柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第291回

iPhoneでGmailを使うなら「Gmail」アプリをメインにすべし！

iPhoneでGmailアプリを活用する6つのワザ

　iPhoneユーザーでも、Gmailを使っている人は多い。キャリアメールやiCloudメールだと、格安SIMにしたりAndroidスマホに乗り換えたときに使えなくなってしまう可能性があるためだ。もちろん、iPhone標準の「メール」アプリでもGmailを手軽に登録して利用できる。しかし、どうせGmailを使っているのなら、「Gmail」アプリを活用することをオススメしたい。標準メールにはない便利機能をたくさん搭載しているためだ。

　今回は、iPhoneでもGmailアプリを使う時に便利なテクニックを紹介しよう。

iPhoneでも、Gmailを使っているなら「Gmail」アプリがオススメ。リアルタイムのプッシュ受信も可能！

GmailアプリではGmailのプッシュ通知を利用できる！

　iPhoneのメールアプリでGmailを利用する場合、どうにも受信が遅いと思ったことはないだろうか。これは、メールアプリがGmailのプッシュ通知を受信できないのが原因だ。「設定」から「メール/連絡先/カレンダー」→「データの取得方法」で「フェッチ」による同期間隔を選択できるが、最短でも15分しか選べない。「自動」を選ぶと、Wi-Fiと電源の両方に接続されている時はほぼリアルタイム受信ができるが、外出すると「手動」になってしまう。

　そこで、Gmailアプリの出番。GmailアプリではリアルタイムでGmailを受信できる。これだけで、iPhone＆GmailユーザーがGmailアプリを導入する価値があるだろう。ちなみに、Androidでは標準メールアプリがGmailアプリとなっている。

　通知が来ない、という人は通知の設定をチェックしよう。「なし」もしくは「高優先度のみ」になっていると、通知が表示されないことがある。しかし、メインアドレスとして使っている人は、「すべての新着メール」にすると、頻繁に通知が出てかえって面倒になることもあるので要注意。どちらにせよ、Gmailアプリを開けば、リアルタイムに受信されているのでそちらで確認してもいいだろう。

「メール」アプリでは最短15分間隔でしたGmailを自動受信できない

Gmailであれば、リアルタイムでメールを受信できる

「設定」からメールアドレスをタップし、「通知」を開き、通知を出すメールの設定をする

Gmailのキモ「ラベル」を使いこなす

　Gmailは「ラベル」という機能でメールを分類する。フォルダー分けとは異なり、複数のステータスを付与できるのが特徴だ。スマホではあまり細かく分類せず、受信トレイのメールは全部処理して消す、というスタイルで運用している人も多いので無理に活用する必要はない。

　しかし、後でおぼろげな記憶からメールを探し出したいときに利用できるので、余裕があるならある程度のラベル分類はしておきたい。たとえば3年くらい前に、「マーケティング」でやりとりしたメールを参考にしたい、といった時にキーワードを思い出せなくても探し出せるようになる。Gmailのメールボックスは無料でも15GBと大容量なので、マイデータベースとして貴重な情報源としても活用できるのだ。

メールを開いて「･･･」をタップし、「ラベルを変更」をタップする

ラベルを選択する

ラベルが付与された

一覧画面からは長押しして選択状態にして「･･･」をタップすると、複数メールのラベルをまとめて設定できる

　「移動」するとそのラベル付き、受信トレイからは消えてしまう。それでも、削除しない限り「すべてのメール」には残されている。そこからメールを開き、「･･･」メニューから「受信トレイに戻す」を選んで再表示させることも可能だ。

　なお、ラベルの選択画面では新規ラベルを追加することはできない。メインメニューの「ラベル」のところにある「新規作成」をタップして追加する。

「移動」を選ぶと、そのラベルが付き、「受信トレイ」ラベルが削除される

受信トレイには表示されなくなるが、「すべてのメール」や移動先の「ラベル」には表示される

ラベルを追加する場合は、メインメニューの「ラベル」→「新規作成」をクリックする

　特にラベルを設定する必要はないが、用済みなので受信トレイからはどかしたいという場合は、一覧画面で左右にフリックし、「アーカイブ」する。アーカイブすると「受信トレイ」というラベルが削除され表示されなくなるが、「すべてのメール」には残っているので検索することは可能だ。

　仕事で利用するなら、対応が済んだメールは片っ端からアーカイブしておくと、残りのタスクが明確なので作業効率がアップする。

一覧からメールを左右フリックするとアーカイブされる

受信トレイから消え、直後であれば元に戻すメニューが表示される

アーカイブしても検索できる