Garoonと連携する調整アポ 外部との日程調整が圧倒的に容易に
Garoonと連携するサービスもある。ジョイゾーが重宝しているのはレセプショニストの日程調整ツール「調整アポ」との連携だ。調整アポは外部との日程調整を効率化する法人向けのクラウドサービス。複数人の空いている予定を自動ピックアップし、候補日リストのURLを相手方に送信し、選んでもらえば日程調整が完了する。
今までは外部との日程調整は、担当の山本かおり氏がGaroonで関係者の空き時間を調べ、候補日を出していた。複数人の空き時間を探すのは大変で、相手の都合によっては、再調整しなければならない。「多いときは１日4～5件くらいの日程調整で、どうしても1件あたり10～15分はかかっていました」と山本氏は語る。
ジョイゾー 山本かおり氏
また、日程調整が済んだ後は、会議室の確保やWeb会議の設定が必要だ。「コロナ禍以降、システム39の問い合わせが増えて、1ヶ月待ちということがあったんです。日程調整の数も多いし、人手なのでミスにもつながる。さすがにまずいと思い、日程調整ツールを探すことにしました」（四宮氏）
とはいえ、前述した通り、 Garoonと連携できるサービスは正直少ない。「やはりGoogleカレンダー連携が多いんですよね。だから、最初はGaroonとGoogleカレンダーを連携させて、Googleカレンダー連携の日程調整サービスを使おうと思ったのですが、やはり同期が複雑になるので、どうしようかと」。悩んでいた頃、2022年始に発表されたのが、調整アポのGaroon連携だったという。
調整アポを入れたことで、複数担当者の空き時間をGaroonから調整し、URLとして相手に送ることができるようになった。相手先はURLを開き、候補日から都合のよい時間を選択すれば、調整アポがGaroonに予定を登録してくれる。「そもそも予定の『仮押さえ』がなくなり、時間を有効に利用できるようになりました。転記ミスがなくなったのもうれしいです」と山本氏も効果を実感する。
Garoon連携もメリットだったが、調整アポは複数ユーザーの調整に対応していたり、日程調整が確定した段階で担当者に通知が行く機能を持っていたり、機能的にも魅力的だったという。「アポに対して担当者をランダムに割り当ててくれる機能はけっこう使っています。システム39のメンバーを複数割り当てておいて、ランダムに割り振ります。忖度も入らないので、文句も出ません（笑）。すごく便利です」と四宮氏は評価する。
次に試したいのはワークフロー連携
ジョイゾーがGaroonとkintoneの連携で次にやりたいのは、ワークフローの連携だ。「『kintoneにもワークフローあるじゃん』と言われそうですが、kintoneのワークフローってあくまでプロセス管理なんです。簡単な承認ステップならkintoneで問題ないんですが、複雑な承認ステップであったり申請の種類が増えてくるとワークフロー機能としての限界がでてきます。担当者から承認をもらって、経費を申請するみたいないわゆるワークフローではないんです」と四宮氏は指摘する。ワークフローはGaroonを使い、承認されたデータをkintoneにレコードとして登録していくという使い方だ。
ジョイソーでは、kintoneの連携するGaroonプラグインを販売している。これを使えると注文書の社内ワークフローはGaroonで回し、上長からの承認を得た注文書をkintoneのアプリに自動的に登録することができる。「kintoneのDB機能を利用して、Garoonのワークフローで承認を経た申請内容や添付ファイルをkintoneアプリに登録すると、次のアクションがとれます。kintoneからkMailerで注文書を送ったり、基幹システムに登録したりする処理が可能になります」（四宮氏）。ワークフローの機能をすべてGaroonによせることでkintoneのプロセス管理に比べ、運用開始後に柔軟にフローを変更しやすいというGaroonのメリットを活かせるという。
このようにGaroonとkintoneの強みを生かして併用することで、1+1の力を発揮する。サイボウズのユーザーアンケートによれば、クラウド版Garoonのユーザーのうち、約半数のユーザーはkintoneを利用しているという。ただ、こうしたガルキンユーザーがみんな両者を連携させているわけではない。でも、連携によって足し算ではなく掛け算の力を発揮させるとより便利になるだろう。 「kintone専業SIerとしてやらせてもらっているからこそ、kintoneの強いところ、苦手なところもわかっています。その苦手なところを補う方法として、Garoonがあったり、いろいろなクラウドサービスがあったりしますので、そこを含めてわれわれがサポートしていきたい。うちだからこそできる価値の1つだと思っています」と四宮氏は語る。
そんな四宮氏の話を聞いて思うのは、システムを開発できる立場だからこそ、いわゆる「車輪の再開発はしない」という方向性だ。「自分たちで作り込んじゃうと、自分たちで進化させなければなりません。結局、Garoonのスケジューラーは今もサイボウズさんが機能を強化させてくれます。やはり餅は餅屋だと思います」と四宮氏は指摘する。
（提供：サイボウズ）
