災害と停電を乗り越えるためのホスティング活用術 第1回

ファーストサーバが実際の利用シーンを動画で公開！

サイボウズ Office 8 for ASPで在宅勤務を成功させる

3・11の東日本大震災は、IT導入における優先度を大きく変えている。そして、この大震災で一躍脚光を浴びたのが、在宅勤務システムだ。ファーストサーバのサイボウズ Office 8 for ASPを使って、在宅勤務での情報共有を効率的に行なおう。

オフィスにいるとの遜色ない業務環境は実現できる？

　在宅勤務とは「テレワーク」とも呼ばれており、従業員が自宅で業務を行なうためのシステムを指す。大震災の直後、首都圏では交通機関が大きく乱れ、人やモノの移動が大きく制限された。また、震災以降の計画停電や原発の影響により、出社が滞ったり、業務自体を一時的に停止する必要性もあった。こうしたなか、ビジネスを継続するための方策として、多くの会社で導入されたのが在宅勤務のシステムである。業務がデジタル化され、ITシステムをベースに行なわれているかぎり、ある程度の業務は在宅でもカバーできる。在宅で勤務を行なうことで、従業員の安全を確保しつつ、ビジネスを今まで通り継続できる訳だ。

　とはいえ、在宅での勤務を可能にするには、オフィスにいるのと遜色ない業務環境が必要だ。インターネットを経由して、メールサーバーや社内サーバーを利用できるようになっていたり、業務で使っているPCが社外に持ち出せるようにしておかなければならない。また、従業員が同じ社屋にいない状態で、業務のステータスを共有し、顧客や取引先からの依頼に対応するのはけっこう難しい。在宅勤務を成功させるには、適切な情報共有ツールが必要になる。

サイボウズ Office 8を在宅で使う

　このような在宅勤務の悩みを解決する情報共有ツールとしてお勧めなのが、ファーストサーバが提供する「サイボウズ Office 8 for ASP」である。サイボウズ Office 8 for ASPは文字通りサイボウズの定番グループウェア「サイボウズ Office 8」を月額利用のWebサービスとして提供しているモノ。スケジュール、電話メモ（在籍確認）、社内メール、メール（Webメール）、掲示板、ファイル管理、ToDoリスト、アドレス帳、ユーザー名簿、タイムカード、個人フォルダ、ビジネス情報、ネット連携など多彩な機能のほか、ワークフローやプロジェクト、報告書などのマネジメントオプションも用意されている。

サイボウズ Office 8の多彩な機能が在宅勤務に役立つ

　もちろん、こうしたサイボウズ Officeを社内で導入するユーザーも多いだろう。しかしASP版であれば、ファーストサーバがサーバーやバックアップ、セキュリティ対策まで、利用環境のすべてを用意してくれる。また、バックアップやバージョンアップもファーストサーバ側で対応するので、システム管理者も不要だ。さらにパッケージ版と異なり5名からでも利用でき、5アカウントごとに課金されるため、ライセンスに無駄がない。

　そして、ASP版のもっとも大きなメリットはモバイルからの利用にも対応している点。社内サーバーに安全にアクセスできるよう、高価なVPNゲートウェイを購入し、リモートアクセスの環境を構築する必要がない。また、適切な認証を経れば、スマートフォンからも手軽に使えるわけだ。

　サイボウズ OfficeのASP版を提供する事業者はほかにもあるが、ファーストサーバはすでに7年以上のノウハウがあり、国内シェアもNo.1となっている。

本当に在宅勤務で使えるの？に答える

　とはいえ、サイボウズ Officeだけで在宅勤務がどのように実現できるか、いぶかしく考えるユーザーも多いだろう。これに答えるため、ファーストサーバでは日々の業務シーンをサイボウズOfficeや同社のレンタルサーバーメニューで実現した場合のイメージを動画で披露している。

サイボウズ Office 8 [タイムカード]を使った出退勤の様子を動画で披露

　たとえば、在宅勤務においても業務時間をきちんと管理しければならない。そのため、サイボウズOfficeでは「タイムカード」の機能を用いて、出退勤を管理することができる。ファーストサーバでは、スタッフ、管理者、人事部の立場でサイボウズOfficeを用いたデモを動画化している。ファーストサーバーの社員のコメントも入っており、在宅でも問題なく利用できることが確認できる。先日は第2弾として、サイボウズ Office 8 [報告書]を使った「業務報告・指示」も公開された。

　今後、業務報告・指示、決済・承認、スケジュール調整・確認、会議、企画や資料の共有、そして社員へのお知らせなどの業務内容が予定されている。多くの企業で行なわれているこうした業務が、サイボウズOfficeの活用でどの程度まで在宅で実現できるか、非常に興味深いコンテンツといえよう。

　20日間無料の試用が可能なので、興味あるユーザーは申し込んでみよう。次回は、社内にあるサーバーをデータセンターに移すという事例を考えてみようと思う。

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