柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第291回

iPhoneでGmailを使うなら「Gmail」アプリをメインにすべし！

Googleドライブ内のファイルをメールに添付する

　メールを作成する際、クリップアイコンをタップするとiPhone内の写真を添付できる。その場でカメラを起動し、撮影して添付することも可能だ。さらに、下にスクロールすると「ドライブ」という項目がある。これは、Googleドライブのこと。クラウドストレージに保存されているファイルをダウンロードし、メールに添付することもできるのだ。もちろん、画像だけでなく、ExcelやWord文書も添付できる。

　Googleドライブアプリなどから共有リンクをコピーし、メールに貼り付けてもいいのだが、企業によってはクラウドストレージでのファイル共有を禁止しているところもある。そんな時のために、直接添付する方法も覚えておくことをオススメする。

メールの作成画面でクリップアイコンをタップし、「ドライブ」をタップする

Googleドライブ内のファイルにアクセスできる

画像だけでなく、オフィス文書なども添付できる

ちょっと今手が離せない！
そんなときはスヌーズを活用する

　ビジネスでGmailを使っているなら、メールで来た連絡には何らかの対応をしなければならない。返信するなり、読むなりして、ラベルを付けてアーカイブする。しかし、すぐに対応できないということもあるだろう。

　放置しておいて、一段落したときに、最新のメールから読み始めると対応がおくれてしまう。そこで、任意のタイミングで送り直してくれる「スヌーズ」機能を活用しよう。Gmailの機能で、もちろん先方に差し戻されたりはしないので安心して欲しい。

　メニューから「スヌーズ」を選択すると、「明日」「今週中」「今週末」「来週」といった選択肢が現れる。それぞれ、翌日、その週の木曜日、その週の土曜日、翌週の月曜日の午前8時にリマインドされる。すべてのタスクは今日中に片づけるというのであれば、「日付と時間を選択」をタップして、タスクが終わりそうな時間を指定したりすればいい。

　本来、仕事を終えるときは受信トレイを空っぽにすべきだが、終業時間が過ぎたり、飲みに行きたいのにメールが残っていたら、スヌーズで見なかったことにするのもあり。とにかく、仕事を終えるときは空にしておくことが重要なのだ。

「･･･」をタップし、「スヌーズ」を選択する

再送するタイミングを選択する

「日付と時間を選択」で時間を決め打ちして再送することも可能

複数のメールアカウントを切り替えて利用する

　複数のメールアカウントを登録し、切り替えて利用することも可能だ。ビジネスとプライベートでGmailを使い分けてもOK。アカウントを追加するなら、メインメニューの上に表示されているGmailアドレスをタップし、「アカウントを管理」を開く。

　現在登録されているアカウントが表示されるので、その下にある「アカウントを追加」をタップする。メールの種類で「Gmail」を選び、メールアドレスとパスワードを入力すれば完了。メインメニューから手軽に切り替えられるようになる。ちなみに、iCloudやOutlook、Yahooといったメールアカウントや、IMAP方式のメールアドレスを追加することも可能だ。

メインメニューのメールアドレスをタップし、「アカウントを追加」をタップする

メールアドレスの種類を選んで追加する

メインメニューから手軽にアカウントを切り替えられるようになった

迷惑メールが届いたら報告＆ブロックする

　Gmailは強力な迷惑メール除去機能を備えている。大量のダイレクトメールやスパムに悩まされているなら、Gmailを使うだけで大きな効果が得られる。とは言え、すり抜けて届いてしまう迷惑メールもある。その場合は、ユーザー名の横にある「･･･」をタップし、「「○○」をブロック」をタップすればいい。自動的に受信トレイから除去され、今後は迷惑メールフォルダに直行する。悪質な迷惑メールの場合は、右上の「･･･」をタップし、「迷惑メールとして報告」をタップすればいい。

　個人情報を盗むようなフィッシングメールが来た場合、　PCのブラウザー版だとこのメニューに「フィッシングを報告」という項目があるのだが、スマホ版にはないので迷惑メールとして報告しておこう。

　もし、普通のメールが「迷惑メール」に判別されているなら、メールを開いて「･･･」メニューから「迷惑メールではない」をタップすれば、受信トレイに戻り、受信できるようになる。

迷惑メールが来たら、ブロックする

Googleに報告すれば、迷惑メールとして判別する材料にしてくれる

　以上が、iPhoneでもGmailアプリを使う時に押さえておきたい便利な機能となる。メールアドレスにGmailを使っているなら、ぜひGmailアプリでその便利さを余すところなく活用して欲しい。

筆者紹介─柳谷智宣

1972年生まれ。ネットブックからワークステーションまで、日々ありとあらゆる新製品を扱っているITライター。パソコンやIT関連の媒体で、特集や連載、単行本を多数手がける。PC歴は四半世紀を超え、デビューはX1C（シャープ）から。メインPCは自作、スマホはiPhone＋Xperia、ノートはSurface Pro3とMacbook Air。著書に「銀座のバーがウイスキーを70円で売れるワケ」（日経BP社）、「Twitter Perfect GuideBook」（ソーテック社）、「Dropbox WORKING」（翔泳社）、「仕事が3倍速くなるケータイ電話秒速スゴ技」(講談社)など。筋金入りのバーホッパーで夜ごとバーをハシゴしている。好きが高じて、「原価BAR」を共同経営。現在、五反田・赤坂見附・銀座で営業中。