 必要な情報は全部Garoonに
kintoneとGaroonの連携で一番使っているのは、いわゆるポータル連携。システム39の問い合わせや受注件数、ライセンスの売上などさまざまな情報がグレープシティのkrew Dashboardでダッシュボード化されており、Garoonの社内ポータルに表示されている。「社内で共有されている情報は、とりあえずGaroonを見にいけば確認できます」（四宮氏）というわけだ。kintoneやメールワイズなどの通知もGaroonに一元化されてあり、freeeとkrewDataを連携させることで出力した財務情報までオープンにしているので、まさに会社のすべての情報がGaroonを介して社員に公開されているわけだ。
kintoneに蓄積した情報をGaroonの社内ポータルに表示している
ジョイゾーではGaroonやkintone、freeeのほか、Backlog、LINE WORKS、Dropboxなど18種類程度のクラウドサービスを社内で使っており、一部はGaroonやkintoneと組み合わせて使っている。 たとえばGaroonの施設予約にZoomアカウントをひも付けておき、会議室から呼び出せるようにしている。「複数のクラウドサービスを使っているので、極力1つに集約したい。そうなるとパーツが多く、設定しやすいGaroonになってくると思います」（四宮氏）。
Garoonのスケジューラーとkintoneで管理している案件も連携している。Garoonで登録された顧客訪問予定には、該当する案件のkintoneレコードがひも付けられている。Garoonを見れば、kintoneで管理している顧客の基本情報を確認できるわけだ。
Garoonを見ればkintoneの顧客情報も集約されている
こうした連携は特にカスタマイズは必要なく、Garoonが標準搭載しているkintone連携機能で実現できる。「うちに頼まなくても、マニュアルさえ見れば、誰でもできます（笑）」（四宮氏）。もちろんカスタマイズも可能で、以前システム39の対面開発でサイボウズのオフィスを使っていたときは、サイボウズとの担当者を効率化するための連携を利用していたという。ジョイゾー自身もGaroonとkintoneのスケジュール連携プラグインも無償提供している。
