多くの企業がワークフローシステムを複数利用している中で、70％強が運用に対して課題を抱えている。特に多い回答は「他システムとのデータ連携で発生する工数」

jinjer株式会社
ー ワークフローシステム利用における実態調査 ー

クラウド型人事労務システム「ジンジャー」を提供しているjinjer株式会社（本社：東京都新宿区　代表取締役社長：桑内 孝志 以下、jinjer）は、企業の人事、情シス担当者の計606名を対象に「社内申請に関連するワークフローシステム利用」における実態調査を実施しました。



■調査サマリー

■調査の背景
昨今、人事労務、勤怠管理、人事評価、経費精算など、社内業務を効率化するための各種システムの導入・活用が普及してきています。

そのような中で、社内申請に関連するワークフローシステムを導入・活用する企業も年々増加しており、今後も導入企業が拡大していくと予測されています（※）。
※参考：ITR Market View：RPA/iPaaS/ワークフロー市場2023
https://www.itr.co.jp/report-library/M-23001500#link02

一方で、数多くのシステム導入が進んだことによって、新たな課題も散見されるようになってきています。本調査では、ワークフローシステムに焦点をあて、その利用状況や、利用する中で感じた課題等を把握し、これからのシステム導入・活用の一助となれるよう調査を実施しました。

ワークフローシステムの利用数は2～3つが多く、複数利用する企業が70％弱。


各種申請や稟議は、契約締結、経費精算、勤怠管理、人事評価など、さまざまな場面で発生します。その業務を効率的に行うために、多くの企業でワークフローシステムが活用されています。

その中で、各種申請・稟議のワークフローにおけるシステムの利用数を質問したところ、「2～3つの利用（35.0％）」「4～5つの利用（20.8％）」「6つ以上の利用（12.2％）」と、複数のシステムを利用している企業があわせて70％弱という回答になりました。

複数のワークフローシステム運用で課題を感じている企業は70%強。課題のTOP3は「他システムとのデータ連携に時間・手間がかかる」「セキュリティへの不安」「システムごとに操作性が違うため使いづらい」。


複数のワークフローシステムを利用する企業で「課題をやや感じている（61.5%）」「課題をかなり感じている（15.2%）」と、あわせて76.7%が何かしらの課題感を持っていると回答しています。

また、利用する中で感じた課題として最も多い回答は「他のシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる（39.3%）」。次いで「セキュリティへの不安（38.1%）」「システムごとに操作性が違うため使いづらい（35.0%）」「コストの増加（32.3%）」という結果でした。

特に回答が多かった「他のシステムとのデータ連携に時間・手間がかかる」に関しては、所属部署・役職・入退職・住所・扶養等、何かしらの従業員情報に変更があった際に、その内容をシステムごとに更新反映する作業が生じてしまうため、そのような部分で課題を感じているのではないかと考えられます。

複数のワークフローシステムを利用する企業の約95％は、同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと回答。その実現のために「従業員にとって使いやすいシステムを選定する」「人事のデータベースとの連携を強化していく」と回答した企業が多く見られる。


複数のワークフローシステムを利用する上で、「同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと思うか」という質問をしたところ「非常にそう思う（32.3%）」「ややそう思う（63.0%）」であわせて95.3％の企業が、統一した方が良いと回答しました。

また、同一ベンダー・同一データベースに統一した方が良いと感じている現状を受けて、注力して取り組んでいること、今後取り組もうとしていることについて質問したところ、「従業員にとって使いやすいシステムを選定すること（59.6%）」が最多回答でした。次いで「人事のデータベースとの連携を強化していくこと（40.8%）」、「各種申請・承認後の業務にも対応できること（31.8%）」、「承認ルートを統一すること（28.6%）」という結果となりました。

■jinjer CPO（最高プロダクト責任者）からのコメント


申請に関連する業務は、申請書の入力から承認まで、部署や役職を問わず多くの従業員が関与する業務です。
多くの人が関わるからこそ、誰にとっても使いやすいシステム選びが非常に重要です。

調査によれば、多くの企業でワークフローシステムが導入されていますが、特に複数のシステムを利用している企業では様々な課題が挙げられています。
例えば、従業員情報に変更があるたびに複数のシステム上で情報を更新する必要があるため、多くの工数が発生しています。
また、システムごとに異なるIDとパスワードを使い分けなければいけないことも、業務の複雑化の原因となっています。
「ジンジャー」では、各システムにまたがる情報を1つのデータベースで一元化し、データベース内の従業員情報を更新するだけで各システムに自動で反映される仕組みを実現しています。
中でもジンジャーワークフローでは、住所変更などの申請が承認された時点で各システムへ更新情報を反映できる点や、1つのIDとパスワードで申請業務が完結できるという点から、企業の業務効率化を促進します。
今後もユーザーの皆様により良いサービスを提供できるように、開発を進めて参ります。

■調査概要
・調査概要：ワークフローシステム利用における実態調査
・調査方法：インターネット調査
・調査期間：2024年1月29日～同年1月31日
・調査対象：企業の人事、情シス担当者 計606名

≪本調査の利用について≫
1 引用いただく際は、情報の出典元として「jinjer株式会社」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL：https://jinjer.co.jp/
※全11問の質問内容のうち、本リリースでは一部を掲載しています。調査結果の全容を知りたい方は、下記URLよりご覧ください。
　▶調査結果の詳細：https://hcm-jinjer.com/blog/dx/worlflow_system_servey/

■クラウド型人事労務システム「ジンジャー」
「ジンジャー」は人事労務・勤怠管理・給与計算・ワークフロー・経費精算など、人事労務の効率化を支援するクラウドシステムです。いつもの人事業務を「一元化されたCore HRデータベース」で効率化・自動化し、各システムにおける情報登録や変更の手間を削減します。
▶「ジンジャー」サービスサイト：https://hcm-jinjer.com

■会社概要
会社名：jinjer株式会社
所在地：東京都新宿区西新宿 6-11-3 WeWork Dタワー西新宿
代表者：代表取締役社長 桑内 孝志
URL：https://jinjer.co.jp/