松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 第63回

外部システムにそのまま取り込めるよう、CSVデータを自動成形するワークフロー

SharePointリストへの登録データを、CSVファイル形式に成形／変換して自動保存する方法

　こんにちは、Microsoft MVP（Business Applications）の松本典子です。

　皆さんは、日々の業務で「CSVファイル ^※注」を扱うことがあるでしょうか。CSVは汎用的なデータ形式ですから、たとえば「Excelで入力したデータをCSVファイルとして保存し、ほかの社内システムで取り込む（インポートする）」など、異なるツール／システム間でのデータの受け渡しでよく使われます。

※注：CSVファイル（拡張子は.csv）は、表データを項目（列）ごとにカンマ（,）で区切って並べた、シンプルなテキストファイルです。

　SharePointリストにも、登録されているデータをCSVファイルとして書き出す（エクスポートする）標準機能があります。このファイルをダウンロードし、Excelなどで開いてデータ処理に使えるわけです。

　ただし、取り込む側のシステムによっては、項目の内容や並び順といったルールがあらかじめ指定されている場合があります。その場合、ルールに合った形式でCSVファイルを準備しなければなりません。ファイルが1つ2つであれば、Excelで開いて手作業で直せばよいのですが、毎日繰り返しこの作業が発生するようであれば、手間がかかり面倒です。

　今回は、SharePointリストに登録された申請データを、取込先システムのルールに合わせた形式に自動成形し、CSVファイルとして保存するフローを作ってみましょう。

1. 事前準備

　ワークフローを作成する前に、SharePoint Onlineリスト（以下、SPOリスト）を用意します。また、求める出力（CSVファイルの構成）も確認しておきましょう。

1-1. SherePointリスト（SPOリスト）の準備

　まずは、サービス利用者の申請を行うSPOリストを用意します。サンプルとして、以下のようにリストの各列を設定しました。

　なお、各列の名前はいったん英語（アルファベット）で作成し、そのあとに日本語名へ変更しています。こうすることで、後の処理で各列を扱いやすくなります。（※詳しい理由は、本連載第44回の「1. 事前準備と注意点」をご参照ください）

。

用意したSPOリスト

　・ID：「列の表示と非表示を切り替える」で表示する
　・申請区分：種類「選択肢」を選択。選択肢は「登録／登録済み／削除」を設定
　・申請者：種類「ユーザー」を選択
　・サービス利用者：種類「ユーザー」を選択し、複数選択を「許可」
　・グループ：種類「テキスト」を選択
　・申請日：種類「日付と時刻」を選択

1-2. CSVファイルの内容

　続いて、出力として求められるCSVファイルの形式を確認しておきます。

CSVファイルの内容

　・ステータス：固定値「1」を入力
　・メールアドレス：SPOリストから「サービス利用者」を入力
　・パスワード：空欄まま
　・ユーザー名：空欄のまま
　・グループ：SPOリストから「グループ」を入力
　・契約名：固定値「株式会社サンプル商事」を入力

　このように、出力するCSVファイルには、SPOリストからデータをコピーする項目とそうでない項目が入り混じっており、項目の順序も一致していないという想定です。

2. 今回作成するワークフロー

　準備ができたので、Power Automateでワークフローを作成していきます。今回のフローは下図のような内容です。

今回作成するワークフロー

　このフローは、「1-1. SPOリストの作成」で作成したSPOリストに申請が新規登録されると起動します。新規登録のうち申請区分が「登録」のデータだけを取り出し、「1-2. CSVファイルの内容」で確認したデータ形式に変換したうえで、指定の場所（今回はSharePointドキュメント内）にCSVファイルとして保存します。

　なお、本記事ではクラシックデザイナーの画面で説明を行いますが、モダンデザイナーでも同じようにフローを作成できます。