湖池屋、『トドケール』導入による荷物管理で業務効率化に成功
トドケール
スナック菓子企業の雄が取り組む宅急便業務のデジタル化
郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」及び郵便物・配達物を遠隔で管理するミニBPOサービスを提供する株式会社トドケール（本社：東京都千代田区、代表取締役CEO：野島 剛、以下 トドケール）は、株式会社湖池屋（本社：東京都板橋区、社長：佐藤 章、以下 湖池屋）が『トドケール』を導入したことをお知らせします。
『トドケール』公式サイト :https://www.todoker.com/
株式会社湖池屋は、1953年に創業したスナック菓子等の製造販売を主業としている企業です。1967年に日本で初めてポテトチップスの量産化に成功し、代表的な商品としては、「湖池屋 ポテトチップス」をはじめ、辛口ブームを作った「カラムーチョ」などがあります。
また、近年ではスナック以外の新市場創造型商品として「ランチパイ」という商品を発売し、「スナック＝おやつ」という従来の定義を「スナック＝軽食」という定義に拡大し、おやつ以外の新しい食の形の提案も行っています。
この取り組みに基づき、総務部門においても現状に満足することなく、業務効率化と生産性の向上を目指しています。
湖池屋の総務課では、代表電話の対応、来客受付、従業員の健康管理、社用車・携帯電話の管理など、多岐にわたる業務を担っています。その中でも、特に宅急便の管理は大きな負担となっていました。
宅急便が到着した際、総務課メンバーが宛先の従業員に向けて到着連絡をメールで送っていたのですが、宅急便の管理業務を省力化するため、荷物の写真を撮って添付する対応は行っていませんでした。そのため、メールを受け取った従業員にとっては、どこからどんな荷物が届いているのか、どこに保管されているのかが分からない状態でした。
また、到着連絡を送った従業員がメールを確認しているのか、従業員が荷物の受取を完了しているのかが分からず、定期的に確認する手間が発生していました。そのような状況下では、荷物の紛失リスクにも注意を払う必要があるため、総務課メンバーのマインドシェアも奪われてしまいます。そのため、直接確認しに行かなくとも荷物のステータスを確認できるような仕組みが必要でした。
そこで、業務効率化を目的に『トドケール』の導入を決定しました。
活用方法と成果
1.荷物通知の迅速化と情報の透明性向上
これまで湖池屋では、宅急便の到着通知は総務課のメンバーが手作業でメールを送信していましたが、通知内容に送付元や荷物の詳細情報が含まれておらず、従業員がどの荷物が自分宛てなのか把握できないケースが多発していました。『トドケール』を導入したことで、荷物が届いた際にその場で写真を撮るだけで、荷物の詳細情報を含む通知を自動で送信できるようになり、従業員は荷物がどこから届いて、今どこに保管されているのかといった情報を即座に確認できるようになりました。
2.荷物管理工数の削減と紛失リスクの低減
従来の運用では、到着連絡を送った従業員がメールを確認しているのか、従業員が荷物の受取を完了しているのかが分からず、定期的に確認する手間が発生しており、紛失のリスクに注意を払う必要もありました。『トドケール』の導入により、荷物の到着から受取完了までのステータスがリアルタイムで把握でき、受取完了の通知も届くため確認作業が不要になりました。
3.管理台帳作成の自動化と業務負担の軽減
『トドケール』に登録された荷物情報は、そのまま管理台帳として活用できるため、手動での台帳作成作業が不要になりました。送付元や日付をキーにして荷物を検索したり、荷物ステータスで絞り込むことで処理状況を確認したりできるため、荷物管理を行う上で非常に役立っています。
導入事例詳細
https://www.todoker.com/stories/koikeya
株式会社湖池屋 会社概要
会社名：株式会社湖池屋 (KOIKE-YA Inc.)
所在地：東京都板橋区成増五丁目9番7号
代表者：代表取締役社長 佐藤 章
設立：1958 (昭和33) 年1月
事業内容：菓子・スナック事業、乳酸菌事業
URL：https://koike-ya.com/
「トドケール」について株式会社トドケールは「人とモノをつなぐ」をミッションに、人とモノの情報をデータ化し、「ウケワタシをカンタンに」することで、柔軟な働き方の推進と新しいオフィスの形を実現すること目指しています。特に近年、ハイブリッドワークやリモートワークという新しい働き方を取り入れる会社にとって、物理的なモノやモノに関係するアナログな情報はそれを取り扱う社員の足かせとなり、柔軟な働き方の阻害要因となっており、トドケールは総務領域のデジタル化を推進し、より自由な働き方と効率的なオフィス運営を実現します。
郵便物・配達物管理クラウドアプリケーション「トドケール」「トドケール」はスマートな総務・メール室のための郵便物・配達物管理クラウドアプリケーションです。大きな設備投資なく、スマートフォンとPCで手軽に郵便物や配達物のデジタル管理及び処理の自動化を始めることができます。障害者で運用するメール室のハイブリッドワーク適応化や受け取る社員のリモートワーク効率化とそれに伴うオフィス面積の最適化など、多くの効果を期待することができます。
郵便物・配達物管理ミニBPOサービス「クラウドメール室」「クラウドメール室」はオフィスに届く郵便物を電子化して配布する郵便物管理に特化したミニBPOサービスです。周囲がリモートワークの恩恵を享受する中、郵便物を確認、配布するために出社していた総務の業務をクラウドメール室が代行します。郵便物は画像形式で従業員のもとへ通知され、PDFスキャンや転送など、必要な処理をボタン一つで依頼することができます。総務の人材不足解消、社内の労働環境格差の解消に貢献します。
トドケール 会社概要
会社名：株式会社トドケール
会社所在地：東京都千代田区平河町1丁目3番12号 第二秩父屋ビル1階
設立：2018年7月24日
代表取締役：野島 剛
事業内容：
オフィス・館内物流を管理するクラウドアプリケーション「トドケール」の開発・運営
オフィスに届く郵便物をデジタルに通知・管理するメール室業務代行サービス「クラウドメール室」の提供
導入事例：
コクヨ株式会社・コクヨ＆パートナーズ株式会社
ENECHANGE株式会社
公式キャラクター：トドの「トドケルくん」
